Ordinul de emitere este responsabil. Ordin privind numirea persoanelor responsabile - eșantion

Instituțiile au autoritatea deplină de a emite situații financiare. Care sunt cheltuite pentru diverse nevoi, cum ar fi: călătorii, achiziții diverse materiale și alte costuri de numerar ale întreprinderii.

Persoană responsabilă

Un angajat al companiei sau al sucursalei sale care primește o anumită sumă financiară în avans pentru cheltuieli viitoare este numit persoana responsabilă.

Lista acestor persoane este stabilită și aprobată de șeful companiei. Care emite o comandă pentru întreprindere, în cazul în care numele de familie, numele și patronimicele persoanelor responsabile desemnate sunt clar indicate. Procedura pentru furnizarea de sume responsabile de bani este reglementată de „Regulile de desfășurare a operațiunilor de numerar” și de alte acte documentare.

Următorul depozit poate fi emis numai după furnizarea unui raport complet cu privire la avansul anterior. Suma fondurilor alocate pentru costurile economice viitoare, precum și momentul implementării acestora, este stabilită de șeful companiei sau de directorul financiar al diviziei.

Persoana responsabilă are dreptul să cheltuiască banii alocați strict conform scopului său. Este interzisă transferul sau schimbul de finanțe alocate, persoane responsabile între ele.

Angajatul care a cheltuit banii avansați care i-au fost încredințați este obligat să furnizeze un raport detaliat de cheltuieli, la care trebuie atașate toate documentele de probă (toate tipurile de cecuri și bilete de călătorie).

Alocarea comenzii

Ordinea prin care sunt numiți angajații responsabili este un act documentar, care determină:

• o persoană sau mai multe persoane îndreptățite să primească fonduri în avans din bugetul companiei;
• perioada de timp pentru care este alocat depozitul;
• scopul pentru care sunt furnizați banii;
• limita volumului de finanțare emisă.

Un ordin întocmit în mod competent este documentul principal potrivit căruia fondurile sunt emise unui angajat al unei instituții care nu are nimic de-a face cu finanțele companiei. Acești bani pot fi alocați unui lucrător responsabil dacă ia următoarele acțiuni în favoarea companiei:

• călătorie de lucru (călătorie de afaceri). Intrarea se face pentru cazarea și masa unui călător de afaceri;
• costuri de ospitalitate. Când se încheie acorduri sau se desfășoară diverse prezentări și promoții;
• achiziționarea de combustibili și lubrifianți (combustibili și lubrifianți), precum și alte materiale sau echipamente pentru întreprindere;
• costurile afacerii. aceasta include achiziționarea de rechizite de birou, echipamente de protecție și altele;
• expediții științifice.

Prin urmare, pentru o contabilitate clară a resurselor financiare ale organizației, se emite un ordin de numire a unei persoane responsabile care are dreptul să dispună de fondurile alocate ale întreprinderii.

Formarea corectă a ordinii

Formularul de comandă este elaborat de fiecare unitate structurală în mod individual și este un act de reglementare intern. Un astfel de document trebuie aprobat numai de șeful companiei. În absența sa și, dacă este necesar, ordinul privind persoanele responsabile poate fi semnat de primul șef adjunct pentru afaceri financiare, adică directorul financiar sau economistul-șef.

Orice angajat al companiei poate fi inclus în comandă, căruia îi sunt alocate fonduri pentru diferite nevoi ale întreprinderii, astfel, el devine o persoană responsabilă.

Ordinul angajatului responsabil trebuie să conțină următoarele informații:

• numele organizației și al unității structurale, dacă există;
• numărul comenzii și data semnării documentului local;
• lista angajaților care sunt numiți persoane responsabile. În acest caz, este necesar să se afișeze numele, numele și patronimicele acestora și să se indice, de asemenea, ce funcție dețin;
• informatii despre sume maximecare poate fi furnizat fiecărui angajat raportor în mod individual;
• scopul clar al avansului responsabil emis;
• perioada de timp pentru care sunt furnizate fonduri;
• termenul pentru formarea raportului și transmiterea acestuia;
• semnătura șefului organizației, numele și inițialele acestuia;
• semnătura introductivă a persoanei raportoare desemnată.

O atenție deosebită la formarea unui document administrativ ar trebui acordată afișării faptului că un anumit angajat a primit dreptul de a dispune de banii emiși numai în scopurile prevăzute de elementele de cheltuieli și pentru care i-au fost emise fonduri în avans.

Prin urmare, persoana responsabilă care a primit avansul în numerar este responsabilă din punct de vedere financiar. Și poartă responsabilitatea deplină pentru valorile încredințate acestuia. În acest sens, responsabilul desemnat, angajatul nu poate da, vinde sau transfera numerarul primit către alte persoane sau entitati legale... Deoarece este utilizat exclusiv pentru scopul propus, specificat în comandă.

Un eșantion al actului administrativ local al întreprinderii:

Formarea unui raport privind avansurile cheltuite

Informațiile despre ce, cum și codul s-au cheltuit sumele anticipate alocate pentru angajatul raportor sunt întocmite și prezentate departamentului financiar al organizației sub forma unui raport. Acest raport ar trebui să fie însoțit de originalele tuturor dovezilor disponibile, poate fi:

• diverse cecuri și facturi. Confirmarea costurilor achiziționării de materiale și echipamente pentru organizație, precum și plata pentru mâncare și cazare, în cazul în care angajatul se afla într-o călătorie de afaceri sau expediție științifică
• tot felul de bilete de călătorie. Acestea pot fi bilete, atât pentru transportul urban, cât și între destinații urbane și străine;
• certificat de călătorie. Care trebuie să fie certificat cu semnături corespunzătoare și sigilii umede. Dacă este disponibil, călătorul este plătit diurnă.

Clauza 6.3 din „Instrucțiuni privind regulile pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar” nr. 3210-u din 11 noiembrie 204 reglementează furnizarea unui raport anticipat de la persoana responsabilă cel târziu în trei zile lucrătoare:

• la sfârșitul perioadei pentru care au fost alocate fondurile;
• din prima zi lucrătoare, după circumstanțe neprevăzute (concediu medical, concediu și alte motive).

Clauza 26 din Ordinul nr. 749 din 13 octombrie 2008 „în călătorii de afaceri” indică transmiterea obligatorie a unui raport către departamentul de contabilitate al organizației în termen de trei zile, numărătoarea inversă începe din ziua următoare după întoarcerea din expediție.

Perioada pentru care responsabilul primește banii companiei trebuie indicată în cererea sa adresată șefului companiei. Acesta din urmă, la rândul său, aprobă suma necesară și stabilește un termen specific pentru raportul anticipat.

Pentru a indica corect perioada pentru care sunt necesari banii în avans, mulți economiști sfătuiesc să întocmească un document specific, care să reflecte perioadele recomandate pentru nevoile standard ale întreprinderii. Este imperativ să furnizați departamentului de contabilitate, împreună cu raportul, suma rămasă de bani care a fost destinată acestui scop sau altor scopuri.

În contact cu

Unul dintre documentele importante în emiterea de bani responsabili este ordinul șefului. O comandă întocmită corect vă va permite să protejați compania de creanțele autorităților fiscale. În articol, vom analiza mai atent modul de elaborare a unui ordin de emitere a sumelor responsabile în 2018.

Procedura de emitere a sumelor de raportare

Modul de întocmire a unui ordin pentru emiterea unei sume pentru raport

Noua versiune a Directivelor Băncii Rusiei nu conține informații cu privire la ce fel de documente ar trebui să se emită un ordin pentru emiterea de fonduri responsabile. Autoritățile fiscale explică faptul că un astfel de document trebuie să conțină un ordin din partea șefului.

Să analizăm cum să emitem un ordin pentru a evita litigiile inutile cu autoritățile fiscale.

Trebuie să întocmiți o comandă în formă gratuită. Cu toate acestea, ar trebui să conțină informații clar formulate și nu „vagi”. Dacă informațiile sunt prezentate într-o formă inexactă, atunci organizația poate fi adusă la răspundere administrativă pentru întreținerea incorectă a documentelor de numerar. Amenda va fi de 50.000 de ruble. În plus, un angajat poate fi taxat cu impozitul pe venitul personal pe fonduri responsabile dacă inspectorii fiscali de audit contează banii emiși pentru venitul angajatului.

Important! Formularea „vagă” din ordinul de emitere a sumelor responsabile poate duce la o amendă de 50.000 de ruble pentru încălcarea regulilor de păstrare a numerarului.

Un ordin de emitere a unei sume pentru depunere trebuie să conțină următoarele informații:

• Data documentului și numărul acestuia;
• Numele complet al angajatului căruia i se emit fondurile pentru răspundere;
• Valoarea fondurilor care trebuie raportate;
• Perioada pentru care se emit fonduri;
• Semnătura managerului.

Separat, merită luată în considerare un raport privind sumele responsabile transferate pe cardul angajatului. Instrucțiunile Băncii Centrale nu se aplică acestor bani, deoarece nu se aplică operațiunilor „în numerar”. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că termenul limită pentru depunerea unui raport anticipat de către un angajat poate fi incert. Poate diferi de perioada stabilită de trei zile pentru retragerea numerarului de la casă și poate fi, de exemplu, de 5 zile lucrătoare. În același timp, această perioadă trebuie specificată în Regulamentul privind emiterea de fonduri responsabile și, de asemenea, indicată în ordinul de emitere a acestor bani.

Important! Fondurile pentru depunere pot fi transferate nu numai pe cardul salarial al angajatului, ci și pe cardul său personal.

Comanda poate fi emisă simultan și pentru mai mulți angajați, precum și pentru mai multe sume. Cu toate acestea, conform Directivelor Băncii Rusiei, trebuie emis un ordin pentru fiecare emisiune. Aceasta înseamnă că prin emiterea de bani responsabili către mai mulți angajați într-o singură zi, se poate întocmi o singură comandă. Dar pentru fiecare persoană responsabilă, numele complet, suma și data sunt indicate și aceasta este înregistrată într-un rând separat.

Ce formulare nu trebuie să conțină comanda

După cum sa menționat mai sus, este important să emiteți un ordin de emitere atunci când emiteți fonduri responsabile.

Să luăm în considerare câteva formulări care pot provoca îndoieli în rândul autorităților de inspecție și pot duce la impunerea unei amenzi de 50.000 de ruble organizației.

• „Am ordonat în viitor să extrădez Katanova O.I. numerar în sumă care nu depășește 35.000 de ruble fără aplicații ";
• „Am ordonat extrădarea lui Katanova O.I. bani fără cereri până când suma în avans ajunge la 35.000 de ruble "

Formularea dată ca exemplu nu conține informații precise despre plata specifică a fondurilor. În plus, acestea nu indică perioada pentru care fondurile responsabile sunt emise angajatului. Verificând astfel de documente, autoritățile fiscale au dreptul să considere emiterea de fonduri drept venitul angajatului, ceea ce va duce la consecințe inutile pentru companie și angajat.

Ce formulare ar trebui să conțină comanda

Pentru ca emiterea de fonduri responsabile să nu conducă la acumularea de amenzi, ordinul trebuie redactat corect. Formularea ar putea fi după cum urmează:

• „Am dispus să îi dau contabilului Olga Ivanovna Katanova 35.000 de ruble pentru 3 zile lucrătoare pentru achiziționarea de papetărie”;
• „Am poruncit să-i dau contabilului Olga Ivanovna Katanova de la casierie pentru nevoile gospodăriei 35.000 (treizeci și cinci de mii) ruble 00 de copeici pentru o perioadă de până la ...”.

Astfel de opțiuni de formulare conțin informațiile necesare, astfel încât nu vor fi plângeri din partea autorităților de inspecție.

Iată un exemplu de comandă pentru emiterea de sume responsabile.

Întrucât ordinul poate fi emis simultan pentru emiterea de fonduri responsabile către mai mulți angajați, vom da un eșantion de ordine pentru emiterea de bani responsabili la trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri.

Ordin pentru emiterea de sume responsabile către director

Emiterea de fonduri de la casieria de depunere se aplică nu numai angajaților organizației, ci și conducătorului acesteia. În acest caz, este, de asemenea, necesar să se emită un ordin de emitere a banilor. Ar trebui să indice scopul emisiunii, dimensiunea și perioada în care managerul trebuie să cumpere bunurile necesare organizației. Chiar dacă organizația a lăsat scrierea cererilor de la angajați pentru emiterea de fonduri responsabile, directorul nu trebuie să o scrie. Este suficient să emiți un ordin în care managerul să fie în același timp o persoană responsabilă.

Pentru întocmirea corectă a ordinului asupra persoanei responsabile, este necesar să se înțeleagă clar cine este acest angajat și ce drepturi are, trebuie luate în considerare toate detaliile privind emiterea de fonduri și raportarea cheltuielilor acestora necesar pentru a fi atenți la condițiile de utilizare a banilor.

Acești lucrători includ persoane care, în diverse scopuri, au dreptul de a primi bani de la casieria instituției.

Aceste obiective includ următoarele:

• Călătorii de afaceri - pentru mâncare și cazare a persoanei care îndeplinește sarcina;
• Cheltuieli de ospitalitate - în scopul încheierii de contracte, efectuarea de prezentări;
• Achiziționarea de combustibili și lubrifianți pentru nevoile organizației;
• Costuri de operare și întreținere;
• Expediții și altele.

De asemenea, banii sunt dați sucursalelor companiei care nu au bilanț autonom și nu au propriul departament contabil.

Cum se elaborează un ordin de numire a unei persoane responsabile?

Înainte de a emite suma solicitată, se întocmește un ordin, pe baza căruia departamentul de contabilitate emite fonduri.

Raportul anticipat este format după finalizarea sarcinii, de către angajat însuși, motiv pentru care este important ca cercul persoanelor responsabile să fie limitat și constant, deoarece este necesar să aveți experiența adecvată pentru a completa această documentație.

Cine poate răspunde?

Cercul persoanelor responsabile este determinat în prealabil prin ordinul șefului, cu indicarea obligatorie a momentului și timpului în care este necesar să se acorde finanțare. O persoană responsabilă poate fi orice angajat al firmei sau o persoană fizică după încheierea unui contract civil între cele două părți.

Important: această persoană nu are dreptul să transfere fondurile primite către terți și este obligată să ia în considerare utilizarea lor în timp util:

• La 3 zile de la primirea lor;
• 3 zile după sosirea dintr-o călătorie de afaceri;
• 10 zile după sosirea dintr-o călătorie de afaceri;
• Prin timpul specificat în comandă.

Legislația Federației Ruse stabilește în mod clar regulile de utilizare a sumelor responsabile - până când angajatul nu raportează despre utilizarea sumelor anterioare, nu va primi una nouă.

Cerințe și comandă eșantion

Ordinul privind numirea persoanelor responsabile este un document normativ și determină, pe lângă cercul acestor persoane, suma fondurilor emise și condițiile pentru care sunt furnizate.

Ordinul pentru persoanele responsabile constă din următoarele puncte:

În pălărie

• Detaliile companiei și numele;
• Data pregătirii și aprobării documentului;
• Aceasta este urmată de o listă a persoanelor care raportează, indicând inițialele și pozițiile;
• Informații detaliate cu privire la sumele emise în mâinile dvs. și utilizarea acestora, precum și termenele pentru depunerea rapoartelor și returnarea soldului;
• Inițiale cu decodarea capului sau a persoanei autorizate și semnătură;
• Inițiale și semnătura persoanei responsabile cu plata fondurilor.

Angajații care primesc bani pentru nevoi administrative și economice și de altă natură și care trebuie să furnizeze un raport privind cheltuirea banilor în interesul angajatorului sunt numiți persoane responsabile sau responsabile. Exemple tipice de contabili sunt lucrătorii detașați, precum și lucrătorii care cumpără bunuri și materiale pentru angajator. În principiu, un contabil poate fi nu numai un angajat al unei organizații, ci și, de exemplu, o persoană care îndeplinește o muncă în conformitate cu APG.

Am vorbit despre modul în care se desfășoară contabilitatea decontărilor cu persoanele responsabile în a noastră. Vă vom spune despre cum să elaborați un ordin privind numirea persoanelor responsabile în acest material.

Întocmim o comandă pentru contabili

Este de datoria angajatorului să decidă către cine vor fi emise fondurile. În acest scop, legea nu obligă să emită niciun document organizațional și administrativ, de exemplu, un ordin în care să se stabilească lista persoanelor responsabile. În același timp, în funcție de specificul activității și de specificul managementului din organizație, poate fi emis un astfel de ordin.

Comanda este întocmită sub orice formă. Indică numele complet, funcțiile persoanelor cărora li se pot emite fonduri în cont.

Dacă organizația nu are un Regulament elaborat, să zicem, privind decontările cu persoane responsabile sau o instrucțiune similară, ordinul poate stabili, de exemplu, perioada de emitere a fondurilor pentru cont, atunci când o astfel de perioadă este aceeași în toate cazurile de emitere fonduri, precum și alte caracteristici ale emiterii de bani responsabili ...

Este necesar să se familiarizeze persoanele indicate în acesta cu ordinul de emitere a fondurilor pentru raport.

Pentru ordinul de aprobare a listei persoanelor responsabile din organizație, oferim un eșantion al completării acesteia.

Vă reamintim că ordinul de aprobare a listei persoanelor responsabile nu este un document pe baza căruia se pot emite numerar contabilului. Pentru emiterea directă de bani, fie ordinul corespunzător al angajatorului pentru o anumită emitere a unei anumite sume către persoana specificată, fie o declarație a contabilului, aprobată de șef (