Ortografia corectă a comenzilor. Formulare unificate în gestionarea înregistrărilor de personal
Fiecare organizație folosește în mod activ comenzi pentru activitatea principală în cursul activităților sale. Acest articol va răspunde la întrebarea despre cum să întocmim corect o comandă, astfel încât executarea comenzilor să corespundă standardelor lucrărilor de birou. DIN exemple specifice poate fi găsit în secțiunea „Exemple de comenzi”. Această resursă este destul de tânără, astfel încât colectarea probelor va crește cu siguranță în timp.
Pentru a elabora o decizie cu caracter reglementar și administrativ, este necesar să se elaboreze un ordin. Proiectele de ordine pentru activitatea principală sunt pregătite de specialiști ai diviziilor organizației din competența lor în numele conducerii sau pe bază de inițiativă. Dar amintiți-vă, inițiativa noastră este pedepsită (doar glumă). În același timp, responsabilitatea pentru pregătirea de înaltă calitate a proiectului de comandă revine șefului acestei unități structurale, iar executarea corectă a comenzilor revine serviciului de lucru la birou.
Formular de comandă
Comenzile pentru activitatea principală trebuie redactate pe formularul de comandă al formularului stabilit. Este foarte bine dacă formularul de comandă aplicabil din organizație este stabilit în instrucțiunile dvs. de păstrare a evidenței. Uită-te la link-ul pentru un eșantion. Include toate detaliile necesare, modificați doar datele organizației dvs.
Dimensiunea minimă a marginilor fiecărei foi a comenzii din stânga, sus, jos - 20 mm, în dreapta - 10 mm. Conform antetului, are aceleași dimensiuni. Dacă textul comenzii este mare, atunci acestea sunt numerotate începând cu a doua foaie. Și ar trebui să facă acest lucru de sus și în centru.
Înregistrarea comenzilor
Titlul textului
Textul comenzii pentru activitatea principală ar trebui să aibă un antet scurt, care este aliniat în centrul foii. El răspunde la întrebarea „despre ce?” și este scris fără ghilimele - La aprobarea funcției ..., La numirea responsabilului ... etc.
Declarația bazei comenzii
De obicei, textul începe cu o expunere a motivelor, baza pregătirii comenzii (preambulul). Opțiunile de pornire obișnuite sunt „În scopul ...”, „În conformitate cu ...”, „Pentru executare ...” etc.
Dacă este necesar, eliberat trimitere la baza documentului în următoarea ordine: tip document + autor + dată + număr + titlu. A se vedea compilarea eșantionului - În conformitate cu ordinul Ministerului Culturii din 31 decembrie 2013 nr. 2211 „... titlul documentului”.
În ordine, preambulul se încheie cu un cuvânt de ordine, este mai bine să-l indicați pe rând și să nu vă deplasați la o nouă linie (a se vedea exemplele de ordine). Acest cip provine din instrucțiunile pentru lucrările de birou din autoritățile federale. Dar dacă organizația dvs. a adoptat cuvântul
EU COMAND:
pentru a imprima cu majuscule pe o nouă linie fără spațiu (așa cum se arată aici), atunci această opțiune este, de asemenea, acceptabilă.
Partea administrativă
Textul comenzilor pentru activitatea principală include o listă a acțiunilor prescrise. Specificațiile și posibilitatea controlului ulterior al execuției sunt importante aici.
Este convenabil să împărțiți acțiunile din partea administrativă în puncte (dar acest lucru nu este necesar).
În calitate de executori ai ordinelor, atât diviziile structurale, cât și anumite persoane... Dacă este necesar, termenele sunt stabilite. Nu există o limită de timp pentru comenzile cu caracter regulat sau de reglementare. În ultimul paragraf, puteți indica cui i se încredințează controlul asupra executării comenzii (dar nici acest lucru nu este necesar).
Când se presupune că intră în vigoare un ordin privind activitatea principală nu din momentul emiterii sale, atunci este necesar să se indice data introducerii sale.
Textul comenzii nu trebuie să includă o frază de genul „Comandă de adus la ...”. Executantul, simultan cu proiectul de ordin, pregătește o formă arbitrară (adică poate fi modificată după dorință), unde enumeră unitățile structurale necesare sau persoanele specifice care trebuie familiarizate. La urma urmei, ordinul nu este emis pentru a-l păstra în secret într-un seif. Există „oameni speciali” în serviciul clerical, ale căror responsabilități includ lucrul în continuare cu ordinele organizației după ce sunt semnate.
Totul se poate face mai puțin formal. Într-o organizație, oamenilor de multe ori nu se deranjează să pună un semn pe familiarizarea cu comanda fără lista de distribuție.
Cum se face o cerere
Datorită volumului lor mare, matrici separate de informații sunt întocmite de obicei sub formă de atașamente separate la comenzile pentru activitatea principală. De exemplu, alte documente aprobate prin ordin (instrucțiuni, reglementări, programe, scheme, tabele de personal etc.).
Dacă există mai multe aplicații, atunci acestea sunt numerotate în textul comenzii. De exemplu, „Pentru a aproba procedura de acceptare și transfer, contabilitate și radiere a mijloacelor fixe (Anexa nr. 4)”.
Direct pe prima foaie a aplicației în colțul din dreapta sus, se face o marcă după următorul model:
Anexa nr. 4
la comanda LLC "Buivol"
din 16.01.2014 nr. 12
Cum să îl aranjați sau să îl modificați, citiți un alt articol. De asemenea, vor exista exemple de elaborare a unor astfel de ordine.
Dacă este necesar, consultați exemplul de la linkul din acest articol.
Cred că pentru astăzi există suficiente informații despre executarea comenzilor. Ce altceva pe acest subiect? Apoi puteți citi despre activitatea principală - acestea sunt etape obligatorii.
Evgeniya Polosa
*** Dacă sunteți obișnuiți să faceți achiziții pe Internet (cumpărați haine, telefoane, servicii, rezervați hoteluri etc.), atunci puteți returna o parte din banii dvs., de exemplu, folosind acest SERVICIU. Merge pentru mine.
Vă mulțumim că ați adăugat acest articol la:
Lucruri mai interesante pe această temă:
Înregistrați 216 de comentarii
|
Salut! În ordinul de la sfârșitul lunii decembrie 2017 există o clauză cu următorul cuprins „Pentru a face cunoștință cu acest ordin toți angajații instituției în legătură cu procesul contabil” și o altă clauză „Pentru a atribui controlul asupra executării ordinului șefului contabil." Întrebare - Pe baza acestui fapt, cine ar fi trebuit să informeze instituția de învățământ preșcolar sau contabilul însuși? După cum sa dovedit la jumătatea lunii aprilie 2018, angajații nu erau familiarizați cu această comandă, respectiv doar în aprilie această comandă a fost trimisă angajaților prin e-mail. Poștă. La rândul lor, angajații refuză să semneze pentru familiarizarea cu comanda. Și contabilul-șef solicită DOE să aibă semnăturile lor pe foaia de cunoștințe. Întrebarea este cum să fii o instituție de învățământ preșcolar în acest caz? |
|
|
Salut! În orice organizație, există cazuri în care liderul pleacă într-o călătorie de afaceri și emite o comandă. O astfel de comandă este necesară, deoarece aceasta este o confirmare scrisă a faptului unei călătorii de afaceri. Formularea aproximativă a unei astfel de comenzi:
| |||||
Comenzile conțin cerințe, a căror compoziție și ordine de înregistrare sunt definite în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie ". Aș dori să vă atrag atenția asupra faptului că de la 1 iulie 2017 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru afaceri de informare, bibliotecă și editare. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru hârtie ", care va înlocui GOST R 6.30-2003 anterior.
In conformitate cu Lege federala din 29 iunie 2015 nr. 162-FZ "Despre standardizare în Federația Rusă»Standardizarea în Rusia se bazează pe principiul aplicării voluntare a documentelor de standardizare (dacă acest lucru nu se aplică produselor de apărare). Prin urmare, atunci când elaborăm Instrucțiunea pentru munca de birou, avem dreptul (dar nu obligația) de a lua standardul de stat ca bază pentru înregistrarea detaliilor și nu ni se interzice să specificăm și să completăm cerințele sale.
În acest articol, vom lua în considerare în continuare regulile pentru înregistrarea detaliilor luând deja în considerare noul GOST, precum și recomandările „Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru hârtie. Liniile directoare pentru implementarea GOST R 6.30-2003 "(aprobate de Rosarkhiv).
Atenţie, în GOST R 7.0.97-2016, numerele detaliilor utilizate în comenzi s-au schimbat, dar nu au existat modificări fundamentale în designul acestora și vă vom atrage atenția asupra detaliilor disponibile.
Mai mult, în exemplele acestui articol, vom folosi numerotarea introdusă de noul GOST R 7.0.97-2016 pentru a indica detaliile documentelor. Regulile pentru emiterea comenzilor și comenzilor sunt aceleași (în continuare, pentru simplitate, vom menționa doar comanda).
Formular de comandă
Forma unui anumit tip de document include detalii:
- 01 „stemă” sau 02 „emblemă” sau 03 „marcă (marca de serviciu)”dacă organizația are dreptul să folosească ceva din această listă;
- 05 "numele organizației - autorul documentului"... Numele prescurtat poate fi indicat sub numele complet al organizației între paranteze (strict în conformitate cu documentele constitutive). Vezi Exemplul 2.
Dacă autorul documentului are o organizație părinte, atunci acesta este indicat (complet sau abreviat) deasupra acestuia (Exemplul 2).
Dacă ordinul este emis de șeful unui departament (de exemplu, o sucursală), atunci numele acestuia este indicat sub numele organizației care autorizează - cerința 06 (Exemplul 1); - 09 "numele tipului de document" - în cazul nostru „COMANDĂ”;
- 13 „locul compilării (publicării) documentului” și
- dacă este necesar, marcați limitele pentru limitele zonelor de localizare a cerințelor 10 „întâlnire” și 11 "număr de înregistrare", și 17 „titlu către text”.
Exemplul 1
Restrângeți Arată
Exemplul 2
Restrângeți Arată
Regulile pentru înregistrarea formularelor sunt stabilite de secțiunea 6 din noul GOST. Permite producția lor pe coli A4 (210 × 297 mm) și mai puțin. Dar pentru comenzi, trebuie să utilizați formatul A4. GOST spune următoarele despre câmpuri:
Fragment de document
Restrângeți Arată
GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru hârtie ". Secțiunea 6 „Formulare de documente”
Fiecare foaie a documentului, executată pe un antet sau fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
20 mm - stânga;
10 mm - dreapta;
20 mm - partea de sus;
20 mm - fund.
Documentele cu perioade lungi de depozitare (peste 10 ani) trebuie să aibă o marjă stângă de cel puțin 30 mm ...
Detalii despre comandă, întocmite pe formular
Recuzită 10 "data documentului" conține data semnării comenzii. Este scris în secvența zi a lunii + lună + an într-unul din cele două moduri: numeric sau alfanumeric. De exemplu, „05/05/2017” sau „mai 2017”. În Instrucțiunile de păstrare a înregistrărilor organizației, merită să alegeți una dintre ele.
Recuzită 11 "numărul de înregistrare al documentului" se întocmește pe aceeași linie cu data. Este mai bine ca acesta să conțină indexul comenzii aparținând unui anumit flux de documente (cel puțin cu referire la perioada de stocare) și numărul de serie din interiorul acestuia în cursul anului.
Recuzită 14 "bară care restricționează accesul la un document" indicat dacă comanda conține informații cu distribuție limitată. Pe prima foaie din colțul din dreapta sus, ștampila corespunzătoare și numărul copiei (de exemplu: „secret”, „confidențial”, „pentru uz oficial” sau „DSP”) sunt puse jos. Vezi Exemplul 3.
Exemplul 3
Restrângeți Arată
Recuzită 17 „titlu către text” Este un rezumat al documentului. Este formulat cu prepoziția „o” („despre”) și răspunde la întrebarea „despre ce?”:
- ordin (despre ce?) privind înființarea unei comisii de atestare;
- ordin (despre ce?) de aprobare masa de personal etc.
Titlul textului este întocmit sub cerințele formularului.
Este scris în tip obișnuit (nu „aldin”) fără punct la sfârșit.
Titlurile comenzilor de personal includ adesea:
- numele acțiunii și
- inițiale cu numele angajatului (angajaților) pentru care se desfășoară această acțiune, de exemplu:
- „Despre traducerea I.O. Fără nume de familie ",
- „Cu privire la responsabilitatea disciplinară a P.Ye. Petrushina ",
- „Cu privire la demiterea lui K.S. Kosachev și R.P. Pisarev ".
Este obișnuit să indicați mai mult de patru angajați în rubrică într-un mod generalizat, de exemplu, „Cu privire la stimulentele pentru angajații din direcția de gestionare a personalului”.
Recuzită 18 "text document" separate de titlu prin spațiere între două sau trei rânduri, tipărite de la marginea stângă a câmpului de text. Anterior, a existat o recomandare de a-l tipări folosind spațiere de 1,5 linii pentru a ușura citirea, dar nu a fost inclus în noul GOST. Nu vom schimba practica stabilită la întreprinderea noastră.
În același timp, alte detalii, constând din mai multe linii (îndreptându-se către text, poziția în semnătură și altele), au fost întotdeauna tipărite la o distanță de 1 linie.
Să cităm partea din GOST R 7.0.97-2016, care reglementează proiectarea textului în ordine:
Fragment de document
Restrângeți Arată
5.18. Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limba (limbile) de stat ale republicilor din Federația Rusă, în conformitate cu legislația republicilor din Federația Rusă.
În textul documentului întocmit pe baza actelor legislative sau de reglementare, documentelor administrative emise anterior, sunt indicate detaliile acestora:
- numele documentului, numele organizației - autor ... data ... numărul de înregistrare ... titlul textului sau numele tipului de document;
- numele organizației sau funcției persoanei care a aprobat documentul, data aprobării documentului.
Textul documentului poate conține secțiuni, subsecțiuni, clauze, subclauze numerotate în cifre arabe. Pentru text nu ar trebui să existe mai mult de patru niveluri de rubricare.
În ordine, textul este menționat la persoana întâi la singular („comand”) ...
În documentele comune, textul este prezentat la prima persoană plural („Comandăm”, „hotărâm”) ...
Numai abrevierile general acceptate și abrevierile grafice sunt utilizate în textele documentelor.
Când numele sunt folosite în text, inițialele sunt indicate după numele de familie ...
Și vom adăuga că în textul ordinului în fața numelui I.O. poziția angajatului ar trebui indicată, deoarece la locul de muncă (în special în organizațiile mari), oamenii sunt identificați în primul rând după poziție și profesie și doar în al doilea rând de personalități.
Textul ordinului constă din două părți: constatator și instructiv. ÎN partea constatatoare se dă rațiunea acțiunilor prescrise. Dacă baza pentru publicarea ordinului a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de organizația dvs., atunci o trimitere la aceasta este dată în partea de declarare. În acest caz, pot fi utilizate formulări precum „Bazat pe ...”, „În conformitate cu ...”, „În conformitate cu ...” (ca în Exemplul 3).
Dacă ordinul este emis în mod proactiv, în partea constatatoare sunt formulate scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, sunt enunțate faptele sau evenimentele care au cauzat emiterea ordinului. În acest caz, pot fi utilizate formulări precum „În scopul ...”, „În legătură cu ...” (vezi Exemplul 4).
Exemplul 4
Restrângeți Arată
În cazul în care acțiunile prescrise nu necesită clarificare sau justificare, partea constatatoare poate lipsi.
Se termină cu cuvântul: "I ORDER:", care este trasat pe o linie separată de marginea marginii stângi cu majuscule (a existat încă o practică de a-l tipări pe rând și cu caractere aldine, acum este mai puțin uzual).
Partea constatatoare a comenzii se încheie cu cuvântul: "ORDON:" sau "OBLIG:", care este întocmit în același mod.
Partea administrativă textul ordinului este împărțit în paragrafe, care sunt numerotate în cifre arabe cu puncte. O instrucțiune formulată competent trebuie să conțină:
- o indicație a unei acțiuni specifice care trebuie efectuată, exprimată de un verb într-o formă nedeterminată;
- unul sau mai mulți interpreți (dacă sunt mai mulți dintre ei, atunci se notează care dintre ei este responsabil). De obicei, un funcționar specific (sau persoane) este indicat ca executant, mai rar - o unitate structurală (atunci șeful său este responsabil pentru executarea corectă a ordinului);
- perioada de executare.
De regulă, executorul ordinului și data scadenței se încadrează în același lucru (Exemplul 5). Dar am început să le transferăm pe linii separate, astfel încât aceste informații să iasă mai bine în evidență și să fie mai ușor de încărcat în EDMS (Exemplul 6).
Exemplul 5
Restrângeți Arată
7.2. Specialist principal al departamentului de personal Fedorov K.M. să adauge la Regulamentul intern de muncă privind interzicerea fumatului pe teritoriul companiei, cu excepția locurilor special desemnate. Termen - 31.10.2017.
Exemplul 6
Restrângeți Arată
7.2. Introduceți modificări la Regulamentul intern de muncă privind interzicerea fumatului pe teritoriul companiei, cu excepția locurilor special desemnate.
Persoana responsabilă: specialist superior al departamentului de personal Fedorov K.M.
Termen: 31.10.2017.
Perioada de execuție este mai bine să indicați doar o dată fără prepoziții, al cărei sens (așa cum a arătat practica) diferiți oameni pot interpreta în moduri diferite. Acestea. nu trebuie să scrieți „Specialist senior ... faceți ... înainte de 31.05.2017” sau „până la 31.05.2017”. Din punctul de vedere al limbii ruse, o astfel de formulare înseamnă că comanda trebuie finalizată până la 31 mai, adică până la 30 mai inclusiv. Dar majoritatea oamenilor gândesc diferit. Prin urmare, este necesar să formulați clar și este, de asemenea, de dorit să explicați semnificația structurilor textuale utilizate în Instrucțiune pentru munca de birou, astfel încât, atunci când întâlniți un aspect surprins, să aveți ceva de apărat.
Formularea prezentată în Exemplele 5 și 6 necesită în mod clar ca comanda să fie finalizată până la sfârșitul zilei lucrătoare din 31 mai 2017.
Termenul de executare în clauzele părții administrative a ordinelor nu este indicat în cazurile în care acțiunile prescrise sunt de natură regulată sau normativă (adică, punerea lor în aplicare este prescrisă pentru întreaga perioadă de valabilitate a acestui ordin).
Dacă este necesar, un paragraf separat la sfârșitul comenzii listează documentele emise anterior (comenzi, comenzi) sau părți ale acestora, care sunt anulate, modificate sau completate de acest ordin (a se vedea paragraful 3 al comenzii din Exemplul 3).
Clauză specială privind controlul executarea se face în partea administrativă a textului până la ultima. Nu folosim fraze arhaice precum „Rezerv controlul executării comenzii”. Doar dacă managerul care a semnat ordinul își delegă dreptul de a controla executarea acestuia către un alt funcționar, este indicat (a se vedea paragraful 4 al ordinului din exemplul 3).
Recuzită 19 „etichetă de aplicație” este luat în considerare (vezi două semne „19” în Exemplul 3):
- și o mențiune a existenței unei cereri în textul ordinului,
- și un semn pe aplicație în colțul din dreapta sus cu un link către documentul „părinte”.
Să vedem ce mai spune noul GOST despre designul acestei mărci în ordine:
Fragment de document
Restrângeți Arată
GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru hârtie ".
5.19. ... În documentele administrative (decrete, decizii, ordine, ordine), contracte, reglementări, reguli, instrucțiuni și alte documente, marca despre cerere este întocmită după cum urmează:
- în textul documentului la prima mențiune a documentului-atașament între paranteze indică: ... (atașament) sau ... (atașament 1); este permisă plasarea unui semn numeric în fața numărului cererii: ... (Anexa nr. 2);
- pe prima foaie a documentului de aplicare în colțul din dreapta sus este indicat:
Liniile de recuzită sunt aliniate la stânga sau centrate în raport cu cea mai lungă linie.
Dacă anexa la documentul administrativ este un act juridic de reglementare sau un alt document aprobat prin acest document administrativ, pe prima foaie a anexei se pune un semn cu privire la cerere (fără referință la documentul administrativ) și o ștampilă de aprobare. datele documentului administrativ care a aprobat documentul-cerere.
Astfel, dezvoltatorii noii GOST au rezolvat o neînțelegere de lungă durată, conform căreia în cererea aprobată prin documentul administrativ (dacă ați citit literalmente GOST R 6.30-2003), a fost necesar să se întocmească un semn despre cerere și ștampila aprobării, duplicând în ele informații despre documentul „părinte” ... Prin urmare, în practică, de obicei unul dintre aceste detalii a fost emis. Acum le vom aranja simbioza (vezi „19” în Exemplul 3), are sens când trebuie să indicați numărul cererii (comparați semnele „19” în Exemplele 3 și 4).
Recuzită 22 „semnătură” include numele funcției persoanei care semnează documentul, semnătura scrisă de mână, decriptarea semnăturii (mai întâi inițiale, apoi prenume) - vezi Exemplele 3 și 4.
Cu cât mai multe informații despre autorul documentului sunt conținute în formular (așa-numitul „antet”), cu atât mai puține informații rămân în atributul „semnătură”. În ordinele de mai sus, este dat cel puțin numele organizației, atunci nu este necesar să o dublăm în poziția semnăturii (nu vom scrie acolo „ CEO PJSC "Medveditsa" "). Dacă ordinul este redactat pe antetul oficialului, atunci poziția sa în „semnătură” necesară se evaporă complet, lăsând doar o înflorire și decodarea acesteia.
Semnătura de pe comandă / comandă nu este certificată de un sigiliu.
Vezi articolul „Înregistrarea variabilei„ semnătură ”, ținând cont de cerințele noului GOST R 7.0.97-2016
Recuzită 25 „semn despre artist” include complet numele de familie, numele și patronimicul artistului, numărul său de telefon (intern sau complet). Poate fi completat de numele funcției, unitatea structurală și adresa de e-mail a executantului.
De obicei, este întocmit pe ultima foaie a documentului de la marginea marginii stângi mai aproape de marginea inferioară a documentului, astfel încât vizele de semnătură și aprobare să se potrivească mai sus (a se vedea exemplele 3 și 4). Dacă nu mai este loc pentru acest lucru pe partea din față a ultimei foi, atunci interpretul poate fi indicat și pe spatele său, în partea stângă jos.
Prezența unui astfel de semn salvează semnatarul de comunicarea inutilă, majoritatea întrebărilor de pe document, atunci când apar, vor fi adresate interpretului care a pregătit proiectul. Noul GOST recomandă corect specificarea completă a numelui și patronimicului său (spre deosebire de GOST R 6.30-2003 anterior) - astfel devine imediat clar cum să vă adresați unei persoane.
Consultați știrile „Nou GOST pentru documentația organizațională și administrativă” cu o adresă de internet unde puteți citi textul noului GOST
Un ordin este un act juridic emis de șeful unei organizații, care acționează pe baza unui management unic, pentru a rezolva principalele sarcini cu care se confruntă organizația.
Toate ordinele emise în organizații sunt împărțite în două grupe: ordine pentru activitățile principale și pentru personal. Nu este permisă combinarea într-un singur document administrativ a problemelor activității principale și a personalului.
Comenzile pentru activitatea principală sunt legate de soluționarea principalelor sarcini de conducere: organizarea muncii colectivului de muncă, finanțare, raportare, aprovizionare și alte probleme de producție.
Ordinul este principalul document administrativ emis de șeful organizației și, la redactarea acestuia, trebuie respectate cerințele privind claritatea formulării și validitatea faptelor enunțate. Respectarea acestor cerințe asigură utilitatea legală a documentului, executarea promptă a acestuia, soluția corectă și cuprinzătoare la problemele indicate în acesta.
Comenzile pentru activitatea principală sunt întocmite pe un formular general A4 sau pe un formular special de comandă. Pe lângă detaliile formularului, la pregătirea și executarea comenzii sunt utilizate următoarele detalii: data; număr de înregistrare; Locul publicării; îndreptându-se către text; text; semnătură; vize.
Să luăm în considerare fiecare dintre detaliile comenzii.
Titlul ordinului include prepoziția „O” („Despre”) și un substantiv verbal în cazul prepozițional: „Cu privire la certificarea managerilor și a specialiștilor”; „Cu privire la introducerea formularelor standard de documente”; „Cu privire la crearea unei comisii de experți”; „La aprobare descrierea postului angajați ai departamentului de personal ".
Textul ordinului constă de obicei în două părți: afirmativ și instructiv.
Partea constatatoare stabilește obiectivele, obiectivele și principiile emiterii comenzii. De regulă, partea constatatoare a ordinului începe cu un paragraf cu cuvintele „în conformitate”, „în legătură”, „în scopuri”, „în conformitate” etc. Scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise și motivele emiterii ordinului sunt stabilite sub forma unor propoziții cu substantive verbale care sunt în concordanță cu aceste cuvinte. De obicei substantivele sunt utilizate în cazul instrumental sau genitiv „în conformitate cu articolul din Codul muncii al Republicii Belarus ...”, „în legătură cu introducerea unui nou sistem de remunerare ...”
Dacă un ordin este emis pe baza sau în urma unui act juridic de reglementare sau a unui document administrativ al unei autorități superioare, atunci în partea constatatoare se dă un link către acest document cu indicarea numelui acestuia (în cazul nominativ), a datei, a indexului și a titlului, și în unele cazuri și rezumat document: "În conformitate cu articolul 25 din Legea Republicii Belarus" privind Fondul național de arhivă și arhivele din Republica Belarus "..."; „Temei: articolul 103 din Codul muncii al Republicii Belarus”
În cazul în care partea administrativă a ordinului nu necesită justificare, partea constatatoare poate fi absentă.
Partea administrativă a comenzii pentru activitatea principală începe cu cuvântul „I ORDER”, care este tipărit cu majuscule din poziția 0 a tabulatorului (de la marginea marginii din stânga), fără ghilimele și fără spațiu. La sfârșitul cuvântului se folosește un punct. Înainte de cuvântul de comandă (la sfârșitul părții constatatoare), semnele de punctuație sunt plasate în funcție de conexiunea sintactică.
Textul acțiunilor prescrise în partea administrativă a comenzii începe pe o nouă linie și este tipărit cu un paragraf. Dacă executarea ordinului implică punerea în aplicare a acțiunilor de natură diferită, atunci măsurile planificate sunt prezentate în paragrafe.
Fiecare articol al comenzii este construit conform schemei: executant (o anumită unitate oficială sau structurală este indicată în cazul dativ); o acțiune prescrisă exprimată de un verb într-o formă nedeterminată; data scadentă (se recomandă indicarea pe o linie separată).
Dacă unul sau mai mulți interpreți sunt instruiți să efectueze o serie de acțiuni cu termeni diferiți executarea, apoi în paragraf (i) este indicat executorul (executorii), iar în paragrafe - acțiunile și termenele prescrise.
În textul ordinului, trebuie evitate expresii vagi precum „îmbunătăți”, „întări”, „acționează” etc.
Partea administrativă a ordinului se încheie, de regulă, cu indicarea unei unități oficiale, structurale sau a unui organism însărcinat cu monitorizarea executării documentului sau a punctelor sale.
Pentru aceasta, se folosește o expresie stabilă: „Pentru a impune controlul asupra executării ordinului pe ...”. Unitatea structurală sau persoana căreia i se încredințează controlul este indicată în cazul acuzativ. Dacă nu există nicio indicație privind atribuirea responsabilității pentru control, aceasta înseamnă că controlul asupra executării ordinului va fi efectuat de către șeful care a emis ordinul. Nu sunt permise formulări precum „Rezerv controlul asupra executării comenzii”.
În cazul în care se emite un ordin, care anulează prevederile unui document administrativ emis anterior sau ale unor clauze ale acestuia, ultimul paragraf al unui astfel de ordin oferă un link către documentul anulat corespunzător sau clauzele acestuia: sunt indicate data acestui document, indexul și titlul acestuia. La înregistrarea unor astfel de articole, se folosește o difuzare stabilă a vorbirii: „Pentru a recunoaște ca invalid ... ordinul directorului întreprinderii din 21 octombrie 2001 nr. 155„ Cu privire la crearea unei comisii de licitație ”.
Comanda nu ar trebui să includă clauza: „Comanda ar trebui comunicată către ...”. Lista ofițerilor sau unități structuralesub rezerva familiarizării cu documentul administrativ este indicat în foaia de cunoștințe atașată la proiectul de document sau întocmită pe spatele ultimei foi a documentului.
Dacă este necesar să se familiarizeze toți angajații organizației cu conținutul documentului, este obligatoriu elementul „Comandă pentru a aduce în atenția tuturor angajaților”.
Dacă executarea punctelor ordinului este încredințată diferitelor diviziuni structurale ale organizației (funcționari), atunci pentru executarea mai rapidă și comoditatea lor în activitatea executanților, se fac de obicei copii ale unui astfel de ordin sau se fac extrase din acesta. În cazul unei circulații mari, lista destinatarilor este atașată la comandă sub forma unui document independent (registru).
Particularitatea executării ordinelor este că semnul prezenței cererii în acestea nu este emis ca o cerință separată. O indicație a prezenței unui atașament este dată direct în text și poate fi inclusă între paranteze, de exemplu: „conform atașamentului”, „(a se vedea atașamentul)”, „conform formularului atașat” (dacă atașamentul este unul), „(atașamentul 1)„, „(atașamentul 2) "(dacă există mai multe aplicații). Partea administrativă a ordinului în acest caz poate fi formalizată după cum urmează.
Proiectele de ordine sunt supuse aprobării de către oficialii interesați. Primul care aprobă proiectul de ordin este executantul, adică reprezentantul unității structurale în care a fost pregătit. Proiectele de comenzi trebuie convenite cu serviciul juridic al organizației.
Toate tipurile de aprobare sunt aplicate pe ultima foaie a primului exemplar al proiectului de comandă.
De regulă, ordinul este semnat de șeful organizației și, în lipsa acestuia, de primul deputat.
Data comenzii este data semnării acesteia. Data din comandă este aplicată de persoana care a semnat-o. Comanda trebuie înregistrată în ziua semnării.
Indicele (numărul de înregistrare) al comenzii este denumirea sa digitală, aplicată în timpul înregistrării. Numărul este situat pe aceeași linie cu data. Numărul de înregistrare al comenzii este numărul său de serie în timpul anului de birou. În majoritatea cazurilor, coincide cu calendarul.
Scrisorile nu sunt adăugate la numărul de înregistrare a comenzilor pentru activitatea principală.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării, cu excepția cazului în care în text este specificată o altă perioadă. În majoritatea cazurilor, comanda este valabilă până la anulare sau până la data expirării, definită inițial în text.
Pe marginea inferioară a primei foi a ordinului se aplică un semn pe execuția documentului și direcția acestuia în carcasă și, de regulă, include cuvintele „ In business ", semnătura angajatului care a executat documentul și data. Această marcă este aplicată la executarea tuturor punctelor ordinului, după care este depusă în dosar.
Informații similare.
Întocmirea și executarea documentelor administrative: ordine, ordine, rezoluții, instrucțiuni.
Tipurile de documente administrative ale unei organizații sindicale sunt decrete, decizii, ordine, ordine, instrucțiuni.
Toate documentele administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentare organizațională și administrativă”. Documentele administrative sunt emise pe baza sau în conformitate cu legile, decretele și ordinele autorităților superioare sau în limitele competențelor și competenței președintelui sindicatului și pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite organizației sindicale.
Pregătirea documentelor administrative este un proces complex. Poate fi atribuit unuia dintre funcționari sau unui grup de lucru, unei comisii a comitetului sindical.
Pregătirea documentelor administrative poate include următoarele etape:
- Studiul esenței problemei;
- Pregătirea unui proiect de document administrativ;
- Aprobarea documentelor;
- Semnarea documentului.
Pentru deciziile și deciziile unui organ colegial (comitet sindical, prezidiu), se adaugă o etapă de discuție și adoptare a acestor documente la o ședință a organului colegial.
1 Decret
Rezoluţie - un act normativ adoptat de un organ colegial pentru a aborda cele mai importante probleme din activitățile unei organizații sindicale.
Rezoluțiile sunt întocmite de obicei pe formulare și au următoarele detalii: numele organului de conducere, tipul documentului, data adoptării, locul publicării acestuia, titlul textului. În documentele administrative ale organelor colegiale, textul este menționat la persoana a treia singular „decide”, „decide”. Cuvintele „decide”, „rezolvat”, „decide”, „decis” sunt tipărite cu majuscule sau cu litere mici, adică se evidențiază vizual și separă astfel partea constatatoare a documentului de partea administrativă.
Textul rezoluției constă din două părți: indicativ și operativ. În partea constatatoare, indicați motivele publicării și obiectivele care trebuie atinse în implementarea acesteia. Dacă decretul este emis pe baza unui document administrativ al unui organism de conducere superior, atunci se face trimitere la acesta în partea de mențiune.
Partea administrativă a rezoluției începe cu numele organismului care o adoptă. Partea administrativă, de regulă, constă din mai multe puncte, fiecare dintre acestea indicând executantul - un funcționar, o comisie, o acțiune prescrisă și un termen pentru executare. În ultimul paragraf al rezoluției se numește persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării. Rezoluțiile și deciziile au două semnături - președintele și secretarul organului colegial.
De exemplu:
GOST R. 6.30 - 2003
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR ÎN EDUCAȚIA OAMENILOR ȘTIINȚELE FEDERAȚIEI RUSII Organizația teritorială (regională) din Krasnoiarsk Organizația sindicală a KSPU Comitetul sindical Prezidium REZOLUŢIE 26.04.2014 minute nr. 7 privind participarea la acțiunea sindicatelor din 1 mai în 2014 În conformitate cu rezoluția Plenului organizării teritoriale (regionale) a sindicatelor din Krasnoyarsk din data de 04/05/2014 DECIDE: 1. Participați la 1 mai 2014 la mitinguri, procesiuni organizate de Federația Sindicatelor din Teritoriul Krasnoiarsk. 2. Să organizeze participarea angajaților universităților la mitinguri, procesiuni, folosind lozinci care să reflecte cerințele actuale ale sindicatului, 5 persoane din institut, facultate otv. președinți ai organizațiilor sindicale ale institutelor, facultăților 3. Controlul asupra punerii în aplicare a acestei rezoluții va fi încredințat președintelui comisiei de organizare-masă a comitetului sindical, V.N. Adjunct Președinte E.N. Belova Secretarul V.N. Moiseeva |
2 Comandă
Ordin - un act juridic emis de șef pentru a rezolva problemele operaționale de organizare, personal și alte probleme ale activității interne în limitele competenței sale.
Ordinul este întocmit pe antetul organizației sindicale și conține următoarele detalii: numele organizației, numele tipului de document, data, numărul de înregistrare, locul de pregătire, titlul textului, textul, semnătura.
Ordinul intră în vigoare din momentul în care este semnat de către șef, cu excepția cazului în care în text este indicat un alt termen.
Prin programare, comenzile sunt împărțite în:
- comenzi pentru activitatea principală;
- de către personal.
Textul ordinului, de regulă, constă din două părți: constatator și instructiv.
Partea constatatoare reflectă scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, motivele emiterii comenzii, este dat un link către documentul care a servit ca bază pentru pregătirea comenzii.
Partea administrativă conține acțiunile prescrise, numele funcționarilor responsabili de implementarea lor și calendarul implementării acestora.
Partea de comandă este separată de partea constatatoare prin cuvântul „comand”, care este tipărit cu majuscule și se pun două puncte. Partea administrativă a textului ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate în cifre arabe cu puncte. Fiecare paragraf specifică executorul (comisia, funcționarul), acțiunea prescrisă și termenul limită. Interpretul este indicat în cazul dativ. Puteți indica, de asemenea, în termeni generali, de exemplu: președinții organizațiilor sindicale.
Fiecare element al părții administrative începe cu o indicație a unei acțiuni specifice exprimată de un verb într-o formă nedeterminată - „pregătiți”, „organizați”, „furnizați”, „dezvoltați” și altele.
De exemplu:
|
FEDERAȚIA RUSĂ Organizația sindicală a KSPU ORDIN 04.03.2015 № 3 Krasnoyarsk Despre introducerea instrucțiunilor de păstrare a evidenței Pentru a îmbunătăți activitatea cu documente și a asigura siguranța acestora, punerea în aplicare a rezoluției prezidiului comitetului sindical din 03/02/2015 EU COMAND: 1. Să aprobe Instrucțiunea de evidență a organizației sindicale. 2. Să pună în aplicare Instrucțiunea pentru lucrări de birou din 10.03.2015 responsabil: specialist N.A. Nalimova 3. Să fie ghidat de toți președinții organizațiilor sindicale ale diviziilor structurale după regulile de lucru cu documentele consacrate în Instrucțiunea pentru munca de birou. 4. Furnizați specialistul N.A. Nalimova. duplicarea Instrucțiunii pentru munca de birou și transferul către toate organizațiile sindicale ale institutelor, facultăților până la 01.01.2015 5. Controlul asupra implementării acestui ordin va fi încredințat vicepreședintelui Belova E.N. |
Titlul comenzii trebuie formulat clar, concis, să exprime conținutul principal al documentului și să răspundă la întrebarea „Ce zici?” Titlul nu poate ocupa mai mult de 5 linii, este imprimat la marginea din stânga, cu 1 interval.
Înregistrarea comenzilor este atribuirea numerelor de serie într-un an calendaristic.
Comenzile pentru personal se întocmesc pe baza unor forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea forței de muncă și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 05 ianuarie 2004 nr. 1 și Codul muncii al Federației Ruse. Comenzile pentru personal sunt baza pentru înregistrarea în cărțile de lucru, cardurile personale pentru evidența personalului, premii și alte documente și sunt stocate timp de 75 de ani.
3 Comandă
Ordin - un document administrativ emis de președintele organizației sindicale sau de deputat, pentru anumite lucrări, evenimente. În termeni legali, ordinea și ordinea sunt echivalente. Diferența dintre ele este că comenzile sunt luate pe probleme generale, iar comenzile sunt făcute pe cele private.
Prin urmare, în ceea ce privește compoziția detaliilor și locația lor, comanda nu diferă de comandă, cu toate acestea, adesea nu conține o parte constatatoare. Textul părții administrative începe cu cuvintele „oferta” sau „obligare”.
de exemplu:
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR ÎN EDUCAȚIE ȘI ȘTIINȚĂ AL OAMENILOR FEDERAȚIA RUSĂ Organizația teritorială (regională) din Krasnoiarsk Organizația sindicală a KSPU ORDIN 14.05.2012 № 12 Krasnoyarsk Despre organizarea unui concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universității În legătură cu decizia prezidiului comitetului sindical din 20.04.2012 OBLIG: 1. Organizarea unui concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universităților. Responsabil - membru al comisiei de masă culturală a comitetului sindical Tikhomirova V.I., termen - 25.05.2012. 2. Controlul asupra desfășurării concursului de lucrări artistice și creative ale lucrătorilor va fi încredințat vicepreședintelui Tsenyug I.N. Președintă Sofronova O. G. Sofronova |
4 Notă
Indicație - un act juridic emis de președintele sau vicepreședintele unei organizații sindicale cu privire la aspecte informaționale și metodologice, cu privire la executarea ordinelor, regulamentelor, instrucțiunilor.
Instrucțiunile privind compunerea detaliilor nu diferă de comandă, iar partea sa administrativă începe cu cuvintele „propun”, „consider necesar”, „recomand”.
De exemplu:
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR ÎN EDUCAȚIE ȘI ȘTIINȚĂ AL OAMENILOR FEDERAȚIA RUSĂ Organizația teritorială (regională) din Krasnoiarsk Organizația sindicală a KSPU NOTĂ 03.06.2013 № 26 Krasnoyarsk Pe tema instruirii activiștilor sindicali Pentru a îndeplini rezoluția prezidiului comisiei sindicale din 20.04.2013 „Despre personalul programului” OFER: (1) Președinții organizațiilor sindicale ale institutelor și facultăților prezintă comitetului sindical temele propuse pentru formarea activiștilor sindicali până la 20.06.2013. 2. Comisia organizatoare de masă a comisiei sindicale întocmește un plan de instruire pentru activiștii sindicali și îl supune spre aprobare prezidiului comisiei sindicale până la 01.07.2013. Responsabil - specialist N.A. Nalimova 3. Controlul asupra implementării acestei instrucțiuni va fi încredințat vicepreședintelui Tsenyug I.N. Președintă Sofronova O. G. Sofronova |
Dacă informațiile s-au dovedit a fi utile, lăsați comentarii, trimiteți un link către acest articol pe rețelele noastre sociale. Mulțumesc!
Comenzile se referă la documente administrative firme... Tipurile de comenzi din organizație sunt împărțite numai în două tipuri - după activitatea principală și pe personal. Odată cu schimbarea legislației muncii, s-a schimbat și atitudinea față de utilizarea anumitor forme de documente, inclusiv comenzi. Deci, acum nu mai puteți aplica formularele acceptate T-1, T-2 etc.? Acum să ne dăm seama cum să le organizăm, să le păstrăm și să le schimbăm forma.
Un pic de istorie
Până la sfârșitul anului 2010, legiuitorii au colectat meticulos date statistice cu privire la toate tipurile de activitate, pe baza cărora au fost elaborate formele de ordine. Principalele documente legate de relațiile de muncă sunt indexate cu litera „T”.
De la începutul anului 2013, formulare unificate de documente pe care toți grefierii erau obligați să le aplice, și-au pierdut titlul obligatoriu ... Dar ele nu au încetat să mai fie relevante, pentru că de ce să inventăm noi tipuri sau forme de documente, dacă există deja adaptate pentru fiecare tip de activitate? Puteți să le utilizați pe cele deja acceptate sau să vă aprobați propriile forme de documente.
Adică puteți utiliza în siguranță forme arbitrare de comenzi în locul celor aprobate anterior, dar ar trebui să reflecte esența în mod clar.
Clasificarea comenzilor după tip și termen de valabilitate
În toate organizațiile, comenzile sunt împărțite în două tipuri:
- după activitatea principală;
- personal (sau personal).
Fiecare tip poate fi împărțit în mai multe subcategorii, dar totul depinde de direcția companiei.
Pentru a nu vă supraîncărca cu lucruri inutile, aprobați doar acele forme de care aveți cu adevărat nevoie, nimic mai mult.
Comenzile după activitatea principală pot fi împărțite:
- în general prin organizație;
- pe departamente;
- pentru activități comerciale sau administrative.
Și în funcție de personal, comenzile pot fi împărțite în următoarele tipuri:
- despre recepție;
- traducere;
- concediere;
- prin disciplină;
- despre vacante.
ȘI, pentru a nu se pierde în hârtii, comenzile trebuie indexate... Puteți utiliza orice indici, dar cel mai adesea unei comenzi i se dă un index de prima literă a obiectului său. De exemplu, ordinele de admitere sunt indexate cu litera „P”, pentru concediere - „U” etc. Indicele este urmat de numărul său de înregistrare... Am acceptat primul angajat din acest an, numărul comenzii sale va fi 1-p; al doilea are 2-p. Deci, acestea vor fi localizate în carcasă (în dosarul cu comenzi) și reflectate în jurnalul de înregistrare.
Clasificarea comenzilor după termenul de valabilitate depinde de tipurile acestora. Aproape toate comenzile de personal ar trebui păstrate timp de 75 de ani! O astfel de perioadă, potrivit legiuitorilor, este necesară pentru a clarifica în orice moment durata serviciului și, prin urmare, calculul corect al pensiei. De exemplu, termenii sunt:
- ordine de admitere, transfer, concediere - 75 de ani;
- pentru activitatea principală - 1 an;
- despre vacanțe, călătorii de afaceri - 5 ani;
În consecință, jurnalele de comenzi sunt păstrate la fel... Lista documentelor este lungă, deci puteți utiliza o parte din ea ca exemplu.
Cum se emite o comandă
Dacă nu doriți să utilizați formulare acceptate, dar să vă dezvoltați propriul sau să adaptați unul unic pentru dvs., trebuie să respectați regulile. Conform Instrucțiunii FCS, comenzile trebuie să conțină:
- numele Companiei;
- data și numărul comenzii;
- titlu (de exemplu, „La aprobarea tabelului de personal”);
- text;
- semnătura directorului;
- mărci de aprobare sau de familiarizare;
- un semn despre artist (de obicei scris cu litere mici în partea de jos a paginii).
Trebuie avut în vedere:
- în primul rând, este scris un preambul (aceasta este o declarație a evenimentelor în legătură cu care este emisă ordinul. Puteți începe cu cuvintele „pentru executare” sau „în scopuri”. Dacă baza ordinului este un alt document, de exemplu, un acord privind transferul către un alt loc de muncă, atunci este indicat numele acestuia, numărul și data);
- apoi vine cuvântul „poruncesc”;
- partea administrativă este în curs de pregătire (trebuie să conțină o cerință. Dacă nu este una, trebuie să le împărțiți în clauze sau subclauze);
- unul dintre punctele părții administrative va fi o listă a executanților ordinului;
- ultimul punct - date despre cine va controla executarea comenzii;
- dacă un document anulează efectul unui alt document, atunci ar trebui inclusă o clauză despre acest lucru. De exemplu: „A recunoaște ca nevalid ....”;
- toate aprobările și cunoștințele se fac după cum urmează: semnătură, funcție, transcriere, dată;
- semnătura directorului se întocmește astfel: funcție, semnătură personală, inițiale, prenume;
- proiectele de ordine trebuie convenite cu un avocat;
- dacă componenta financiară este afectată, atunci comanda trebuie coordonată și cu contabilul șef.
După ce ați elaborat un proiect de ordin conform regulilor de mai sus, conveniți-l și aprobați-l de către director. Conform acestui plan, veți pregăti restul comenzilor.
Atenţie!
Important : în ordinele unificate pentru personal nu există nici un preambul, nici o parte de menționare. Prin urmare, dacă aprobați forma dvs. de astfel de comenzi, nu uitați de aceasta.
Cum să înregistrați o comandă
Înainte de a începe să vă înregistrați, asigurați-vă că supervizorul dvs. vă aprobă formularul. Nu este necesar să se aprobe formularul unificat, acesta a fost deja aprobat de Comitetul statistic de stat.
Pentru început, punem numărul și data, baza și numele comenzii în registrul comenzilor. Dacă comanda se referă la personal, atunci scriem atât numele de familie, cât și funcția angajatului.
Întocmim comanda în sine - introducem toate datele care trebuie introduse... Am identificat baza pentru comandă, de exemplu, o declarație. Dacă declarațiile sunt păstrate într-un alt fișier, atunci la comandă trebuie atașată o copie a declarației... Deși, pentru a nu supraîncărca lucrurile, nu porniți foldere inutile.
Ordinul este semnat de director și de persoanele indicate în acesta. După aceea, documentul este plasat în fișier și copii sunt distribuite tuturor celor interesați. Dacă documentul este despre personal, atunci trimitem o copie a acestuia în dosarul personal al angajatului.
Extras din comandă
Uneori, inspectorii sau procurorii GIT solicită un fel de ordine. Dacă documentul privește mai mulți angajați, iar problema este luată în considerare numai în legătură cu unul, atunci se poate face un extras.
Un extras din comandă este, de fapt, un extras din partea administrativă a ordinului, dar prin proiectare este un document separat. Iată cum este formatată declarația ():
- capacul și preambulul comenzii, numărul și data acesteia sunt complet copiate (doar cuvântul „Comandă” este înlocuit cu „Extras din comandă”);
- numai fragmentul necesar este transferat în partea administrativă;
- se indică poziția, inițialele și prenumele persoanei care a semnat comanda (fără semnătură personală!);
- extrasul este certificat (cu cuvântul „Adevărat”, data, semnătura, poziția și sigiliul).
Notă
Deoarece tipurile de comenzi din organizație sunt diferite, atunci extrasele vor diferi. Nu trebuie să începeți un caz separat pentru extrase, înregistrați-le în documentația de ieșire.