Ceea ce se referă la bunuri și materiale în contabilitate. Valori materiale
Tranzacțiile comerciale care nu sunt documentate în documentele contabile primare nu sunt acceptate în contabilitate și nu sunt supuse reflectării în registrele contabile.
Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.
Formele unificate ale documentației contabile primare dezvoltate și aprobate în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 iulie 1997 nr. 835 „Cu privire la documentele contabile primare” trebuie să fie utilizate de toate organizațiile, indiferent de forma lor organizatorică și juridică.
În conformitate cu Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de utilizare a formularelor unificate ale documentației contabile primare” în formele unificate ale documentației contabile primare, cu excepția formularelor de înregistrare tranzacțiile în numerar aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse, organizația, dacă este necesar, poate oferi detalii suplimentare. În același timp, toate detaliile formularelor unificate aprobate ale documentației contabile primare rămân neschimbate, inclusiv codul, numărul formularului, numele documentului. Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.
Modificările efectuate trebuie să fie documentate în documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației.
Formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și pot fi modificate în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, inclusiv linii suplimentare și foi libere pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare.
Pentru contabilizarea ca stocuri, în conformitate cu paragraful 2 din Reglementările contabile „Contabilitatea stocurilor” PBU 5/01, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 9 iunie 2000 nr. 44n „Cu privire la aprobarea contabilității reglementarile „Contabilitatea” stocuri" PBU 5/01", sunt acceptate urmatoarele:
· materii prime, consumabile și alte active utilizate în producția de produse destinate vânzării (execuția muncii, prestarea de servicii);
· active destinate vânzării (și bunuri);
· active utilizate pentru nevoile de management ale organizaţiei.
Potrivit Dicționarului Enciclopedic Rus, materiile prime sunt materii prime și materiale care au fost anterior expuse forței de muncă și sunt supuse prelucrării ulterioare (de exemplu, minereul extras).
Există materii prime primare și secundare. Materiile prime primare includ minereul extras deja menționat, bumbacul brut, gazul natural și așa mai departe; materiile prime secundare sunt produse finite care au devenit inutilizabile - fier vechi, deșeuri de hârtie și altele.
Materialele sunt produse care sunt consumate cu modificări de formă, compoziție și stare în fabricarea produselor, inclusiv materialele implicate în asamblarea sau producția de bunuri pentru vânzare. Costul materialelor este inclus în costul de producție.
În conformitate cu paragraful 42 din Ghidul de contabilitate a stocurilor, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n „Cu privire la aprobarea ghidurilor de contabilitate a stocurilor” (denumit în continuare Ghidul nr. 119n), materialele sunt de tip stocuri. Materialele includ materii prime, materiale de bază și auxiliare, produse semifabricate și componente achiziționate, combustibil, containere, piese de schimb, construcții și alte materiale.
Produsele semifabricate de producție proprie sunt produse a căror producție este finalizată în unul sau mai multe ateliere, dar sunt supuse prelucrării ulterioare în alte ateliere sau la alte întreprinderi.
Datele contabile de depozit pentru stocuri și contabilitatea operațională a mișcării în diviziile organizației trebuie să corespundă datelor contabile pentru stocuri. Prevederea de mai sus este una dintre principalele cerințe pentru contabilizarea stocurilor.
Materialele din depozitele furnizorului sau de la organizatia de transport sunt primite de o persoana autorizata a organizatiei.
Dreptul unei persoane de a acționa ca mandatar al unei organizații atunci când primește bunuri materiale de la furnizori este formalizat prin emiterea imputerniciri (formulare nr. M-2 si nr. M-2a). Formele unificate ale documentelor contabile primare pentru contabilitatea materialelor au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 30 octombrie 1997 nr. 71a „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, imobilizari si imobilizari necorporale, materiale, obiecte de valoare redusa si purtabile, lucrari in constructii de capital” (denumita in continuare Rezolutia nr. 71a).
Procura se întocmește în compartimentul de contabilitate într-un singur exemplar și se eliberează destinatarului contra semnăturii.
Organizațiile în care primirea de bunuri materiale prin împuternicire este de natură masivă, utilizează formularul nr. M-2a, iar eliberarea acestor împuterniciri este consemnată în jurnalul de împuterniciri emise, care este prenumerotat și dantelat.
Procurile se eliberează numai persoanelor care lucrează în această organizație; eliberarea de împuterniciri altor persoane nu este permisă. Procura emisă trebuie să fie complet completată și trebuie să conțină un eșantion de semnătură a persoanei în numele căreia este emisă. Conform paragrafului 5 al articolului 185 din Codul civil al Federației Ruse (denumit în continuare Codul civil al Federației Ruse), se eliberează o procură în numele unei persoane juridice, semnată de șeful acesteia sau de o altă persoană autorizată să face acest lucru prin actele constitutive, cu sigiliul acestei organizații atașat. Dacă se bazează pe proprietatea statului sau a municipalității, o împuternicire pentru a primi sau a emite bani și alte bunuri imobiliare emise în numele unei astfel de persoane juridice trebuie, de asemenea, semnată de contabilul șef (senior) al acestei organizații.
O împuternicire pentru tranzacțiile care necesită un formular legalizat trebuie să fie certificată de un notar, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel.
De regulă, împuternicirile se eliberează pentru 10 - 15 zile, dar în cazul primirii obiectelor de inventar ca plăți programate, se poate emite o împuternicire pentru o perioadă mai lungă. Perioada de valabilitate a unei procuri în conformitate cu articolul 186 din Codul civil al Federației Ruse nu poate depăși trei ani. Daca termenul nu este specificat in imputernicire, acesta ramane valabil un an de la data executarii acesteia. O procură care nu indică data executării ei este nulă.
Toate bunurile materiale care intră în organizație trebuie să fie înregistrate prompt de către depozitele relevante.
În unele cazuri, în interesul producției, este recomandabil să trimiteți bunurile materiale direct către diviziile relevante ale organizației, ocolind depozitele. Cu toate acestea, astfel de active materiale sunt reflectate în contabilitate așa cum sunt primite la depozit și transferate în atelier sau șantier. În documentele primare de primire se notează că bunurile materiale au fost emise către departamente în tranzit, adică fără livrare la un depozit sau un depozit. De menționat că lista materialelor care pot fi trimise în tranzit către divizii și zone ale organizației trebuie stabilită și formalizată prin ordin.
Bunurile materiale care sosesc la depozitul organizatiei trebuie verificate cu atentie in raport cu respectarea lor cu gama, cantitatea si calitatea specificate in documentele furnizorului.
Atragem atenția cititorilor asupra faptului că materialele trebuie luate în considerare în unitățile de măsură corespunzătoare, după greutate, volum, număr, etc. Pretul contabil se stabileste si folosind aceleasi unitati de masura.
În practică, există adesea cazuri în care materialele sunt primite într-o unitate de măsură, de exemplu, în tone, și sunt eliberate din depozit într-o altă unitate de măsură, de exemplu, în litri. Într-o astfel de situație, acceptarea pentru contabilitate și eliberarea materialelor trebuie să se reflecte în documentele primare, fișele de depozit și registrele contabile simultan în două unități de măsură. În acest caz, mai întâi cantitatea este înregistrată în unitatea de măsură care este indicată în documentele furnizorului, iar apoi între paranteze - cantitatea din unitatea de măsură în care materialele vor fi eliberate din depozit.
Dacă documentele furnizorului indică o unitate de măsură mai mare sau mai mică decât este acceptată în organizație, astfel de materiale sunt acceptate pentru contabilitate în unitatea de măsură care este acceptată în organizație.
Punctul 50 din Instrucțiunile metodologice nr. 119n prevede că, dacă este dificil să reflectați mișcarea materialului în două unități de măsură, atunci puteți transfera materialul într-o altă unitate de măsură prin întocmirea unui act de transfer. În actul de transfer la o altă unitate de măsură, trebuie să indicați cantitatea de material în unitățile de măsură specificate în documentele furnizorului și în unitatea de măsură în care materialul va fi eliberat din depozit. În același timp, prețul contabil al materialului este determinat într-o nouă unitate de măsură. În cardul de contabilitate de depozit, înregistrările privind acceptarea materialelor în contabilitate se fac în unitatea de măsură a furnizorului, precum și în noua unitate de măsură, cu referire la act.
Alineatul 49 din Instrucțiunile metodologice nr. 119n stabilește că recepția și contabilizarea materialelor primite, cu condiția să nu existe discrepanțe între datele furnizorului și datele efective, se formalizează de către depozitele relevante prin întocmire. ordine de primire (formular nr. M-4).În loc de a emite o comandă de primire, este permisă aplicarea unei ștampile pe documentul furnizorului, a cărei amprentă conține aceleași detalii ca și comanda de primire. În acest caz, completați detaliile ștampilei și puneți următorul număr al comenzii de primire, o astfel de ștampilă este echivalată cu comanda de primire.
Ordinele de primire sunt emise pentru valoarea reală a obiectelor de valoare primite. Pentru mărfuri omogene în vrac, precum minereu, calcar, nisip, piatră zdrobită, cărbune și altele, care sosesc de la același furnizor de mai multe ori pe parcursul unei zile, este permisă întocmirea comenzilor de primire pentru întreaga zi. Fiecare acceptare este înregistrată pe spatele comenzii de primire. La sfârșitul zilei se calculează cifra de afaceri și se introduce totalul în comanda de primire.
Dacă la primirea bunurilor materiale se constată că materialele primite nu corespund sortimentului, cantității și calității acestora specificate în documentele furnizorului, atunci nu se întocmește formularul de comandă de primire nr. M-4. Într-o astfel de situație se întocmește Certificat de acceptare a materialelor (formular nr. M-7). Acest act este intocmit si pentru a oficializa acceptarea materialelor primite fara acte.
Acest act este baza legală pentru depunerea unei reclamații la furnizor sau expeditor.
Actul este întocmit de o comisie, care trebuie să includă o persoană responsabilă financiar, un reprezentant al expeditorului (furnizorului) sau un reprezentant al unei organizații dezinteresate.
Actul se intocmeste in doua exemplare, dintre care unul cu documentele anexate se transfera compartimentului contabilitate, iar celalalt compartimentului achizitii sau contabilitate pentru transmiterea unei scrisori de revendicare catre furnizor. Dacă organizația are un departament juridic, atunci întocmirea unei scrisori de revendicare poate fi încredințată acestui departament.
Ordinele de primire și actele de acceptare a materialelor trebuie întocmite în ziua primirii acestora. În unele cazuri, atunci când loturi individuale de materiale sunt în proces de acceptare tehnică sau de testare de laborator, materialele sunt acceptate pentru păstrare. În acest caz, managerul de depozit sau depozitarul face înregistrări despre astfel de materiale într-o carte specială. Înregistrările din această carte sunt păstrate cu împărțirea materialelor: „Materiale care așteaptă acceptarea” și „Materiale acceptate pentru păstrare”. În depozite și magazii, astfel de materiale trebuie depozitate separat, iar consumul lor nu este permis până la clarificarea rezultatelor recepției.
Vă rugăm să rețineți că materialele achiziționate de persoane responsabile sunt, de asemenea, supuse livrării la depozit. Acceptarea unor astfel de materiale pentru contabilitate se efectuează în modul general stabilit pe baza facturilor și verificărilor organizațiilor comerciale cu amănuntul, chitanțelor pentru comanda de primire la achiziționarea de materiale pentru numerar în alte organizații, un act de achiziție la achiziționarea de materiale de la populație, adică pe baza documentelor care confirmă achiziția. Aceste documente trebuie anexate raportului prealabil al persoanei responsabile.
Contabilitatea mișcării materialelor în depozit pentru fiecare clasă, tip și dimensiune se efectuează în Fișă de contabilitate materiale (formular nr. M-17), completat pentru fiecare număr de articol al materialului. Înregistrările de pe card sunt păstrate de persoana responsabilă financiar pe baza chitanțelor primare și a documentelor de cheltuieli din ziua tranzacției.
Baza pentru înregistrarea operațiunilor de primire a mărfurilor sunt Formele unificate ale documentației contabile primare pentru înregistrarea operațiunilor comerciale, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 25 decembrie 1998 nr. 132 (denumită în continuare Rezoluția nr. . 132).
Potrivit clauzei 2.1.1 din Recomandările metodologice de contabilitate și înregistrare a operațiunilor de primire, depozitare și eliberare a mărfurilor în organizațiile comerciale, aprobate prin Scrisoarea Roskomtorg din 10 iulie 1996 nr. 1-794/32-5, procedura și calendarul de primire a mărfurilor din punct de vedere cantitativ, calitativ și complet și documentația acesteia sunt reglementate de condițiile tehnice actuale, condițiile de livrare, acordurile de cumpărare și vânzare și instrucțiunile privind procedura de acceptare a bunurilor de larg consum din punct de vedere cantitativ, calitativ. și completitudine.
Transferul mărfurilor către cumpărător se formalizează prin documentele de expediere prevăzute de termenii de livrare și transport al mărfurilor. Acestea pot fi foi de parcurs, foi de parcurs, foi de transport feroviar, facturi, facturi.
Bunurile achiziționate de o organizație comercială pentru revânzare pot fi livrate direct în depozitul acesteia sau pot fi acceptate de organizația comercială în afara propriului depozit.
Dacă acceptarea se efectuează în afara depozitului cumpărătorului (la depozitul furnizorului, la o gară, debarcader, aeroport), atunci primirea mărfurilor se efectuează de către persoana responsabilă financiar a organizației comerciale prin împuternicire, care confirmă dreptul persoanei responsabile financiar de a primi bunurile. Procedura de înregistrare a unei procuri a fost discutată mai sus.
Clauza 2.1.5 din Recomandările metodologice de contabilitate și înregistrare a operațiunilor de primire, depozitare și eliberare a mărfurilor în organizațiile comerciale, aprobate prin Scrisoarea Roskomtorg din 10 iulie 1996 nr. 1-794/32-5, stabilește că procedura de acceptare a mărfurilor și documentarea recepției depind, în special:
ü de la locul de acceptare;
ü asupra naturii acceptării (cantitate, calitate, completitudine);
ü asupra gradului de conformitate a contractului de furnizare cu documentele însoțitoare (prezență sau absență).
Recepția mărfurilor după cantitate și calitate presupune verificarea conformității disponibilității efective a mărfurilor cu datele conținute în documentele de transport, însoțitoare și (sau) de plată, iar la acceptarea prin calitate și integralitate - cerințele de calitate a mărfurilor stipulate în contracta.
Recepția mărfurilor este procesată în diferite moduri - în funcție de apropierea biroului de locația depozitului. Dacă depozitul și biroul furnizorului sunt situate în același loc, atunci documentele și livrarea mărfurilor au loc simultan. Documentul de eliberare a mărfurilor în acest caz este factura.
În cazul în care depozitul firmei furnizor este îndepărtat de birou, atunci reprezentantului organizației comerciale (persoană responsabilă din punct de vedere material) i se eliberează un document de primire a mărfurilor, conform căruia i se vor elibera bunurile materiale la depozit. Dacă în depozit nu există mărfuri în cantitatea necesară, destinatarului i se emite un nou document - o factură, care indică cantitatea reală de mărfuri furnizată. ÎN se indică factura :
ü numarul si data externarii;
ü numele furnizorului și cumpărătorului;
ü denumirea și descrierea succintă a produsului;
ü cantitatea de mărfuri;
ü prețul și costul total al mărfurilor (inclusiv TVA), taxa pe valoarea adăugată trebuie indicate pe un rând separat.
Factura trebuie emisă în 4 exemplare, primele două rămân la furnizor (în depozit și în departamentul de contabilitate), celelalte două sunt transferate cumpărătorului (în departamentul de contabilitate și persoana responsabilă financiar). Factura trebuie să fie certificată de sigiliile furnizorului și destinatarului și semnăturile persoanelor responsabile financiar (una a eliberat marfa, cealaltă a acceptat).
În cazul în care mărfurile sunt în containere nedeteriorate, atunci acceptarea poate fi efectuată după numărul de bucăți, greutatea brută sau după numărul de unități comerciale și marcaje de pe container. Dacă prezența efectivă a mărfurilor în container nu este verificată, atunci este necesar să faceți o notă despre aceasta în documentul de însoțire.
În cazul în care cantitatea și calitatea mărfurilor corespund datelor specificate în documentele de expediere, atunci documentele însoțitoare (factura, scrisoarea de transport și alte documente care atestă cantitatea sau calitatea mărfurilor primite) sunt ștampilate de organizația cumpărătoare, ceea ce confirmă conformitatea cu mărfurile acceptate cu datele specificate în documentele însoțitoare. Persoana responsabilă financiar care acceptă mărfurile își pune semnătura pe documentele de expediere și o certifică cu sigiliul rotund al organizației comerciale.
Pentru a oficializa acceptarea mărfurilor în ceea ce privește calitatea, cantitatea, greutatea și integralitatea în conformitate cu regulile de acceptare a mărfurilor și termenii contractului, se utilizează Certificat de acceptare a mărfurilor (formular Nr.TORG-1), cu stabilit de membrii comisiei de selecţie autorizate de conducătorul organizaţiei. Mărfurile sunt acceptate în funcție de disponibilitatea reală.
Numărul de copii ale actului care urmează a fi întocmit și caracterul complet al documentelor anexate se stabilește în fiecare caz concret.
Pentru a oficializa acceptarea articolelor de inventar care au discrepanțe cantitative și calitative cu datele din documentele de însoțire ale furnizorului, se folosesc următoarele documente:
Acționează asupra neconcordanței cantitative și calitative constatate la acceptarea articolelor de inventar (formular nr. TORG-2), întocmit pentru mărfuri autohtone în patru exemplare;
- Acționați cu privire la discrepanța stabilită în cantitate și calitate la acceptarea mărfurilor importate (formular Nr. TORG-3), întocmit pentru mărfurile importate în cinci exemplare.
Notă!
În cazul în care, în momentul recepției mărfii, se dezvăluie o discrepanță între greutatea brută și greutatea indicată în documentele însoțitoare, cumpărătorul nu trebuie să deschidă containerul și ambalajul. Dacă, în timp ce greutatea brută este corectă, în timpul verificării greutății nete sau a numărului de unități de marfă în locuri individuale se constată o lipsă de mărfuri, atunci cumpărătorul are dreptul de a suspenda acceptarea încărcăturii rămase. Containerele, ambalajele articolelor deschise și bunurile conținute în acestea trebuie păstrate și apoi predate unui reprezentant al organizației expeditorului.
· Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formular nr. OS-1);
· Certificat de acceptare și transfer de grupuri de mijloace fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formular nr. OS-1b).
Actele se aprobă de conducătorii organizației beneficiare și ale organizației donatoare și se întocmesc în cel puțin două exemplare. Actul trebuie să fie însoțit de documentația tehnică aferentă acestui element de mijloc fix.
Datele privind acceptarea unui obiect în mijloace fixe reprezintă baza pentru completarea următoarelor documente primare pentru contabilizarea mijloacelor fixe:
· Fișă de inventar pentru evidența mijloacelor fixe (formular nr. OS-6);
· Fișă de inventar pentru evidența de grup a mijloacelor fixe (formular nr. OS-6a);
· Registrul de inventar pentru contabilitatea mijloacelor fixe (formular nr. OS-6b).
În procesul de activitate economică, bunurile materiale ajung la depozite și depozite nu numai de la furnizori. Mișcarea lor internă se realizează și de la departamentele organizației către depozite și depozite. Alineatul 57 din Instrucțiunile metodologice nr. 119n stabilește că că livrarea materialelor către depozite de către departamente ar trebui să fie documentată cu facturi pentru mișcarea internă a materialelor în cazurile în care:
· produsele fabricate de diviziile organizației sunt utilizate pentru consumul intern în organizație sau pentru prelucrare ulterioară;
· materialele sunt returnate de către departamentele organizației într-un depozit sau depozit de atelier;
· se predau deseuri din fabricarea produselor (executarea lucrarilor), precum si defectele;
· se efectuează livrarea materialelor primite din lichidarea (dezasamblarea) mijloacelor fixe;
· alte cazuri similare.
Operațiunile de transfer de materiale de la o divizie a organizației la alta sunt documentate și cu facturi pentru deplasarea internă a materialelor.
Rezoluția nr. 71a elaborată în aceste scopuri formularul nr. M-11 „Cerere-factură” , utilizat în cazurile în care activele materiale sunt mutate între divizii structurale ale unei organizații sau între persoane responsabile financiar.
Factura se intocmeste de persoana responsabila financiar a unitatii structurale care livreaza bunurile materiale. Una dintre cele două copii compilate ale facturii servește ca bază pentru ca depozitul de livrare să anuleze valorile; pe baza celui de-al doilea exemplar, depozitul de primire acceptă aceste valori pentru contabilitate. Factura este semnată de persoanele responsabile financiar atât din departamentul de livrare cât și din cel de recepție și se depune la departamentul de contabilitate pentru înregistrarea mișcării materialelor.
De menționat că aceleași facturi sunt folosite pentru a documenta livrarea materialelor la cerere și neutilizate la depozit, precum și livrarea deșeurilor și a defectelor.
Punctul 90 din Instrucțiunile metodologice nr. 119n stabilește că mișcarea internă a materialelor este considerată și eliberarea acestora către depozitele (depozitele) unităților organizatorice și către șantiere.
În cazul în care eliberarea materialelor către departamente se efectuează fără a se indica scopul utilizării materialelor, o astfel de eliberare este luată în considerare și ca o mișcare internă, iar materialele se consideră a fi emise către departamentul care le-a primit. Compartimentul care a primit materialele întocmește un raport de consum pentru cantitatea de materiale consumată efectiv. Procedura specifică de întocmire a raportului de cheltuieli, precum și lista departamentelor care îl pot aplica, sunt stabilite de organizație. Acest act trebuie să reflecte:
ü denumirea materialelor primite;
ü cantitatea, pretul contabil si suma pentru fiecare articol;
ü numărul și (sau) denumirea comenzii, produsului, produsului pentru a cărui producție au fost utilizate materialele;
ü cantitatea de produse fabricate sau volumele de lucru efectuate.
Actul întocmit stă la baza radierii materialelor de la unitatea raportoare a unității care le-a primit.
În cazul deplasării articolelor de inventar între diviziile structurale sau persoanele responsabile material ale organizației, în conformitate cu Rezoluția nr. 132, Factură pentru mișcare internă, transfer de mărfuri, containere (formular nr. TORG-13) , întocmit în două exemplare de către persoana responsabilă financiar a depozitului sau departamentului care predă inventarul. Prima copie a facturii rămâne în departamentul de livrare și servește la anularea articolelor de inventar, a doua este transferată departamentului care primește valorile și servește la acceptarea acestora în contabilitate.
Factura este semnată de persoanele responsabile financiar ale livratorului și destinatarului și prezentată departamentului de contabilitate al organizației pentru a înregistra mișcarea articolelor de inventar.
În cadrul unei organizații, nu numai materialele și bunurile, ci și mijloacele fixe sunt mutate de la o unitate structurală la alta. Pentru a înregistra și înregistra astfel de mișcări, se folosește Factură pentru deplasarea internă a mijloacelor fixe, formular nr. OS-2, aprobat prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică Nr.7.
Factura este emisă de unitatea cedente în trei exemplare și semnată de persoanele responsabile ale unităților structurale ale destinatarului și ale livratorului. Primul exemplar este transferat departamentului de contabilitate, al doilea rămâne la persoana responsabilă financiar a unității care transferă mijlocul fix, iar al treilea exemplar este transferat unității care primește mijlocul fix.
Datele privind mișcarea mijloacelor fixe sunt introduse în cardul de inventar sau în cartea de contabilitate a mijloacelor fixe (formulare nr. OS-6, nr. OS-6a, nr. OS-6b).
Activele materiale pot fi eliberate din depozit în producție, precum și în cazul vânzării și eliminării lor din alte motive.
Eliberarea materialului în producție este eliberarea de materiale dintr-un depozit sau depozit direct pentru fabricarea produselor, efectuarea muncii și prestarea de servicii, precum și pentru nevoile de management ale organizației.
În funcție de modul în care este organizată structura depozitului, materialele sunt eliberate în conformitate cu standardele stabilite și în unități de măsură corespunzătoare, după cum urmează:
ü fie la depozitele diviziilor organizației și de acolo direct la producție - la șantiere, la echipe și la locurile de muncă;
ü sau direct la departamente dacă nu au depozite.
Vă rugăm să rețineți că depozitarii eliberează materiale din depozit către angajații strict definiți. Listele persoanelor care au dreptul de a primi materiale din depozite, precum și mostre ale semnăturilor acestora, trebuie convenite cu contabilul-șef al organizației și aduse la cunoștința persoanelor responsabile financiar care emit materiale.
Procedura de eliberare a materialelor în producție din depozitele departamentului direct către șantiere, echipe și locuri de muncă se realizează în modul stabilit de șeful departamentului.
Să luăm în considerare ce documente primare sunt folosite pentru a documenta eliberarea materialelor din depozit.
Am menționat mai sus că eliberarea materialelor se efectuează în conformitate cu standardele stabilite, adică eliberarea materialelor în producție trebuie efectuată pe baza unor limite prestabilite. Astfel de limite sunt stabilite pe baza standardelor de consum de materiale și a programelor de producție dezvoltate în organizație.
Pentru a înregistra eliberarea materialelor conform limitelor aprobate, se utilizează Fișă limită de gard (formular nr. M-8). Acest document este, de asemenea, utilizat pentru monitorizarea continuă a respectării limitelor stabilite pentru aprovizionarea cu materiale și este, de asemenea, un document justificativ pentru anularea bunurilor materiale din depozit. Eliberarea legitimației de gard limită se realizează de către diviziile organizației cărora le sunt încredințate funcțiile de aprovizionare sau planificare.
Pentru fiecare denumire de material se eliberează două exemplare ale documentului, dintre care unul este transferat la unitatea structurală înainte de începutul lunii, iar celălalt la depozit. De regulă, un card limită este emis pentru o lună, dar dacă circulația materialelor într-o organizație este mică, atunci acest document poate fi emis pentru un trimestru. Pentru fiecare depozit se eliberează un card de limită și de admisie separat.
La eliberarea materialelor, depozitarul notează în ambele exemplare ale documentului data și cantitatea materialelor emise și afișează restul limită în funcție de numărul de articol al materialului. Depozitarul semnează cardul de limită și de admisie al destinatarului, iar destinatarul semnează cardul de limită și de admisie al depozitului.
După utilizarea limitei, managerul de depozit sau depozitarul predă cardurile de limită către departamentul de contabilitate. Indiferent dacă limita este utilizată sau nu, la începutul lunii trebuie să fie predate toate cardurile cu limită pentru luna anterioară. Dacă cardul a fost emis pentru un trimestru, acesta trebuie returnat la începutul trimestrului următor. Livrarea copiilor de depozit ale cardurilor limit-fence este precedată de reconcilierea datelor conținute în acestea cu datele copiilor de carduri deținute de destinatarii bunurilor materiale. Reconcilierea finalizată este confirmată de semnăturile conducătorului de depozit (magazinar) și ale persoanei responsabile din departamentul care a primit materialele.
Pentru a reduce numărul documentelor primare, se recomandă eliberarea materialelor în Carduri de contabilitate materiale (formular nr. M-17). În acest caz, cardul de admisie limită se eliberează într-un singur exemplar și pe baza acestuia se realizează operațiunea de eliberare a materialelor. Depozitarul semnează cardul limit-gard, iar destinatarul materialelor semnează cardul de contabilitate materiale.
La înregistrarea eliberării materialelor fără înregistrarea documentelor consumabile, cardurile de depozit se depun la departamentul de contabilitate conform registrului de la sfârșitul fiecărei luni. Pe baza cardurilor, angajații contabili întocmesc registrele contabile corespunzătoare, după care fișele contabile de depozit sunt returnate la depozit.
Contabilitatea returnării materialelor neutilizate în producție se ține în aceeași formă și nu se întocmesc documente suplimentare.
Dacă este necesar, cu permisiunea șefului organizației, inginer-șef sau a altor persoane autorizate, este permisă aprovizionarea în exces de materiale, precum și înlocuirea unor tipuri de materiale cu altele. Dacă materialele sunt emise peste limită, în documentele primare este scrisă inscripția „Peste limită”.
De regulă, organizațiile mari efectuează livrarea centralizată a materialelor din depozitele organizației către depozitele diviziilor și direct la locurile și locurile de muncă ale diviziilor. În acest caz, se întocmește un document operațional special pentru vacanță - un „plan-hartă”. Acesta reflectă limitele stabilite și datele calendaristice pentru transmiterea materialelor către departamente. Formularul plan-hartă nu este prevăzut în albumele formelor unificate ale documentelor contabile primare și trebuie elaborat de organizație în mod independent. În baza acestui document, angajatul depozitului emite o factură pentru eliberarea materialelor în limita stabilită. În acest caz, se poate aplica Cerința - factură (formular nr. M-11), Factură (formular nr. M-15).
Toate documentele contabile primare pentru eliberarea materialelor din depozite și depozite către unitățile organizatorice trebuie să indice:
ü denumirea materialului;
ü cantitatea de material, prețul acestuia și cantitatea totală;
ü scopul materialului (denumirea comenzii, produs, produs pentru fabricarea căruia sunt furnizate materialele sau denumirea costurilor).
Eliberarea materialelor din depozitul organizației în cazul vânzării acestora se efectuează de către lucrătorii din depozit pe baza Factură pentru eliberarea materialelor în lateral (formular nr. M-15). Acest formular este utilizat pentru a înregistra eliberarea activelor materiale:
ü către terți pe baza de contracte și alte documente;
ü ferme ale organizației dumneavoastră situate în afara teritoriului său.
Prima copie a facturii este transferată la depozit pentru eliberarea materialelor, iar a doua copie este transferată destinatarului materialelor.
Documentul principal utilizat pentru a oficializa vânzarea (eliberarea) articolelor de inventar de către o organizație comercială către o organizație terță este Aviz de trăsură (formular nr.TORG-12), aprobată prin Rezoluția nr. 132 și întocmită în două exemplare. Primul rămâne în organizația care predă inventarul, iar pe baza acestuia sunt anulate. A doua copie este transferată unui terț și stă la baza acceptării articolelor de inventar pentru contabilitate.
La transportul rutier de mărfuri, se emite o scrisoare de trăsură (Formular nr. 1-T), aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea lucrărilor mașinilor și mecanismelor de construcții, lucrări în transportul rutier” .
Procedura de emitere a scrisorii de trăsură a fost stabilită prin Instrucțiunea comună a Ministerului de Finanțe al URSS nr. 156, Băncii de Stat URSS nr. 30, Oficiul Central de Statistică al URSS nr. 354/7 și Ministerul Autotransportului RSFSR nr. 10 /998 din 30 noiembrie 1983 „Cu privire la procedura de plăți pentru transportul rutier de mărfuri”.
Conform paragrafului 5 al prezentei Instrucțiuni, expeditorul nu are dreptul de a transfera, iar organizația de transport cu motor nu are dreptul de a accepta pentru transport, marfă care nu este documentată cu borderouri. Acest lucru se aplică tuturor transporturilor efectuate cu vehicule de marfă, indiferent de condițiile de plată pentru munca sa.
Trebuie amintit că scrisoarea de trăsură, în conformitate cu paragraful 6 din Instrucțiuni, este singurul document utilizat pentru anularea stocurilor de la expeditori și acceptarea acestora pentru contabilitate de la destinatari, precum și pentru depozit, operațional și contabilitate.
Scrisoarea de trăsură (denumită în continuare CTN) se întocmește în patru exemplare, dar cu acordul organizației de transport auto și al expeditorului poate fi întocmită în cinci exemplare. Fiecare copie a TTN trebuie să fie certificată prin semnătura, sigiliul sau ștampila expeditorului.
ü numele destinatarului încărcăturii;
ü denumirea încărcăturii;
ü cantitatea, greutatea încărcăturii transportate, modalitatea de determinare a greutății;
ü tip de ambalaj;
ü metoda de incarcare si descarcare;
ü ora de livrare a autovehiculului pentru încărcare și ora de finalizare a încărcării.
În cazurile în care nu este posibilă listarea tuturor numelor și caracteristicilor articolelor de inventar eliberate în TTN „Informații despre marfă”, trebuie atașată o factură în formularul Nr. TORG-12.
În aceste cazuri, scrisoarea de trăsură indică faptul că se atașează un formular specializat ca secțiune de produs, fără de care această scrisoare de trăsură este considerată nevalidă și nu trebuie utilizată pentru decontările cu expeditorii și destinatarii, precum și pentru contabilizarea volumelor de transport finalizate și calcularea salariul șoferului.
Dacă un vehicul transportă mărfuri către mai mulți destinatari, atunci TTN este emis pentru fiecare transport de marfă către fiecare destinatar separat.
De regulă, scrisoarea de trăsură este întocmită de către expeditor, dar acordul poate prevedea înregistrarea avizului de trăsură de către organizația de transport cu motor care efectuează transportul mărfurilor.
Dacă scrisoarea de trăsură este emisă de către expeditor, atunci întreprinderile de transport cu motor au dreptul de a verifica informațiile specificate în scrisoarea de trăsură, iar expeditorul și destinatarul sunt responsabili pentru consecințele reflectării incorecte, inexacte și incomplete a informațiilor din scrisoarea de trăsură. .
Acceptarea mărfii pentru transport este confirmată de semnătura expeditorului șofer în toate copiile scrisorii de trăsură, în timp ce expeditorul nu are dreptul să ceară șoferului să accepte încărcătura folosind orice alte documente decât scrisoarea de trăsură.
Prima copie rămâne la expeditor și este destinată anulării articolelor de inventar.
Al doilea, al treilea și al patrulea exemplar al TTN sunt oferite șoferului, din care:
al doilea exemplar se preda destinatarului si este destinat acceptarii in contabilitate a obiectelor de inventar;
al treilea exemplar se anexează la factura de transport și servește drept bază pentru decontarea întreprinderii de transport cu motor cu expeditorul (destinatarul);
al patrulea exemplar este atașat la scrisoarea de parcurs și servește drept bază pentru înregistrarea lucrărilor de transport.
La predarea marfii, conducatorul auto prezinta destinatarului trei copii ale TTN, care certifica primirea marfii cu semnatura si sigiliul (timbra) in scrisoarea de trasura, indicand concomitent in toate exemplarele ora sosirii si plecarii vehiculul.
Avizul de trăsură este format din secțiuni de mărfuri și transport. Secțiunea de mărfuri este utilizată pentru a anula articolele de inventar din depozitul expeditorului și a le accepta în contabilitate de către destinatar, secțiunea de transport este utilizată pentru a înregistra lucrările de transport și pentru a efectua plăți pentru serviciile prestate pentru transportul mărfurilor.
Mai multe detalii cu întrebări referitoare laorganizarea contabilitatii de depozit, Îl puteți găsi în cartea SA „BKR-Intercom-Audit” „Organizarea contabilitatii de depozit».
Achizitie de bunuriîntreprindere sau organizare comercială - etapa cea mai problematică a schemei de asigurare a resurselor materiale. În articolul despre alegerea schemei optime pentru asigurarea unei întreprinderi cu resurse materiale, am descris viziunea noastră asupra ideii de organizare a contabilității, conceptul general. Pentru a minimiza costurile de depozitare a mărfurilor și materialelor, dar în același timp a garanta furnizarea de materiale pentru procesul de producție sau comerț, este necesar să se efectueze o parte din achizițiile de bunuri și materiale în mod direct (nevoie -› cumpărat) , și parțial - pentru a reaproviziona stocurile care pot fi utilizate rapid, reducând dependența de posibilele întârzieri de livrare (trebuie să -› luăm din stocul din depozit -› cumpărăm -› reumplem stocul).
În acest proces, veriga slabă este cel mai adesea achiziția de bunuri, lucrări și servicii. Să vorbim deocamdată despre achiziția de bunuri, dar achiziția de lucrări și servicii merită o discuție separată. Uneori, din motive obiective, bunurile sunt achiziționate cu întârziere, uneori achiziționarea de bunuri individuale devine imposibilă (de exemplu, produsul solicitat nu mai este produs). Iar pentru cei responsabili de achiziții (furnizori), prezența unor astfel de motive devine o scuză chiar și acolo unde problemele de achiziție sunt cauzate de motive complet diferite, mai banale, de exemplu, neglijența obișnuită.
Minimizarea acestor riscuri este o sarcină extrem de importantă.
Este recomandabil să se descrie și să sistematizeze în detaliu procesul de cumpărare a mărfurilor, să-l simplifice și să se automatizeze dacă este posibil, să se recomande/să impună reguli clare de joc (regulamente) interpretilor și să se organizeze o schemă de control eficientă. Pentru a simplifica această sarcină, să încercăm să identificăm din ce părți constă procesul de cumpărare a bunurilor și să luăm în considerare reglementările simplificate pentru achiziționarea de bunuri. A pune lucrurile în ordine secvențială în mai multe procese separate, deși interconectate, este întotdeauna mai ușor decât a prelua totul deodată.
SCHEMA PROCESULUI DE ACHIZIȚIONARE A BUNURILOR
Majoritatea acțiunilor (etapelor) care se desfășoară la achiziționarea articolelor de inventar sunt de același tip:
- calcularea necesarului de inventar și materiale pentru a susține procesul de producție sau pentru a efectua anumite lucrări, de exemplu, pentru a efectua lucrări de reparații efectuate la nivel intern (planificarea aprovizionării);
- planificarea necesarului total de achiziție de stocuri (mărfuri, materii prime, materiale, echipamente) pentru fiecare client individual (pentru întreprinderile industriale, departamentele întreprinderii în sine sunt mai des clienții, dar într-un sens mai larg, în special pentru întreprinderile comerciale, aplicația poate fi orientată spre satisfacerea nevoii și clienților externi - cumpărătorii noștri);
- planificarea cuprinzătoare a aprovizionărilor (achizițiilor) pentru întreprindere în ansamblu;
- selectarea furnizorilor, proceduri de licitație;
- furnizarea de bunuri si materiale (inregistrare, control al respectarii conditiilor de livrare, valorificare, ...);
- verificarea calității mărfurilor primite (la comision la recepție sau în timpul inspecției suplimentare, testării, certificării, care poate fi efectuată fie de întreprindere însăși, fie de organizații externe de certificare).
Dar chiar și atunci când achiziția de bunuri în sine este finalizată, acest lucru este încă departe de sfârșitul procesului de furnizare. La urma urmei, este încă necesar să se organizeze circulația mărfurilor către destinatarul final (de exemplu, de la un depozit la un depozit și de la depozit la un maistru sau maistru care va efectua lucrarea). Ar fi bine să informați clienții despre bunurile primite, să controlați viteza de primire, livrare, iar în etapele următoare - viteza de utilizare.
ORGANIZAREA PROCESULUI DE ACHIZIȚIONARE DE BUNURI
Cel mai adesea, aceste etape ale procesului de achiziție sunt efectuate secvenţial. Dar poate exista o retragere pentru oricare dintre ele. De exemplu, dacă există probleme de aprovizionare, poate fi necesar să căutați din nou un furnizor. În plus, în orice moment poate apărea ceva ce nu putea fi prevăzut, de exemplu, o urgență. Aceasta înseamnă că trebuie să fiți pregătit pentru modificări urgente ale tuturor planurilor (achiziții, consumabile/achiziții), selectarea urgentă a unui furnizor și achizițiile neprogramate de bunuri și materiale.
Fiecare dintre aceste etape este extrem de importantă în schema generală și are propriile sale specificități. Fiecare etapă trebuie să fie automatizată, astfel încât întregul proces de achiziție să funcționeze ca o singură unitate.
1. PLANIFICAREA Aprovizionarii
A planifica suportul material al unei întreprinderi înseamnă a decide din timp ce bunuri și materiale vom avea nevoie și în ce volume. Cea mai bună (probabil chiar singura) modalitate de a planifica furnizarea de resurse materiale este să ne gândim dinainte ce vom face (fabrica, produce) și ce nevoie de materiale este suficientă pentru noi.
Este raționalizarea stocurilor care permite nu numai simplificarea procesului de planificare a resurselor pentru aprovizionarea și achiziționarea de bunuri, ci și asigurarea mecanismelor logice de control al stocurilor (stocuri curente - pentru cifra de afaceri, stocuri de urgență - pentru fezabilitate și disponibilitate). Utilizarea standardizării în schema de furnizare a unei întreprinderi cu resurse materiale construiește suport metodologic pentru planificare în cel mai eficient proces global.
Pentru a înregistra nevoia existentă de bunuri și materiale, folosim „comenzi” - documente electronice cu care consumatorii finali comandă bunurile și materialele de care au nevoie. Când plasați comenzi, este extrem de important să luați o decizie, de ex. de unde vom lua bunurile si materialele necesare. În practica noastră folosim . Pe lângă achiziție, aceasta include și o rezervă adresabilă, producție internă și două tipuri de stocuri - stoc circulant curent și stoc de urgență. Mai multe detalii despre schema noastră recomandată pentru planificarea necesarului de materiale și comandarea articolelor de inventar pot fi găsite în articol.
Separat, merită menționat rolul cel mai important al comenzilor dacă întreprinderea ține înregistrări automate ale tuturor lucrărilor efectuate și utilizează activ software pentru planificare. Comenzile (care, pe lângă materiale, pot descrie și munca) în acest caz joacă rolul cel mai important în planificarea lucrărilor și monitorizarea implementării acesteia. Cu toate acestea, planificarea și contabilizarea muncii este un subiect uriaș separat, parțial atins și în articolele noastre.
2. DEPUNEREA CERERILOR DE CUMPĂRARE
O parte semnificativă a bunurilor și materialelor necesare întreprinderii (materii prime sau materiale pentru fabricarea a ceva, de exemplu, pentru lucrări de reparații) poate lipsi, ceea ce înseamnă că trebuie achiziționată. La planificarea necesarului de inventar și materiale (la plasarea comenzilor), este recomandabil să se aloce astfel de materiale, indicând achiziția ca sursă de aprovizionare. Astfel de articole de inventar (cele pentru care achiziția va fi sursa garanției în comenzi) trebuie apoi incluse în cererea de achiziție, iar achiziția va fi planificată și realizată pe baza acestora.
Ne vom uita la beneficiile procesării separate a comenzilor și cererilor în detaliu puțin mai târziu. Iată câteva dintre beneficii:
- managementul incontestabil beneficiază de o înțelegere clară a motivului pentru care sunt necesare anumite bunuri și materiale achiziționate;
- capacitatea de a evita sarcinile de vârf cu planificarea trimestrială sau lunară a achizițiilor, deoarece Necesitatea materialelor achiziționate este determinată de antreprenori la plasarea comenzilor, adică. în mod constant și nu o dată pe perioadă;
- ușurința de control al bugetului de achiziții în contextul departamentelor individuale ale clienților (centre de responsabilitate financiară);
- minimizarea costurilor cu forța de muncă pentru pregătirea, verificarea și aprobarea cererilor de achiziție.
Cererea de achiziție este, de asemenea, extrem de importantă pentru evaluarea eficienței organizației și efectuarea achizițiilor (compararea planului și a aprovizionării efective). În acest caz, controlul asupra implementării aplicației poate fi efectuat fără dificultate de către client însuși, adică. divizie care a depus o cerere de cumpărare de bunuri și materiale. Dar este tocmai controlul cumpărăturilor de către client/consumator, adică. o persoană care depinde de disponibilitatea articolelor de inventar solicitate este adesea cea mai eficientă. Trebuie doar să oferi acestei persoane posibilitatea de a vedea prompt problemele de achiziții și de a le evalua în mod obiectiv.
În cadrul structurii organizatorice a întreprinderilor, cererile de cumpărare sunt de obicei depuse de către departamente care joacă rolul clienților în procesul de achiziție.
3. PLANIFICAREA ACHIZIȚIILOR ȘI LIVRĂRII
Uneori este convenabil să separați planificarea aprovizionării și planificarea achizițiilor de produse. De exemplu, printr-un plan de aprovizionare considerăm un plan sub forma „timpul de livrare + volumul de livrare”, iar printr-un plan de achiziții este convenabil să înțelegem o esență mai largă - un plan de aprovizionare plus bani (costul mărfurilor și condițiile așteptate de decontari reciproce). Cu toate acestea, aceste concepte sunt adesea folosite interschimbabil.
În orice caz, cererile de cumpărare de la mai multe departamente ale clienților conțin adesea aceleași articole. Sunt necesare informații despre client pentru achiziția și livrarea mărfurilor? Poate atunci când convineți asupra unui înlocuitor pentru posibili analogi sau când clarificați proprietățile și caracteristicile unui produs atunci când selectați un furnizor. În toate celelalte etape ale achiziției de bunuri, este important doar ca furnizorul să știe ce și în ce volum trebuie achiziționat.
Atunci când organizați și planificați furnizarea de bunuri, este mult mai convenabil și mai convenabil să lucrați nu cu zeci sau sute de solicitări de achiziție de bunuri de la departamentele individuale ale clienților, ci cu altceva, agregat. În aceste scopuri, este convenabil să folosiți un plan de achiziții (plan de aprovizionare). Este planul de achiziții (planul de aprovizionare) care va fi această listă agregată a articolelor de inventar care trebuie achiziționate de întreprindere sau organizație în ansamblu.
Planul de achiziții pentru resursele de inventar este o „instrucțiune de acțiune” pentru serviciul comercial al întreprinderii responsabile cu achiziționarea de bunuri și materiale. De asemenea, este necesar și convenabil pentru monitorizarea achizițiilor efectuate de către serviciul comercial sau executanți individuali responsabili (furnizori), deoarece Este foarte ușor să obțineți statistici privind implementarea acestuia, să obțineți articole care nu au fost achiziționate sau nu au fost achiziționate integral.
Evidențierea planului de achiziții în schema de achiziție a stocurilor oferă multe alte beneficii, de exemplu, capacitatea de a organiza controlul automat asupra postării articolelor nedeclarate pentru cumpărare, de exemplu. pentru a preveni „activitățile independente” ale furnizorilor în timpul achizițiilor, când aceștia cumpără „nu chiar” ceea ce este necesar (sau deloc), sau când achiziția de bunuri se realizează într-un volum umflat.
4. SELECTAREA FURNIZORILOR SI ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE LIVRARE
Indiferent de cine este responsabil pentru selectarea unui furnizor, fie el însuși economistul de achiziții sau un reprezentant al unui departament sau organizație separată responsabilă cu desfășurarea unei licitații de achiziții, este extrem de important să se controleze momentul selecției furnizorului.
Lipsa controlului asupra momentului de selecție a furnizorilor poate duce la faptul că justificarea întârzierii în livrarea mărfurilor și materialelor va fi în mod constant atribuită problemelor în găsirea unui furnizor. Prin urmare, este de dorit să existe mecanisme clare și eficiente pentru analizarea întârzierilor în aprovizionare.
În practică, folosim o versiune grafică a analizei, care pare destul de convenabilă și cea mai vizuală - un grafic care afișează simultan numărul de posturi pentru care ne așteptăm să primim decizii cu privire la furnizorii selectați, precum și numărul de posturi pentru care de fapt avem astfel de decizii.
5. LIVRAREA MĂRFURII (LIVRARE, DESCARCARE, ACCEPTARE, ÎNREGISTRARE)
Organizarea eficientă a proviziilor este un subiect pentru o discuție separată. Procesul de furnizare a mărfurilor (materii prime, echipamente, consumabile) este el însuși în mai multe etape, are propriile sale specificități și probleme tipice care pot fi identificate separat pentru toate etapele livrării: livrarea, acceptarea, înregistrarea mărfurilor acceptate.
De exemplu, în timpul fazei de livrare este adesea util să urmăriți locația curentă a încărcăturii, mai ales dacă aceasta trece prin vămuire. Acest lucru poate ajuta la organizarea acceptării mărfurilor dacă depozitele nu funcționează non-stop.
Înregistrarea mărfurilor achiziționate este de asemenea, la prima vedere, o operațiune destul de simplă. Ce se întâmplă dacă încercați să asigurați posibilitatea de procesare a livrării în cel mai scurt timp posibil, și în același timp să realizați un control maxim asupra livrării (conformitatea mărfurilor și materialelor aduse cu cele necesare, corectitudinea documentelor de însoțire etc.)?
Este important ca camioanele să nu stea descărcate zile întregi, iar documentele la transferul articolelor de inventar nu necesită ore pentru a se pregăti. De aceea vă recomandăm să „pregătiți” livrarea în avans, descriindu-l în stadiul de a conveni asupra livrării cu furnizorul. Acest lucru permite, de exemplu, să se verifice în prealabil conformitatea livrării cu planul de aprovizionare, să se minimizeze timpul necesar pentru înregistrarea primirii mărfurilor când va avea loc acceptarea imediată a acestora.
6. CONTROLUL CALITĂŢII ARTICOLELOR CUMPĂRATE
Multe grupuri de mărfuri nu sunt expediate fără controlul calității. De exemplu, pentru întreprinderile industriale, astfel de bunuri și materiale pot include majoritatea tipurilor de materii prime (minereu, substanțe chimice), electrozi, rulmenți, supape de închidere.
Pentru unele tipuri de articole de inventar, controlul calității se efectuează direct în momentul recepției (descărcării), iar uneori necesită o serie de analize și măsurători, ceea ce necesită timp suplimentar. În plus, un astfel de control al calității poate fi efectuat fie de o divizie internă specială a întreprinderii care are o licență (de exemplu, un laborator al departamentului de control tehnic), fie poate de o organizație externă.
Ca toate celelalte etape, etapa de control al calității (certificare) necesită control. În caz contrar, materialele care sunt extrem de necesare producției pot rămâne într-un depozit timp de săptămâni, indisponibile pentru livrare din cauza controlului de calitate incomplet.
Dacă urmăriți controlul total al stocurilor, încercați să aveți în orice moment informații despre de ce și de ce orice articole de inventar se află în depozit, atunci organizarea contabilității stocurilor și timpul de control al calității devin o parte obligatorie a schemei generale de contabilitate a stocurilor la întreprindere. .
Pe lângă avantajele descrise, la etapa de control al calității, cu un studiu metodologic amănunțit al diagramei de proces, este posibilă simplificarea semnificativă a activării problemelor de calitate identificate.
7. DISTRIBUȚIA VENITURILOR
Cumpărăm întotdeauna cantitatea de bunuri și materiale necesare? Nu intotdeauna. Este întotdeauna achiziționat un tip de inventar pentru un client intern? Nu, nici întotdeauna. Poate exista o situație în care mai multe departamente au nevoie de un ciocan sau ochelari de protecție în același timp. O situație similară cu exemplul de mai sus poate apărea cu materii prime, echipamente și materiale.
Ce să facem când am cumpărat mai puțin decât ne trebuia? Cine ar trebui să decidă cui să ofere bunurile și materialele achiziționate în primul rând?
În schema de automatizare pe care o folosim, oferim livrări incomplete care necesită distribuție către furnizorii de servicii tehnice care sunt responsabili de producție. Ei sunt, și nu furnizorii sau computerul (programul), cei care trebuie să ia decizia dificilă cu privire la furnizarea prioritară în situații dificile.
RĂSPUNS PROMPT LA SCHIMBĂRILE PLANURILOR DE ACHIZIȚIONARE ȘI LIVRARE
Trebuie amintit că, indiferent cât de ideală este schema de planificare, vor exista întotdeauna factori care necesită un răspuns urgent și achiziții neprogramate. De exemplu, situații de urgență sau erori ale interpretului.
Aceleași greșeli ale executanților, refuzul proiectelor de investiții sau alți factori pot duce la schimbări inverse - o reducere a cererii și, în consecință, necesitatea unui refuz urgent al mărfurilor și materialelor declarate pentru cumpărare, o reducere a planului de aprovizionare. . În caz contrar, riscăm să cumpărăm articole de inventar care nu mai sunt necesare, care vor rămâne ca o greutate moartă în depozitele noastre.
Prezența unor situații care nu pot fi planificate nu înseamnă că deciziile la acordarea unor cereri suplimentare de achiziție sau ajustări ale planului de aprovizionare pot fi aplicate într-o astfel de situație fără a înțelege consecințele.
Este extrem de important să aveți informații complete despre ceea ce a condus la necesitatea de a face modificări la planurile convenite și modul în care decizia va afecta alți factori din viața economică a întreprinderii. De exemplu, în ceea ce privește bugetul, este necesar să înțelegem clar modul în care costurile suplimentare vor afecta costul de producție.
Ideea unei astfel de analize și control este prezentată în articolul „Răspuns prompt la abaterile de la cheltuielile bugetare planificate”.
Deci procesul de cumpărare a bunurilor este simplu? Totul depinde de cât de important este să o gestionezi eficient! Dacă există nevoia sau dorința de a achiziționa bunuri cu eficiență maximă, schema contabilă descrisă mai sus și recomandările pentru stabilirea acesteia pot ajuta la obținerea mai rapidă a rezultatelor atunci când se încearcă implementarea unei astfel de contabilități și control detaliate la orice întreprindere: producție, industrială, comercială.
Forme de documente pentru contabilitatea stocurilor
obiecte de valoare în spațiile de depozitare
Formularul MX-1. Certificat de acceptare și transfer al articolelor de inventar pentru depozitare
Actul de acceptare și transfer al articolelor de inventar pentru depozitare în formularul nr. MX-1 este utilizat pentru a înregistra acceptarea și transferul articolelor de inventar transferate de la organizațiile de depozitare pentru depozitare către organizația custode. Numărul de copii ale actului și caracterul complet al documentelor întocmite se stabilește în fiecare caz concret
Formularul MX-1. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-2. Jurnalul de stoc al articolelor de inventar depuse pentru depozitare
Formularul MX-2 este utilizat pentru înregistrarea articolelor de inventar depuse și este menținut de persoana responsabilă financiar a organizației custode pe baza datelor din documentele privind acceptarea articolelor de inventar depozitate pentru depozitare. Recepția obiectelor de inventar pentru depozitare și returnarea acestora la expirarea perioadei de depozitare se documentează cu semnăturile persoanelor responsabile financiar.
Formularul MX-2. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-3. Certificat de returnare a obiectelor de inventar depozitate
Formularul MX-3 este utilizat pentru a înregistra returnarea către depozitar a bunurilor și bunurilor materiale acceptate de organizația custode pentru depozitare. Actul se întocmește în două exemplare de către persoana responsabilă financiar a organizației custode după expirarea perioadei de depozitare a bunurilor materiale-marfă la restituirea acestora la deponent. O copie a actului rămâne la organizația custode, a doua este transferată deponentului.
Formularul MX-3. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-4. Jurnal de bord pentru mărfurile care sosesc
Formularul MX-4 este utilizat pentru a înregistra articolele de inventar care sosesc în locații de depozitare (baze, depozite, frigidere) de către diferite tipuri de vehicule pentru perioada de raportare (lună). Înregistrările în jurnal se fac pe măsură ce articolele de inventar sunt primite pe baza documentelor însoțitoare.
Formularul MX-4. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-19. Fișa de evidență a soldurilor stocurilor din spațiile de depozitare
Declarația este utilizată în organizațiile care iau în considerare articolele de inventar folosind metoda contabilității operaționale (balanțului). Bilanțul se completează pe baza datelor de pe cardurile de inventar verificate de departamentul de contabilitate. Corectitudinea transferului soldurilor în extras este confirmată de semnătura inspectorului.
Formularul MX-19. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-20. Raport asupra mișcării articolelor de inventar în zonele de depozitare
Raportul este utilizat pentru a furniza date contabile privind mișcarea articolelor de stoc în perioada de raportare. Înregistrările în raport sunt făcute de persoane responsabile financiar pentru fiecare document de intrare și de ieșire și pentru soldul de materiale pentru întreaga gamă de produse. Raportul este semnat de persoane responsabile financiar și transferat departamentului de contabilitate.
Formularul MX-20. Instrucțiuni pentru umplereFormularul MX-20a. Raportați despre mișcarea articolelor de inventar în locațiile de depozitare pentru loturi individuale
Folosind formularul nr. MX-20a, persoanele responsabile material furnizează departamentului de contabilitate date privind mișcarea articolelor de stoc în loturi individuale pentru perioada de raportare. Se întocmește un raport pentru fiecare gamă de materiale, indicând cantitatea totală de încasări și consumul de materiale pentru perioada de raportare. Formularul este semnat de persoane responsabile financiar și depus la departamentul de contabilitate.
Contabilitate de management al întreprinderii de producțieContabilitatea articolelor de inventar
Contabilitatea articolelor de inventar (TMV) necesită, de regulă, prelucrarea unor volume mari de informații. Prin urmare, configurația face munca utilizatorului cât mai ușoară posibil prin utilizarea pe scară largă a mecanismului implicit de inserare automată a datelor, capacitatea de a introduce documente pe baza altor documente și utilizarea altor tehnici.
Contabilitatea mărfurilor, materialelor și produselor finite este implementată într-o configurație în conformitate cu PBU 5/01 „Contabilitatea stocurilor” și liniile directoare pentru aplicarea acesteia.
Operațiunile de primire, deplasare și eliminare a obiectelor de inventar (active materiale) se înregistrează prin introducerea documentelor relevante în baza de informații. În acest caz, înregistrările contabile sunt generate automat. Detaliile postării sunt completate pe baza informațiilor conținute în document.
Deci, atunci când înregistrați primirea de bunuri și materiale prin introducerea documentului „Recepție de bunuri și servicii”, gama de bunuri și materiale primite este listată în partea tabelară a documentului din fila „Marfuri”. Mai mult, în procesul de completare a părții tabulare de către utilizator pentru fiecare articol, configurația introduce automat un cont contabil, un cont de TVA și alte câteva date. Aceste date sunt folosite de configurație pentru a genera automat tranzacții.
Se generează o postare pentru fiecare intrare din secțiunea tabelară „Produse”. Ca subconto (obiect al contabilității analitice) al debitului tranzacției, indicați elementul de director „Nomenclatură” din coloana cu același nume în secțiunea tabelară „Marfuri”.
Astfel, contabilitatea analitică a articolelor de inventar se realizează pe baza directorului „Nomenclatură”. Acest director stochează numele și alte detalii ale articolelor de inventar.
La înlocuirea automată a unui cont de inventar, configurația selectează implicit cea mai potrivită intrare dintr-o listă specială stocată în baza de informații.
Pentru a indica contul contabil pentru decontări cu contrapartea în tranzacția implicită, va fi selectată cea mai potrivită intrare dintr-o altă listă similară.
Datorită utilizării principiului implicit, este posibil să se împartă munca de contabilitate a articolelor de inventar între contabili și alți angajați ai întreprinderii, după cum urmează. Contabilii oferă îndrumări metodologice generale, controlează și completează listele utilizate pentru înlocuirea conturilor contabile în documente pentru înregistrarea mișcărilor articolelor de inventar. (Mai mult, configurația furnizată conține deja liste pre-completate cu seturile minime necesare de înregistrări). Iar angajații responsabili cu înregistrarea mișcărilor articolelor de inventar (angajații departamentului de logistică, departamentelor de producție etc.) introduc documente, le completează cu numele articolelor de inventar, antreprenori și alte detalii, după care înregistrările contabile sunt generate automat conform regulile prescrise de contabili.
Activele de stoc pot fi eliminate din mai multe motive: ca urmare a vânzării, transferului în producție, radierii, etc. Configurația acceptă următoarele metode de evaluare a articolelor de stoc la eliminare:
- la cost mediu;
- la costul primei achiziții de stocuri (metoda FIFO.
Alegerea unei metode sau a alteia este stabilită în baza de informații din setările politicii contabile ale organizației.
Pe lângă contabilizarea sintetică a articolelor de inventar pe conturile contabile, configurația oferă o contabilitate analitică după tipurile acestora - articole de articole (adică elemente din directorul „Nomenclatură”) și pe locații de depozitare (depozite). Acest lucru vă permite să generați rapoarte contabile care reflectă disponibilitatea și mișcarea articolelor de inventar pe articole și locații de depozitare în termeni monetari și cantitativi.