Experiența personală a unui auditor: cum să treceți la gestionarea electronică a documentelor. Schimb de documente electronice cu contrapartide Cum se stabileste fluxul de documente electronice cu contrapartidele

Să ne uităm la principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la gestionarea electronică a documentelor în 2017

Multe companii mari și mici au apreciat deja beneficiile trecerii la fluxul de documente electronice între organizații. Astăzi, EDI intră cu încredere în viața de zi cu zi, înlocuind birocrația obișnuită a hârtiei, iar pentru afaceri de succes este important să înveți cum să o gestionezi. Să ne uităm la principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la EDI 2017.

Care sunt avantajele managementului electronic al documentelor?

• Primul avantaj al EDF este o economie semnificativă a resurselor de timp necesare pentru generarea, verificarea și aprobarea documentelor. Acest lucru se aplică gestionării înregistrărilor interne ale companiei și schimbului de date cu contractanții și agențiile guvernamentale.

Trimiterea rapoartelor electronic cu sistemul Bukhsoft Online - gestionarea electronică convenabilă, accesibilă și sigură a documentelor cu agențiile guvernamentale!

• Gestionarea electronică a documentelor asigură siguranța documentelor create. Toate informațiile sunt stocate într-o singură bază de date, care este copiată în mod regulat. Cu această abordare, este imposibil din punct de vedere fizic să pierzi iremediabil documente importante.
• Arhiva electronică asigură sistematizarea competentă și stocarea compactă a unei cantități uriașe de date. Dosarele cu mai multe volume cu hârtii, depuse și depozitate cu grijă de funcționar, se potrivesc cu ușurință pe mai multe medii de stocare amovibile și pe hard disk-uri ale computerelor.
• Este imposibil să nu menționăm controlul complet al managerului asupra tuturor proceselor de afaceri din organizația sa. EDI face posibilă urmărirea implementării oricărei lucrări documentare pas cu pas, ceea ce îmbunătățește semnificativ disciplina performanței.
• Gestionarea documentelor electronice configurată corespunzător vă permite să segmentați drepturile și autoritățile. Angajații responsabili primesc acces numai la acele documente de care au nevoie în sfera atribuțiilor și competenței lor. Aceasta oferă o abordare pe mai multe straturi a confidențialității datelor. În plus, sistemul stochează toate informațiile despre cele mai recente modificări, ștergeri și crearea de noi documente de către angajați.
• Ca parte a fluxului de documente interne al companiei, EDO 2017 se asigură că noile reglementări de lucru, instrucțiuni, ordine ale managerului și alte acte juridice locale sunt comunicate rapid angajaților pentru revizuire. Managementul electronic al documentelor creează un spațiu informațional unificat, implică fiecare angajat în procesul de afaceri și formează o cultură corporativă în cadrul echipei.
• În sfârșit, merită spus că în lumea modernă, cei care au reușit să se adapteze în timp la toate schimbările rapide de pe piața standardelor internaționale rămân competitivi și profitabili. Și sistemul electronic de gestionare a documentelor contribuie la acest lucru în mare măsură.

Avantajele EDI sunt semnificative, dar sistemul nu este lipsit de unele aspecte negative. Să ne uităm la ele.

Prima încercare

Compania în care țin evidența are peste 300 de contractori. Ei trebuie să genereze și să trimită documente primare în fiecare lună. Auzind despre apariția unor servicii care m-ar putea ajuta să automatizez procesul, am devenit imediat interesat de această oportunitate.

În primul rând, am încercat să implementăm gestionarea electronică a documentelor prin serviciul M.E.Doc. Dar pentru ca contrapartea să primească documente folosind acest serviciu, el trebuia să-și instaleze software-ul pe computerul său. Nu toate contrapărțile erau pregătite pentru asta: instalarea unui nou program necesită configurare; sunt posibile conflicte cu sistemul antivirus etc. Așa că am putut folosi doar gestionarea electronică a documentelor cu un număr limitat de clienți.

Noi oportunitati

Apoi colega mea, a cărei companie are mulți contractori și un flux mare de documente, a vorbit despre serviciul de schimb de documente online „Vchasno” - a fost foarte mulțumită de el. Am decis să încerc acest serviciu.

S-a dovedit ca conectarea la sistem este foarte simplă: Pentru a vă înregistra, trebuie doar să furnizați un e-mail, o parolă și o cheie electronică. De asemenea, sa dovedit că echipa „Vchasno” este pregătită să ajute la rezolvarea caracteristicilor individuale ale managementului documentelor.

Un avantaj semnificativ al serviciului „Vchasno” este căNu este nevoie să instalați niciun software suplimentar pentru a-l folosi.Acesta a fost un mare plus pentru noi, datorită particularităților politicii interne corporative și protecției datelor antivirus șia facilitat imediat conectarea unui număr mare de contrapărți la gestionarea electronică a documentelor.

Interfața programului este clară și simplă. Sunt sigur că mulți oameni își pot da seama fără probleme.

Un alt avantaj al serviciului „Vchasno” este posibilitatea de a importa documente în serviciu direct din programul 1C. Când există un număr mare de documente, acest lucru este fundamental.

Lista beneficiilor

Trecerea la gestionarea electronică a documentelor oferă unei companii multe avantaje.

În primul rând, aceasta economii semnificative de timp.Cu peste 300 de contrapărți, procesul lunar de pregătire a documentelor (ștampilare, semnare, introducere în plicuri) și expediere a durat câteva zile lucrătoare. Acum, întregul proces durează câteva ore.

În al doilea rând, posibilitatea unor corecturi prompte.Dacă în document există inexactități (adresă legală incorectă, inexactitate la rotunjire etc.), contrapartea poate raporta acest lucru în aceeași zi și poate primi un document corectat în 5-10 minute.

Al treilea, economii:Odată cu introducerea circulației electronice, costurile de achiziție a hârtiei, cartușelor, plicurilor și ștampilelor au scăzut.

Și, în sfârșit, cred că un punct pozitiv importantsă aducă o contribuție fezabilă la îngrijirea mediului.Cu cât întreprinderile folosesc mai mult managementul electronic al documentelor, cu atât se va folosi mai puțină hârtie și materiale aferente și, în consecință, cu atât mai puțini copaci vor fi distruși.

Temeri populare și perspective

Din păcate, nu toți antreprenorii ucraineni sunt pregătiți să renunțe la documentele pe hârtie. Mulți se tem că la verificarea de către serviciul fiscal pot apărea probleme cu recunoașterea cheltuielilor și autenticitatea documentelor. Deoarece documentele electronice sunt un tip de document relativ nou pentru Ucraina și mulți se confruntă cu acest lucru pentru prima dată, astfel de preocupări sunt firești. Companiile care au un flux mic de documente preferă să mențină practicile existente fără a explora noi oportunități.

Oricum cred ca deja jumătate dintre colegii mei folosesc gestionarea electronică a documentelor într-o formă sau alta. Un mare progres în această problemă a fost trecerea la schimbul electronic de facturi fiscale.

Mi se pare că tranziția pe scară largă la gestionarea electronică a documentelor este o chestiune de timp. Da, acum este folosit mai ales de companiile mari, „avansate” și moderne, dar sper ca în curând să devină o tendință generală. De asemenea, trecerea la raportarea electronică a ridicat multe întrebări și dificultăți la un moment dat. Acum mulți oameni recunosc că acest lucru este foarte convenabil.

Cred că mulți vor aprecia în curând și avantajele managementului electronic al documentelor și vor trece cel puțin parțial la el.

Serviciul online „Vchasno” (un proiect al grupului de companii EVO) este conceput pentru schimbul, semnarea și stocarea oricăror documente semnificative din punct de vedere juridic: acorduri și contracte, certificate de finalizare, facturi etc. Serviciul funcționează cu toate tipurile de semnătură digitală. chei. Principiul online al serviciului nu necesită instruire separată sau instalarea de software suplimentar pe computer: pentru a începe gestionarea electronică a documentelor, aveți nevoie doar de un computer conectat la Internet. Stocarea documentelor în cloud elimină posibilitatea pierderii acestora sau accesului neautorizat la ele de către persoane neautorizate.

Director general adjunct al Taxkom SRL

Marea majoritate a contabililor folosesc programe informatice specializate și transmit rapoarte electronice la fisc și la fonduri. Deci, de ce să nu comunicați „electronic” cu contrapărțile dvs.? De ce să tipăriți teancuri de hârtie când puteți crea și stoca documente electronice? Ni s-a spus cum să facem acest lucru de către o companie care oferă servicii de gestionare electronică a documentelor.

Igor Vladimirovici, vă rog să ne spuneți ce este gestionarea electronică a documentelor?

I.V. Murashkintsev: Gestionarea electronică a documentelor este o modalitate de organizare a muncii cu documente, atunci când cea mai mare parte a originalelor acestora sunt generate în formă electronică, fără utilizarea suporturilor de hârtie. Vă rugăm să rețineți că, cu un astfel de flux de documente, originalele sunt create în formă electronică și nu doar copiile electronice ale documentelor pe hârtie. Documentele electronice în formate aprobate pot fi compilate în majoritatea programelor de contabilitate. Însă, pentru ca un document electronic să fie semnificativ din punct de vedere juridic, acesta trebuie nu doar să respecte formatele aprobate și să aibă detalii obligatorii, ci și să fie semnat cu o semnătură electronică.

După ce ați creat un document, îl puteți semna imediat cu o semnătură electronică în multe, deși nu toate, programele de contabilitate.

În cazul în care un document electronic este trimis unei contrapartide, acesta trebuie trimis în conformitate cu procedura de schimb de documente electronice.

Ce fel de procedură este aceasta pentru schimbul de documente electronice? Ce tip de semnătură electronică ar trebui să fie semnat un document electronic?

Mulțumim contabilului șef al SRL „Firma „ANIS-98”” pentru tema propusă pentru interviu Olga Vladimirovna Saltykova, Orașul Moscova.

I.V. Murashkintsev: Această ordine va fi diferită pentru diferite documente. Facturile electronice au cerințe speciale, mai stricte. Acestea trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită și trimise printr-un operator de gestionare a documentelor electronice Comandă, aprobată. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 25 aprilie 2011 nr.50n.

O semnătură electronică calificată îmbunătățită este un analog al sigiliului unei organizații împreună cu semnătura persoanei responsabile. Este însoțit de un certificat calificat de cheie de verificare. Numai centrele de certificare acreditate pot emite astfel de semnături electronice Legea din 04.06.2011 Nr.63-FZ. Documente care au fost semnate cu semnătură electronică digitală în conformitate cu vechea Lege EDS, care nu va mai fi valabilă de la 1 iulie Legea din 10 ianuarie 2002 nr.1-FZ, sunt considerate a fi semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

În anumite industrii, de exemplu în producția de bijuterii, este indicat să se transfere printr-un operator nu doar extern, ci și unele documente interne ale organizației. De obicei, documentele interne nu trebuie să fie semnate cu o semnătură calificată îmbunătățită. La discreția organizației însăși, o semnătură electronică necalificată consolidată sau chiar o simplă semnătură electronică poate fi suficientă.

Semnăturile necalificate îmbunătățite sunt emise și de centrele de certificare și pot fi mai ieftine decât cele calificate. O semnătură simplă este un cifr sau o parolă care vă permite să identificați creatorul documentului. Puteți adăuga o astfel de semnătură folosind un program de calculator și va necesita mai puține cheltuieli decât achiziționarea unei semnături îmbunătățite.

Documentele externe, cu excepția facturilor, pot fi trimise contrapărților prin simplu e-mail. Prin acordul părților, acestea pot fi semnate fie cu o semnătură electronică îmbunătățită calificată, fie cu o semnătură electronică îmbunătățită necalificată. Dar utilizarea unui sistem electronic special de gestionare a documentelor este mai convenabilă, deoarece vă permite să primiți instantaneu o notificare că partenerul dvs. a primit documentul. El, la rândul său, îl poate semna imediat și ți-l poate trimite.

Care este cea mai bună modalitate de a începe implementarea managementului electronic al documentelor?

I.V. Murashkintsev: De obicei, companiile care au multe contrapărți și un volum mare de flux de documente externe decid să treacă la utilizarea documentelor electronice. Deoarece schimbul de documente electronice, în special de facturi, este posibil numai prin acordul comun al părților clauza 1 art. 169 Codul Fiscal al Federației Ruse, apoi mai întâi trebuie să discutați despre posibilitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile dvs. obișnuite. Apoi trebuie să selectați un operator de gestionare a documentelor electronice și să încheiați un acord cu acesta. Lista operatorilor de gestionare a documentelor electronice incluși în Rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal este postată pe Site-ul Serviciului Federal de Taxe .

Ce criterii ar trebui să urmăriți atunci când alegeți un operator?

I.V. Murashkintsev: De regulă, operatorii de gestionare a documentelor electronice oferă posibilitatea de a face schimb de documente electronice cu mai multe contrapărți în modul de testare. În timpul unei astfel de „operațiuni de probă” veți putea înțelege care interfață este mai convenabilă pentru dvs. și dacă va fi ușor să combinați programul dvs. de contabilitate cu sistemul de flux de documente al operatorului.

Cu cât este mai dificil să combinați un program de contabilitate cu un sistem electronic de gestionare a documentelor, cu atât costul implementării sistemului va fi mai mare. Vă rugăm să fiți atenți și la prețul de trimitere a documentelor electronice. De obicei, redirecționarea este plătită în același mod ca și în comunicațiile mobile: „apelantul” plătește, adică expeditorul documentului electronic. Documentele electronice trebuie adesea trimise ca un set. În acest caz, poate exista o taxă pentru trimiterea unui pachet de documente, de exemplu o factură și un certificat de finalizare a lucrărilor sau o factură.

Este necesar să se încheie simultan un acord cu un centru de certificare - o organizație care emite semnături electronice?

I.V. Murashkintsev: Acest lucru este obligatoriu pentru fluxul de documente externe. Centrul de certificare trebuie să furnizeze tuturor participanților la fluxul de documente semnături electronice. Companiile care transmit rapoarte electronice au încheiat deja astfel de acorduri. Dacă utilizați doar fluxul de documente intern, atunci depinde de dorința dvs. Documentele interne pot fi semnate cu o simplă semnătură electronică, iar în acest caz nu este necesară încheierea unui acord cu o autoritate de certificare.

Pot contrapărțile să utilizeze diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor? Sau este posibil să primiți documente doar dacă partenerul dvs. le-a trimis prin același operator?

I.V. Murashkintsev:În prezent, din păcate, nu există roaming intern între operatori. Prin urmare, pentru a primi documente, trebuie să vă conectați la același operator cu compania care trimite documentele. Deci, dacă contrapărțile dumneavoastră lucrează prin diferiți operatori, pentru a face schimb de documente cu contrapărțile, va trebui să încheiați un acord cu fiecare dintre operatori.

Sperăm ca roamingul să funcționeze în cursul acestui an și apoi să se poată accepta documente trimise prin alți operatori.

Este necesar să se stipuleze separat utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în contractele cu contrapărțile?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu trebuie să faci asta. Este suficient să faceți schimb de e-mailuri regulate (nu trebuie să fie certificate cu semnături electronice) sau scrisori pe hârtie prin fax, unde se confirmă acordul de utilizare a documentelor electronice Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 01.08.2011 Nr.03-07-09/26. Sau, de exemplu, una dintre contrapărți poate invita pe alta prin operatorul său, așa cum se întâmplă atunci când invită „prieteni” pe rețelele de socializare, iar cealaltă poate accepta această invitație. Cu toate acestea, dacă contrapartea dumneavoastră nu dorește să primească documente electronic, va trebui să continuați să le trimiteți documente pe hârtie.

Ei bine, am convenit cu partenerii noștri, am ales un operator sau chiar mai mulți operatori. Ce e de facut in continuare?

I.V. Murashkintsev: Acum trebuie să adaptăm procesele de afaceri ale companiei la implementarea managementului electronic al documentelor atunci când lucrăm cu contractori:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;
numiți responsabili cu întreținerea acestuia;
organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;
prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică, deoarece nu vă puteți transfera semnătura altor persoane.

Trebuie să imprim și să stochez documente electronice pe hârtie?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu este necesar, deși mulți continuă să o facă în mod veche. Toate documentele electronice trimise și primite sunt stocate într-o arhivă electronică. Iar arhiva dumneavoastră electronică să fie organizată în așa fel încât, dacă este necesar, de exemplu, la solicitarea inspectoratului fiscal, să găsiți rapid documentele solicitate și să le trimiteți inspectoratului electronic, la fel ca acum se transmite raportarea electronică. .

Și dacă fiscul sau auditorul solicită o copie pe hârtie a unui document electronic, va fi clar că aceasta este o copie a documentului electronic și că documentul electronic este semnat de părți?

I.V. Murashkintsev: Puteți imprima documentul electronic și puteți primi o copie pe hârtie. Această copie va fi tipărită automat că este o copie pe hârtie a unui document electronic și originalul a fost semnat electronic de către părți. O copie pe hârtie, dacă este corect executată, adică certificată prin semnătura și sigiliul organizației sau autentificată la notar, poate fi utilizată în același mod ca o copie a documentului original pe hârtie.

Toate documentele pot fi create electronic?

I.V. Murashkintsev: Documentele pot fi create atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură electronică calificată, este echivalent cu un document pe hârtie semnat manual clauza 5 art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ; clauza 1 art. 6 din Legea din 04/06/2011 nr.63-FZ. Există formate electronice aprobate de Serviciul Fiscal Federal pentru factura, scrisoarea de însoțire TORG-12 și certificatul de finalizare a lucrărilor. Alte documente pot fi create în orice format, cum ar fi text sau pdf.

Dar există un document care trebuie întocmit pe hârtie. Aceasta este o scrisoare de trăsură. Încă nu este posibil să oferiți posibilitatea de a-l citi electronic în timpul călătoriei.

În plus, documentele care reglementează relația dintre angajator și angajat, de exemplu, o cerere de angajare, un contract de muncă, trebuie să fie întocmite și pe hârtie.

Care sunt cerințele pentru echipamentele și calculatoarele conectate la sistemul electronic de gestionare a documentelor?

I.V. Murashkintsev: La fel ca și pentru computerele de pe care se trimit raportarea electronică către biroul fiscal și alte autorități de reglementare. Fiecare loc de muncă conectat la sistemul electronic de gestionare a documentelor trebuie să aibă un canal de Internet stabil și trebuie instalat programul Crypto-Pro sau alt program similar pentru lucrul cu chei electronice.

Ce pericole pot apărea la crearea și trimiterea documentelor electronice și cum să le evitați?

I.V. Murashkintsev:În opinia mea, nu există pericole serioase. Singurul lucru este că trebuie să fii foarte atent, să faci totul la timp și să nu faci greșeli în documentele electronice, în special în facturi. Reglementările pentru emiterea și trimiterea facturilor sunt foarte stricte. Și pentru a corecta eroarea din factura depusă, trebuie să retrimiteți factura corectată.

Dar nu puteți posta o nouă factură folosind o dată care a trecut deja.

Numerotarea continuă a facturilor are loc în programul de contabilitate. Nu contează dacă trimiteți facturi pe hârtie sau electronice și dacă utilizați unul sau mai mulți transportatori.

Care este costul aproximativ al trimiterii și primirii unui document electronic?

I.V. Murashkintsev: Un preț stabil pe piață pentru aceste servicii abia se așteaptă. Astăzi poate varia de la 1 la 5 ruble. pentru trimiterea unui document electronic. Unii operatori percep suplimentar o taxă de abonament. Primirea documentelor electronice este de obicei gratuită.

În orice caz, este mai ieftin decât trimiterea documentelor prin poștă obișnuită, mai ales pe distanțe lungi. În plus, reducerea costurilor de tipărire și stocare a documentelor pe hârtie.

Potrivit recenziilor companiilor care au început să implementeze gestionarea electronică a documentelor, economiile la trecerea la schimbul electronic de documente cu contrapărțile se pot ridica la aproximativ 2% din cifra de afaceri brută a companiei.

Fluxul de documente electronice între organizații - cum funcționează? Ce documente pot fi schimbate electronic, cum se întocmește un acord cu o contraparte pentru a stabili interacțiunea electronică și ce ar trebui să fie incluse în reglementări? Acest lucru va fi discutat în materialul nostru.

Un element important al oricărei gestionări electronice a documentelor este un document electronic. Pentru a conferi unui document creat în formă electronică forță semnificativă din punct de vedere juridic, ambele părți ale fluxului de documente electronice trebuie să îi ofere 3 proprietăți importante. Documentul electronic trebuie:

• Aveți detaliile necesare.
• Respectați formatul aprobat.
• Certificat prin semnătura persoanei responsabile.

Dacă dumneavoastră și contrapartea dumneavoastră ați organizat generarea de documente electronice în formate stabilite la întreprinderile dumneavoastră, este necesar să vă asigurați din punct de vedere tehnic interacțiunea electronică cu acestea. Cum să o facă?

Pentru ca două sisteme separate să facă schimb reciproc și eficient de documente, este necesar să se specifice toate nuanțele fluxului de documente în reglementări speciale.

În primul rând, trebuie să vă dați seama ce documente electronice ar trebui să fie semnate cu o semnătură electronică simplă și care cu una consolidată. Tipurile de semnături electronice permise legal sunt prezentate în figură.

Fluxul de documente electronice cu contrapărțile poate implica documente de diferite grade de importanță și confidențialitate. De exemplu, cele mai stricte cerințe se aplică facturilor electronice: acestea trebuie să fie semnate exclusiv de UKEP și trimise printr-un operator EDI (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 noiembrie 2015 nr. 174n). Iar pentru documentele interne ale companiei, utilizarea UKEP nu este obligatorie. Prin urmare, compania însăși decide ce semnătură va fi folosită pentru a semna acest sau acel document intern.

În reglementările privind gestiunea electronică a documentelor, este necesară stabilirea procedurii de semnare a documentelor electronice și conturarea cercului de persoane responsabile care au dreptul să le semneze.

După rezolvarea tuturor problemelor de reglementare cu contrapărțile, trebuie să selectați un operator EDF prin care veți face schimb de documente electronice și veți încheia un acord cu acestea. În plus, va trebui să rezolvați alte probleme:

• Organizați o arhivă electronică a documentelor electronice primite și trimise.
• Faceți completări la politica contabilă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor.
• Oferiți persoanelor responsabile semnături electronice.
• Rezolvați alte probleme organizatorice și tehnice necesare pentru funcționarea eficientă a sistemului.

Schimb de documente sub formă de imagini scanate: cum și când este posibil acest lucru

Schimbul electronic de documente între contrapărți sub forma imaginilor lor scanate este practicat în companii de mult timp - de la apariția diferitelor servicii poștale pe internet. Pentru a face acest lucru, nu aveți nevoie de programe speciale sau de conexiune la operatorii EDF. Cu toate acestea, ușurința utilizării acestei metode de schimb de documente are o serie de dezavantaje semnificative:

• Incapacitatea de a asigura securitatea garantată a informațiilor.
• Cheltuieli semnificative de timp și resurse de muncă pentru a converti un document de hârtie într-o imagine scanată electronic.
• Necesitatea tipăririi ulterioare a documentului.
• Incapacitatea de a schimba rapid documentele convenite.
• Alte dezavantaje (lipsa capacității de urmărire a documentului, întârzieri în aprobarea ierarhiei în companie etc.).

Acest lucru duce la o restrângere a domeniului de aplicare a acestei metode de schimb electronic de documente între organizații. Schimbul de imagini scanate este utilizat în principal pentru acele tipuri de documente care nu sunt semnificative din punct de vedere juridic pentru companie. Și sunt trimise electronic către contrapartidă doar pentru a accelera interacțiunea (îndeplinirea termenilor contractelor sau rezolvarea problemelor curente de afaceri). Totodată, originalul de hârtie este trimis prin poștă sau serviciu de curierat.

Când aveți nevoie de o aplicație pentru a vă conecta la gestionarea electronică a documentelor?

Uneori, în scopul interacțiunii externe cu părțile interesate, o companie trebuie să completeze o cerere de conectare la gestionarea electronică a documentelor și o serie de alte documente folosind un formular special. Majoritatea companiilor se confruntă cu necesitatea de a completa o astfel de cerere atunci când depun rapoarte electronice către Fondul de Pensii.

În acest caz, participanții la fluxul de documente electronice nu vor fi parteneri de afaceri, ci compania și fondul extrabugetar. Cererea nu poate fi scrisă sub nicio formă - șablonul său gata făcut poate fi găsit pe site-ul Fondului de pensii. Ar trebui să conțină următoarele date:

• Detalii despre compania care intră în interacțiune electronică cu fondul.
• Informații despre operatorul de telecomunicații și instrumentul de protecție criptografică a informațiilor utilizat.

Dar o singură aplicație pentru interacțiunea electronică cu fondul nu este suficientă. De asemenea, este necesar:

1. Înainte de a completa cererea, alegeți un centru de certificare acreditat care oferă nuanțe tehnice de conectare a fluxului de documente prin TCS și apoi încheierea unui contract (acord) cu acesta pentru furnizarea de servicii de transfer de documente electronice.
2. După depunerea cererii și verificarea acesteia de către specialiștii fondului, încheie un acord cu PRF privind conectarea la gestionarea electronică a documentelor. Formularul poate fi descărcat de pe site-ul fundației.

Schimbul electronic de informații între companii și Fondul de pensii al Federației Ruse vă permite să furnizați informații contabile personalizate fără a vizita fondul, să identificați și să corectați în timp util erorile în raportare și să rezolvați o serie de alte probleme.

Pentru mai multe informații despre interacțiunea electronică cu Fondul de pensii al Rusiei, consultați acest material.

Compania însăși determină modul de trecere la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile. Dar, în orice caz, acesta este un proces de negociere. Propunerea de trecere la gestionarea electronică a documentelor poate fi decisă oral, sub forma unei invitații scrise din partea unuia dintre partenerii de afaceri sau prin semnarea unui acord special.

Pentru a invita contrapartea în scris să stabilească gestionarea electronică a documentelor, îi puteți trimite o scrisoare. Trimiterea unor astfel de scrisori ajută o companie cu un flux mare de documente să invite parteneri noi și existenți la interacțiunea electronică.

În textul scrisorii, trebuie să informați contrapartea într-o formă concisă:

• Cu privire la posibilitatea legal stabilită de gestionare electronică a documentelor.
• Avantajele sale.
• Forme de documente care sunt planificate a fi schimbate electronic.
• Acțiuni necesare pentru a trece la acest sistem.

Un exemplu de scrisoare despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor (extras) este prezentat mai jos.

Fără a modifica textul scrisorii și a înlocui doar detaliile contrapărților, le puteți informa rapid despre dorința dumneavoastră de a organiza un schimb electronic reciproc de documente.

Acord privind schimbul de documente electronice între persoane juridice

Contrapărțile pot specifica nuanțele interacțiunii fără hârtie într-un acord separat privind gestionarea documentelor electronice. Cum se compune?

Legislația nu stabilește cerințe speciale pentru forma și conținutul unui acord privind fluxul de documente electronice între persoane juridice. Prin urmare, compoziția și conținutul acestuia sunt determinate de participanții săi. În acest caz, este necesar să se respecte stilul și structura comune acestor documente (este necesar să se descrie subiectul acordului, perioada de valabilitate, detaliile părților și alte aspecte).

Figura de mai jos prezintă principalele (posibile) secțiuni ale unui astfel de acord.

Pentru a stabili interacțiunea electronică, este necesar să se convină asupra nuanțelor acesteia. Acest lucru se poate face verbal, prin trimiterea unei scrisori și/sau prin semnarea unui acord separat. De asemenea, va fi necesar să se rezolve o serie de probleme conexe (să prescrie procedura de schimb electronic de documente, să identifice persoanele responsabile, să le furnizeze o semnătură electronică etc.).

Gestionarea documentelor pe hârtie devine învechită. Documentele pe hârtie se pierd de la furnizori, atunci când sunt livrate unei contrapartide sau de la un client. Trebuie să tipăriți, să semnați și să trimiteți din nou documente. Toate acestea sunt timp și bani.

Mulți oameni sunt împiedicați să treacă la gestionarea electronică a documentelor juridice (EDF) doar de îndoielile că va fi mai ieftin decât hârtie; că va fi posibil să se transfere în mod adecvat și optim procesele de afaceri în formă electronică; că nu va costa sume exorbitante de bani și o serie de alte probleme. Sperăm ca acest material să le răspundă și să devină un punct de plecare pentru trecerea la EDI.

Să comparăm hârtia
și documente electronice

Întrebări cheie la începutul oricărui proiect: cât costă și ce se va întâmpla în final. Este important ca companiile să înțeleagă cât de scump le va costa implementarea EDI și la ce rezultate se pot aștepta. Să comparăm câțiva indicatori.

Bani Timp

	Fluxul documentelor pe hârtie	Gestionarea electronică a documentelor
Pretul	document de hârtie pentru 1 coală în format A4 - aproximativ 1,5 pachete de documente pe hârtie, care în medie este de 6 coli în format A4 - 9.	document electronic de orice volum - 0 pachet de documente electronice de orice volum - 0 .
Expediere	prin posta - de la 40-60 prin curier - de cateva ori mai scumpe, in majoritatea cazurilor - de peste 10 ori, in functie de antreprenor si destinatie.	inbox gratuit. Ieșiri de la 5 la 9 în funcție de operatorul EDF. Nu depinde de distanța geografică.
Arhiva	premise pentru o arhivă în continuă creștere - prețurile de închiriere depind de zonă și regiune.	Condițiile de stocare a documentelor electronice depind de operatorul EDF. SKB Kontur stochează documentele gratuit și pe termen nelimitat.

	Fluxul documentelor pe hârtie	Gestionarea electronică a documentelor
Întocmirea documentelor	Imprimarea, semnarea, aplicarea de stampile pe un pachet de documente - de la una la cateva zile, in functie de prezenta sau absenta persoanei autorizate sa semneze documentele la locul de munca. Când există volume mari de documente trimise, toți angajații contabili sunt ocupați cu pregătirea lor timp de câteva zile în fiecare lună.	Semnarea documentelor electronice de către un angajat autorizat durează câteva minute. Notificările despre documente noi accelerează semnarea, iar acțiunile în masă din sistemele EDI vă permit să semnați multe documente „într-un singur clic”.
Expediere	In functie de destinatie: prin posta - de la cateva zile la doua saptamani; prin serviciu de curierat - de la una la patru zile.	Indiferent de regiune, destinatarul primește documentele la câteva secunde după trimitere.
Returnarea copiilor semnate	In functie de destinatie: prin posta - de la cateva zile la o luna; prin serviciu de curierat - de la una la patru zile.	Nu ia timp. Odată ce contrapartea semnează documentul EPC, ambele părți au acces la documentul original semnat. În Diadoc nu există nicio taxă pentru semnarea unui document de intrare.

Cu un flux de documente de 500 de documente pe an
veți economisi 22.250

Când utilizați documente pe hârtie, costurile dvs. anuale vor fi de 25.750, în timp ce atunci când fluxul de documente prin Diadoc este de 3.500.

Alegerea unei metode de lucru cu EDF

Implementarea unui sistem EDI în operațiunile unei companii poate dura perioade foarte diferite de timp și necesită investiții financiare diferite. Depinde de metoda de lucru cu EDF pe care o alege. Teoretic, tot ceea ce este necesar pentru EDI este internetul și un document electronic digital. În practică, compania trebuie să decidă exact cum va organiza munca cu documente electronice.

Versiune web

Cel mai simplu mod este să lucrați cu versiunea web, care este disponibilă pentru toată lumea. Nu va necesita nicio intervenție în sistemele informaționale ale companiei; documentele sunt schimbate cu contrapărți folosind principiul e-mailului. În acest caz, firma plătește doar pentru documentele trimise.

Modul pentru 1C

Pentru utilizatorii 1C, Diadoc a dezvoltat o soluție standard pentru cele mai populare versiuni ale acestui sistem de contabilitate: oricine poate pur și simplu să descarce modulul de pe site, să îl instaleze și să lucreze cu documente electronice dintr-un program familiar.

Integrare cu alte sisteme contabile

Integrarea cu alte sisteme de contabilitate va dura mai mult și va fi mai costisitoare. Aceasta depinde, în primul rând, de sistemul contabil și de configurația acestuia și, în al doilea rând, de operatorul EDF.

Diadoc are o serie de soluții de integrare dezvoltate pentru Oracle, SAP ERP (soluție certificată), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Există și soluții de integrare la nivel de program - Conectori, API.

Implementăm EDI pas cu pas

Faceți modificări politicilor dvs. contabile

Includeți în politica dvs. contabilă posibilitatea de a utiliza documente electronice, în special că documentele primare pot fi întocmite în formă electronică și semnate cu semnătură electronică.