Ce este un jurnal de tranzacții comerciale și cum să-l completezi corect? Jurnal-ordine. Completarea jurnalelor de comenzi

În ultimul număr al revistei* am examinat prevederile care reglementează procedura contabilă a obligaţiilor băneşti acceptate de către instituţiile de stat (municipale). Din acest articol veți învăța cum să țineți evidența acestor obligații în 1C: Contabilitatea instituțiilor publice 8, inclusiv la modificarea volumului și reînregistrarea acestora, precum și cum să creați registre contabile în program.

Contabilitatea obligațiilor bănești acceptate

În programul „1C: Contabilitatea instituțiilor publice 8”, evidența obligațiilor bănești se ține în următoarele conturi:

• 502.12 „Obligații bănești acceptate pentru exercițiul financiar curent”;
• 502.22 „Obligații bănești acceptate pentru primul an următor celui în curs (pentru exercițiul financiar următor)”;
• 502.32 „Obligații bănești acceptate pentru al doilea an după cel curent (pentru primul an după următorul)”;
• 502.42 „Obligații bănești acceptate pentru al doilea an după următorul.”

Conform Instrucțiunilor de aplicare a EPAS pentru conturile 502.12, 502.22, 502.32, 502.42, contabilitatea analitică se stabilește în contextul obligațiilor acceptate (pe subcont). Obligații acceptate tip Director), tipuri de cheltuieli (prin subconto KEC tip Codurile de clasificare economică (ECC)) și conturi personale (pe subcont Secțiuni de conturi personale tip Director), precum și pe tipuri de suport financiar al activităților (KFO) și caracteristicile de clasificare a conturilor (CPS) conform structurii planului de conturi de lucru al instituției.

Numărul jurnalului de tranzacții pentru conturi este setat la „9”. Aceasta înseamnă că jurnalul de tranzacții cu numărul 9 va fi setat în tranzacțiile din cont, iar tranzacțiile din cont se vor reflecta în Jurnalul de autorizare nr. 9.

Înregistrarea obligațiilor bănești

În programul „1C: Contabilitatea unei instituții de stat 8”, documentul este utilizat pentru a reflecta în conturile contabile sumele obligațiilor bănești acceptate de instituție pentru anul curent. .

Documentul poate fi introdus fie independent, fie pe baza documentelor:

• Achiziționarea materialelor (pe drum);
• Achizitie de materiale;
• Achiziționarea unui sistem de operare (pe drum);
• Achizitie de imobilizari, imobilizari necorporale;
• Achizitie de acte juridice;
• Avans către o persoană responsabilă;
• Reflectarea salariilor în contabilitate;
• Servicii ale terților pentru companii;
• Acceptarea OS de la contul 107 la contul 106;
• Declaratie vamala de import.

La introducerea pe bază, majoritatea detaliilor sunt completate automat din documentul de bază. Detaliile sunt, de asemenea, completate automat Baza, care indică documentul de bază corespunzător.

Tot ce rămâne este să indice Cont personalȘi Secțiunea de cont personal, care va reflecta cedarea numerarului pentru îndeplinirea unei obligații bănești (Fig. 1).

Orez. 1

Astfel, dacă programul înregistrează faptul primirii mărfurilor, lucrărilor, serviciilor, atunci documentul „Obligație monetară acceptată” poate fi introdus pe baza documentelor de primire.

De asemenea, înregistrările contabile pentru acceptarea obligațiilor bănești pot fi generate la afișarea documentelor de mai sus, care înregistrează recepția de bunuri, lucrări și servicii.

Modalitatea de înregistrare a obligațiilor bănești – fie că se generează automat sau nu tranzacții sau documente Obligație bănească acceptată- este specificat în Setări ale setărilor de contabilitate(meniul Contabilitate - Configurarea parametrilor contabili, interfață Deplin) pe filă Introduceți bani obligatii.

Notă! Dacă conform obligației corespunzătoare (elementul directorului Acorduri și alte temeiuri pentru apariția obligațiilor) a fost deja înregistrată o obligație bănească (MO) pentru suma avansului, apoi în documentul generat automat Obligație bănească acceptată sumele ar trebui reduse cu suma plății în avans.

Să înregistreze o obligație bănească pentru suma avansului prevăzut în condițiile contractului, precum și în alte cazuri, un document Obligație bănească acceptată este introdus independent.

La introducerea unui document nou Obligație bănească acceptată Data documentului este setat egal cu data de lucru a programului, acesta poate fi modificat. numarul documentului atribuit automat la înregistrarea unui document.

Stabilire- se indică instituția care a acceptat obligația.

Dacă contabilitatea se face în context Surse de sprijin financiar (solduri), pentru a genera tranzacții, trebuie să specificați tipul Sursa de sprijin financiar (IFO).

Documentul prevede executarea unei singure operațiuni - Acceptarea obligației bănești a anului curent. În conformitate cu acesta, sunt indicate conturile corespunzătoare, care se vor reflecta în tranzacțiile generate la înregistrarea documentului:

• Cont de debit - 502.11 „Datorii acceptate pentru exercițiul financiar curent”;
• Contul de împrumut - 502.12 „Obligații monetare acceptate pentru exercițiul financiar curent.”

Documentul trebuie să indice detaliile documentului primar - motivele acceptării unei obligații bănești și valoarea obligației pe tip de cheltuială (Fig. 2).

Orez. 2

După cum s-a menționat mai sus, în programul „1C: Contabilitatea unei instituții publice 8”, în contul 502.12 „Obligații bănești acceptate pentru exercițiul financiar curent”, precum și în contul 502.11 „Obligații acceptate pentru exercițiul financiar curent”, contabilitatea analitică. este menținută pentru conturile personale (conform subconto Secțiuni de conturi personale tip Director). Acest lucru vă permite să urmăriți întregul lanț de execuție a devizului (planul FHD) de la LBO finalizat (estimare aprobată, sarcini planificate) până la plata în numerar.

Prin urmare, în document Obligație bănească acceptată ar trebui specificat Cont personalȘi Secțiunea de cont personal, care va reflecta cedarea numerarului pentru îndeplinirea obligației bănești.

Tabelul indică:

• KFO- selectați codul de securitate financiară a obligației;
• Secțiunea de cont personal- selectați secțiunea din contul personal pentru care se ia în considerare obligația acceptată;
• KPS, KEC- indicați codurile de clasificare bugetară și codurile KOSGU pentru care se asumă obligația;
• Acord sau altă bază pentru apariția obligațiilor- din cartea de referință corespunzătoare, selectați baza pentru acceptarea unei obligații bănești.

Dacă instituția efectuează analize suplimentare privind obiectivele, activitățile, clasificarea suplimentară, ar trebui să activați vizibilitatea detaliilor Cod scop, cod eveniment, clasificare suplimentară(paragraf Configurarea listei meniul contextual).

Suma pentru anul curent- cuantumul obligației bănești acceptate pentru exercițiul financiar curent corespunzător tipului de cheltuieli specificat.

În linia de informare Total Se calculează totalul tabelului pe care îl recomandăm să îl comparăm cu suma avansului sau documentul de bază pentru acceptarea unei obligații bănești.

Un document completat corect trebuie înregistrat (buton Scrie) și glisați (butoanele Bine sau Conduce).

La înregistrarea unui document, înregistrările contabile sunt generate pentru acceptarea unei obligații bănești de reducere a obligației acceptate din anul curent:

Debit 0.502.11.000 Credit 0.502.12.000

Din document, programul generează un certificat contabil (f. 0504833) (buton Informații contabile). Document privind plățile în avans Obligație bănească acceptată poate fi introdus pe baza unui contract (un element de director Acorduri și alte temeiuri pentru apariția obligațiilor), care prevede un avans - documentul este înregistrat Programul de finanțare prin obligație cu sumă în avans*.

Notă: Mai multe despre reflectarea în programul de acceptare a obligațiilor bănești (formarea tranzacțiilor pentru acceptarea fondurilor) puteți citi în următoarele numere ale revistei.

Modificarea volumului obligațiilor bănești

Conform paragrafului 311 din Instrucțiunile pentru Aplicarea Standardelor Unificate de Contabilitate, sumele modificărilor volumului obligațiilor bănești ale unei instituții acceptate în exercițiul financiar curent sunt reflectate în debitul conturilor contabile analitice corespunzătoare ale contului 050201000 „Acceptat”. pasive” și creditul conturilor contabile analitice corespunzătoare ale contului 050202000 „Obligații bănești acceptate”. În acest caz, valoarea scăderilor obligațiilor monetare acceptate se reflectă în metoda „reversării roșii”.

Pentru a reflecta modificările volumului obligațiilor monetare din program, trebuie să introduceți un nou document Obligație bănească acceptată. Este convenabil să creați un document nou prin copierea documentului Obligație bănească acceptată, a cărui cantitate trebuie schimbată (vezi Fig. 3).

Orez. 3

Pentru a crește valoarea unei obligații bănești acceptate, valoarea majorării trebuie înscrisă în noul document. Pentru a reduce suma unei obligații monetare acceptate, introduceți suma reducerii cu semnul minus în noul document.

Reînregistrarea unei obligații bănești

Conform paragrafului 310 din Instrucțiunile de Aplicare a Standardelor Unificate de Contabilitate de Contabilitate, tranzacțiile de autorizare a obligațiilor unui participant la procesul bugetar, obligațiile unei instituții bugetare, autonome (denumite în continuare obligații ale instituției), acceptate. în exercițiul financiar curent, se formează ținând cont de obligațiile acceptate și neîndeplinite de instituție (obligații bănești).

Dacă o obligație bănească a fost acceptată, dar nu a fost îndeplinită în anul curent, după reînregistrarea părții neîndeplinite a obligației în noul an, obligația bănească ar trebui să fie reînregistrată și în suma planificată pentru executare.

În programul pentru aceasta, puteți copia documentul corespunzător „Obligație monetară acceptată” și, dacă este necesar, puteți ajusta suma acestuia.

Formarea registrelor de contabilizare a obligațiilor bănești acceptate

Jurnal de validare

Conform paragrafului 314 din Instrucțiunile de Aplicare a Standardelor Unificate de Contabilitate, contabilizarea tranzacțiilor cu obligații bănești acceptate de o instituție se efectuează în Jurnalul pentru autorizarea tranzacțiilor pe baza documentelor primare (documente contabile) stabilite de autoritatea financiară a bugetul (instituția) relevant care reflectă corespondența asupra conturilor corespunzătoare pentru autorizarea cheltuielilor bugetare prevăzute pentru tipul corespunzător de instituții Instrucțiuni de utilizare Planul de conturi.

În programul „1C: Contabilitatea unei instituții publice 8” tranzacțiile în contul 502.12 „Obligații bănești acceptate pentru exercițiul financiar curent” sunt reflectate în raport. Jurnal de tranzacții, care vă permite să formați Jurnal de autorizare conform formularului 0504071.

Formularul 0504071 și procedura de completare sunt stabilite prin ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010 nr. 173n. Conform Ghidurilor pentru formare Jurnalele de tranzacții(clauza 3 din Anexa 5 la Ordinul nr. 173n al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 decembrie 2010) jurnalele de tranzacții (formularul 0504071) se formează pe baza unui singur formular de document în care numele și numărul documentului care este create sunt înregistrate.

A forma Jurnal de validare la stabilirea parametrilor de raport Jurnal de tranzacții Ar trebui să indicați numărul jurnalului - 9.

Trebuie remarcat faptul că Instrucțiuni pe formare Jurnalele de tranzacții nu conțin instrucțiuni separate pentru formare Jurnal de validare.

Întrucât contul 502.12 „Obligații bănești acceptate pentru exercițiul financiar curent” stabilește contabilitatea în contextul secțiunilor de conturi personale, raportul poate fi obținut separat pentru un anumit cont personal (secțiunea unui cont personal), stabilind subconto ca separator pentru tranzacții. Secțiuni de conturi personale.

Tot pentru jurnalul nr. 9 se poate seta afișarea secțiunii de cont personal în coloană Nume, setând subconto ca indicator Secțiuni de conturi personale.

Jurnalul de validare nr. 9 se poate forma separat sub contul 502.12. Pentru a face acest lucru, contul trebuie inclus în selecție (vezi Fig. 4).

Orez. 4

Setările variantei de raport finalizate pot fi salvate folosind butonul Salvați setările raportului pentru utilizare ulterioară. Setarea salvată poate fi aplicată folosind butonul Încărcați setările raportului.

Jurnalul de bord al obligațiilor acceptate

Contabilitatea analitică a obligațiilor (obligațiilor monetare) acceptate de instituție se efectuează în Jurnalul de bord al obligațiilor acceptate, în contextul tipurilor de cheltuieli (plăți) prevăzute în devizul (planul de activitate financiar-economică) al instituției. Această regulă este cuprinsă în paragraful 320 din Instrucțiunile de utilizare a EPAS.

Forma Registrului Obligațiilor Acceptate 0504064 și procedura de completare sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010 nr. 173n.

Conform ordinului Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 decembrie 2010 nr. 173n, formularul 0504064 se numește „Jurnal de înregistrare a obligațiilor”.

Conform Instrucțiunilor metodologice pentru formarea registrelor contabile (clauza 3 din Anexa 5 la Ordinul nr. 173n al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010), Jurnalul de înregistrare a pasivelor (f. 0504064) este utilizat de instituție. să înregistreze obligațiile (obligațiile bănești) din exercițiul financiar curent.

Jurnalul de contabilitate pentru obligațiile acceptate (formular 0504064) indică baza pentru acceptarea unei obligații (obligație monetară) (numele, numărul și data documentului), numărul și suma contului contabil (în ruble, în valută), data extrasului a obligației (obligației monetare) de contabilitate și a datei radierii.

În programul „1C: Contabilitatea instituțiilor publice 8” pentru formare Jurnalul de bord al obligațiilor acceptate raport aplicat (meniul Contabilitate -> Registre contabile reglementate -> Registrul obligatii).

Jurnal de răspundere se poate forma separat sub contul 502.12. Pentru a face acest lucru, contul trebuie inclus în selecție (vezi Fig. 5).

Orez. 5

Raportul generat reflectă baza pentru acceptarea unei obligații bănești - denumirea, data și numărul acordului, contract (element de director Acorduri și alte motive pentru acceptarea obligațiilor), numărul contului contabil pe care se reflectă obligația bănească, cuantumul obligației bănești, data înregistrării obligației bănești și data scoaterii din contabilitate.

Cantitatea documentelor procesate este indicată ca valoare a obligației bănești acceptate. Obligație bănească acceptatăînregistrată în programul „1C: Contabilitatea instituțiilor publice 8” pe această bază în perioada de generare a prezentului raport.

Data înregistrării obligației bănești este data documentului corespunzător Obligație bănească acceptată.

Dacă în baza obligației sunt înregistrate mai multe documente Obligație bănească acceptată, de exemplu, pentru cuantumul avansului și pentru suma plății finale pentru obiectele de inventar aprovizionate (lucrări efectuate, servicii prestate), atunci se va afișa data primului document. Obligație bănească acceptată.

Data cedării numerarului este indicată ca data eliminării datoriei monetare din contabilitate - data documentului (documentelor) relevant(e) (Fig. 6).

Orez. 6

În coloană Notă se indică datele şi sumele documentelor pentru îndeplinirea obligaţiei băneşti corespunzătoare.

Grafice cu linii Notă Programul vă permite să decriptați. Acest lucru se poate face făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului: se deschide documentul corespunzător Cerere pentru cheltuială în numerar, Ordin de plată, Eliminare numerar.

De asemenea, puteți genera orice rapoarte standard pentru contul 502.12.

Programul prevede reflectarea datelor pe contul 50202 la completarea automată a rapoartelor reglementate „F. 0503128, Raport privind obligațiile bugetare acceptate”, „F. 0503138”, Raport privind obligațiile de cheltuieli acceptate pentru activități generatoare de venituri” și „F. 0503738, Raport privind angajamentele asumate de instituție.”

Datele documentelor contabile primare verificate și acceptate în contabilitate sunt sistematizate în ordine cronologică și reflectate în jurnalele de tranzacții corespunzătoare. Cu toate acestea, procedura de formare a acestor registre este descrisă în Ordinul nr. 173n foarte schematic. Articolul discută întrebări tipice privind întocmirea unui jurnal de tranzacții cu privire la cedarea și transferul activelor nefinanciare (denumit în continuare Jurnalul nr. 7).

Cum se distribuie materialul primar între reviste

Conform clauzei 11 din Instrucțiunea nr. 157n, la sfârșitul fiecărei perioade de raportare (lună, trimestru, an), documentele contabile primare (consolidate) generate pe hârtie referitoare la jurnalele de tranzacții relevante sunt selectate și legate cronologic.

Coperta spune:

• denumirea subiectului de contabilitate;
• numele și numărul de serie al folderului (caz);
• perioada (data) pentru care s-a înființat registrul contabil (jurnalul de tranzacții), indicând anul și luna (data);
• denumirea registrului contabil (jurnalul de tranzacții) indicând numărul acestuia (dacă există), numărul de foi din dosar (dosar).

În prezent, contabilitatea se desfășoară peste tot folosind software, iar formarea jurnalelor se realizează într-un mod automat. Deși contabilii au uneori întrebări cu privire la pregătirea Jurnalului nr. 7 (de exemplu, pentru a verifica corectitudinea algoritmului încorporat în program), acestea nu sunt de natură larg răspândită.

Principala problemă este legată de determinarea dacă documentul principal aparține unui anumit jurnal de tranzacții.

După cum reiese din denumirea Jurnalului nr. 7, acesta este utilizat pentru acumularea de informații despre obiectele activelor nefinanciare care sunt scoase din bilanț sau transferate în cadrul instituției între persoane responsabile financiar.

Evident, documentele primare care se referă la acest jurnal sunt acte de radiere de obiecte, declarații de eliberare a bunurilor materiale pentru nevoile instituției, facturi pentru circulația internă a mijloacelor fixe etc.

Cu toate acestea, scopul Jurnalului nr. 7 nu se limitează la colectarea de date cu privire la cedarea și mișcarea activelor nefinanciare.

De asemenea, reflectă tranzacțiile individuale pentru recunoașterea activelor nefinanciare și amortizarea.

Astfel, în ceea ce privește mijloacele fixe, paragraful 55 din Instrucțiunea nr. 157n prevede că contabilizarea tranzacțiilor pentru primirea obiectelor se efectuează:

• în jurnalul de tranzacții privind cedarea și transferul activelor nefinanciare - în ceea ce privește operațiunile de acceptare a activelor fixe în contabilitate la costul inițial generat sau operațiuni de creștere a valorii inițiale (contabile) a activelor fixe cu valoarea costurilor efective pt. finalizarea, reconstrucția, modernizarea, modernizarea acestora;
• jurnal pentru alte tranzacții - pentru alte tranzacții de primire a mijloacelor fixe.

În ceea ce privește rezervele materiale, paragraful 120 din Instrucțiunea nr. 157n prevede că contabilizarea tranzacțiilor la primirea acestora se efectuează:

• în jurnalul de tranzacții privind cedarea și transferul activelor nefinanciare - în ceea ce privește tranzacțiile de acceptare în contabilitate a materialelor, bunurilor la costul efectiv generat (în valoare de investiții efective); operațiuni de creștere a costului efectiv (de contabilitate) al materialelor (echipamente incluse în materiale etc.) cu valoarea costurilor efective pentru echiparea suplimentară și modernizarea acestora;
• jurnalul tranzacțiilor de decontare cu furnizorii și antreprenorii sau jurnalul tranzacțiilor de decontare cu persoane responsabile - în ceea ce privește tranzacțiile de primire a stocurilor la costul efectiv de achiziție (producție) a acestora;
• jurnal pentru alte tranzactii - pentru alte tranzactii de primire a articolelor de inventar.

Din paragrafele de mai sus ale Instrucțiunii nr. 157n rezultă că Jurnalul nr. 7 reflectă doar înregistrări în debitul conturilor 101 00 „Active fixe”, 105 00 „Stocuri” în corespondență cu creditul contului 106 00 „Investiții în active financiare” conform contului format pe acest cont cost.

Când decideți ce jurnal să depuneți acest sau acel document primar, trebuie să procedați în primul rând de la conținutul operațiunii, și nu de la tipul acestui document.

De exemplu, contabilii întreabă adesea în ce jurnal să depună factura, care este folosită pentru a documenta vânzarea (eliberarea) bunurilor materiale. Să ne uităm la această situație.

Vă rugăm să rețineți!

Întrebarea reală este dacă merită să depuneți acorduri (contracte) cu Jurnalul nr. 7 (sau orice alt jurnal). În unele instituții se utilizează o procedură similară. În opinia noastră, acest lucru nu este necesar. În primul rând, acordul (contractul) nu este documentul principal. În al doilea rând, poate fi de natură pe termen lung, iar perioada de valabilitate a acestuia poate depăși perioada pentru care se formează Jurnalul nr. 7. În plus, din când în când este necesar să se depună acordul către terți (de exemplu, către Trezoreria Federală).

Acceptarea unui element de mijloc fix pentru contabilitate se face pe baza unui certificat de transfer și acceptare, și nu pe baza unei facturi a furnizorului.

În consecință, actul corespunzător este depus la Jurnalul nr. 7. În ceea ce privește materialele, atât înregistrarea stocurilor, cât și contabilitatea decontărilor cu furnizorii se efectuează pe baza documentului de expediere (factura) al furnizorului.

Totuși, după cum s-a menționat mai sus, Jurnalul nr. 7 include doar tranzacții pe debitul contului 105 00 în corespondență cu creditul contului 106 00.

Conform paragrafelor. 120, 257 din Instrucțiunea nr. 157n, informațiile privind achiziția materialelor se consemnează în registrul decontărilor cu furnizorii și antreprenorii.

Prin urmare, factura trebuie depusă la acest jurnal.

Vă puteți asigura împotriva posibilelor dificultăți la distribuirea documentelor primare între reviste, prevăzând în politica contabilă posibilitatea de a depune originalul și o copie a unui document simultan în mai multe reviste. Într-o astfel de situație, este indicat să se indice pe copie numele și numărul de serie al folderului în care este stocat originalul.

Jurnalele – separat, documentele – separat?

Unii contabili nu depun documente primare în jurnale. „Ce rost are să creăm volume cu mai multe volume care sunt incomod de utilizat?” - ei motivează.

Desigur, în acest caz există o încălcare a cerințelor clauzei 11 din Instrucțiunea nr. 157n. Cu toate acestea, chestiunea pedepsei pentru aceasta rămâne deschisă.

Articolul 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse stabilește o amendă pentru un funcționar în valoare de la 2.000 la 3.000 de ruble. pentru încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și de prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de păstrare a documentelor contabile.

În acest caz, o încălcare gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare înseamnă:

• subestimarea impozitelor și taxelor acumulate cu cel puțin 10% din cauza distorsionării datelor contabile;
• denaturarea oricărui articol (linie) din formularul de raportare financiară cu cel puțin 10%.

Legislația nu spune ceea ce este considerat o încălcare gravă a procedurii și a termenelor de păstrare a documentelor contabile. Dacă contabilul instituției nu depune documente primare în jurnale, termenele de păstrare nu pot fi încălcate. Prin urmare, problema legalității aducerii în fața justiției pentru un astfel de act este controversată.

În opinia noastră, faptul că nu există hotărâri judecătorești pe această temă (cel puțin la nivelul districtelor federale) indică deja că urmărirea penală în temeiul acestui articol din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse este extrem de rară.

De aceea unii specialisti prefera sa pastreze documentele strict dupa nomenclatura si termenul de valabilitate, fara a le inregistra cu jurnalele de tranzactii. În caz contrar, în pregătirea pentru introducerea în arhivă, totul va trebui să fie descheiat.

Cum se înregistrează amortizarea

Contabilii întreabă adesea dacă este posibil să se înregistreze în Jurnalul nr. 7 sumele totale ale cifrei de afaceri din conturi, mai degrabă decât cheltuielile de amortizare pentru fiecare mijloc fix.

Dacă reflectați taxa de amortizare pentru fiecare obiect, jurnalul devine incomod de utilizat - 90% din înregistrări sunt linii de amortizare, printre care se pierd informații despre mișcări și cedări.

Punctul 91 din Instrucțiunea nr. 157n prevede doar că amortizarea activelor nefinanciare se reflectă în jurnalul de tranzacții privind cedarea și transferul activelor nefinanciare.

Nu există niciun cuvânt despre cum ar trebui făcut acest lucru. Prin urmare, în opinia noastră, instituția poate stabili procedura corespunzătoare în politicile sale contabile.

Cum să reflectăm mișcarea internă

După cum știți, în jurnalele de tranzacții, printre alte date, este indicată corespondența conturilor. Reflectarea în contabilitate a mișcării interne a activelor nefinanciare între persoanele responsabile material dintr-o instituție are câteva caracteristici:

• circulația internă a mijloacelor fixe (clauza 9 din Instrucțiunea nr. 174n, clauza 9 din Instrucțiunea nr. 183n) Debit 0 101 00 310 (0 101 00 000) Credit 0 101 00 310 (0 101 00 000);
• circulația internă a imobilizărilor necorporale (clauza 16 din Instrucțiunea nr. 174n, clauza 16 din Instrucțiunea nr. 183n) Debit 0 102 00 320 (0 102 00 000) Credit 0 102 00 320 (0 102 00 00 );
• circulația internă a stocurilor (clauza 35 din Instrucțiunea nr. 174n, clauza 35 din Instrucțiunea nr. 183n) Debit 0 105 00 340 (0 105 00 000) Credit 0 105 00 340 (0 105 00 000).

Astfel, același cont este indicat pentru debit și credit. În practică, sunt utilizate două abordări:

• circulația internă a activelor nu este reflectată în Jurnalul nr. 7;
• mișcarea internă se reflectă în Jurnalul nr. 7, în ciuda caracteristicilor menționate ale formării înregistrărilor contabile.

În opinia noastră, al doilea punct de vedere pare rezonabil. Si de aceea. În conformitate cu partea 2 a art. 10 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” omisiunile sau retragerile nu sunt permise la înregistrarea elementelor contabile în registre.

Jurnalul nr. 7 este destinat contabilizării tranzacțiilor care implică cedarea și transferul de active nefinanciare. Aceasta înseamnă că operația de mișcare internă trebuie înregistrată în acesta.

Pentru numărul de cont sunt prevăzute coloanele 9 și 10 din Jurnalul de operațiuni (f. 0504071). Nu există excepții pentru cazurile în care numărul de cont se potrivește. O mostră de completare a jurnalului în situația luată în considerare este dată la sfârșitul articolului.

Cum se indică echilibrul

Formularul standard al Jurnalului de operațiuni (f. 0504071) oferă coloane nu numai pentru rulajul contului, ci și pentru soldurile de la începutul și sfârșitul perioadei.

Conform Ordinului nr. 173n, datele privind soldurile nu pot fi completate în jurnalele operațiunilor de decontare cu persoanele responsabile, cu furnizorii și antreprenorii, cu debitorii de venituri, dacă se ține contabilitatea analitică în Fișa de Contabilitate a Fondurilor și Decontărilor (f. 0504051). ).

Nu s-au făcut excepții pentru Jurnalul nr. 7. În consecință, soldurile conturilor la începutul și la sfârșitul perioadei sunt înscrise în acest registru în orice caz. Deoarece Ordinul nr. 173n nu conține instrucțiuni pentru completarea acestor indicatori, în opinia noastră, următoarea procedură este cea mai convenabilă.

1. Pentru fiecare cont al contului sintetic (după grupa contabilă analitică) se înscrie un rând separat la începutul și la sfârșitul Jurnalului de operațiuni (f. 0504071).

2. La completarea liniilor cu solduri, coloanele 1–6 nu sunt completate.

3. Coloanele 7 sau 8, 12 sau 13 indică valoarea soldurilor.

4. Coloana 9 sau 10 indică numărul contului, în funcție de dacă soldul este debitor sau credit.

Ce să faci cu documentele electronice

Această problemă nu este rezolvată în Instrucțiunea nr. 157n. Unele precizări sunt date în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 30 septembrie 2013 Nr. 02-06-10/40454.

Întrucât legislația nu prevede obligația de a selecta și de a depune documentele generate în format electronic la jurnalele de tranzacții relevante, un registru al documentelor electronice (registru care conține lista (registrul) documentelor electronice). Acest registru este depus într-un folder separat (caz).

Frecvența de formare a acestor registre pe hârtie este stabilită de instituția însăși în conformitate cu frecvența de formare a registrelor contabile - jurnalele de tranzacții.

De exemplu, în politica contabilă, această problemă poate fi rezolvată după cum urmează.

Jurnalul decontărilor cu persoane responsabile 3 este denumirea formei de registru contabil utilizată în organizațiile din sectorul public și fondurile extrabugetare. Totuși, același număr (nr. 3) este stabilit și pentru jurnal, care ia în considerare decontările cu contabilii la întreprinderile mici (IMM). Să ne dăm seama.

O mică teorie: forme de contabilitate

Jurnalele sunt unul dintre tipurile de registre contabile. Sistemul de contabilitate jurnal-ordin este unul dintre tipurile de organizare a muncii contabile ale departamentului de contabilitate. Să ne amintim că există trei tipuri de organizare a muncii contabile, trei forme de contabilitate:

1. Se folosește o formă simplă de contabilitate, SMP.
2. Jurnal-comanda formă de contabilitate.
3. Sistem de contabilitate cu mandat memorial.

Formular contabil simplu destinate întreprinderilor mici, al căror număr de operațiuni, de regulă, nu depășește 30 pe lună și nu implică costuri materiale mari (clauza 22, articolul 4.1 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 64n din 21 decembrie 1998). , denumită în continuare Ordinul nr. 64n). În acest caz, principala formă de contabilitate este Cartea de Contabilitate pentru Operațiuni de Afaceri. În plus, se mențin următoarele registre:

• cartea de calcule pentru salarii si impozit pe venitul persoanelor fizice;
• fișa contabilă a salariilor (conform formularului nr. B-8);
• carte în formularul nr. K-1 pentru înregistrarea tranzacțiilor cu proprietatea.

Să reamintim că, pe lângă forma simplă de contabilitate, potrivit clauzei 8 a art. 3.1 Recomandări pentru SMP „Institutul profesioniștilor contabili și auditorilor din Rusia” din 25 aprilie 2013 nr. 4/13 (denumit în continuare protocolul Institutului profesioniștilor contabili din Federația Rusă nr. 4/13), întreprinderi mici au dreptul de a utiliza astfel de tipuri de organizare a muncii contabile precum:

• formularul contabil complet,
• formă prescurtată de contabilitate.

Pentru mai multe informații despre modul de organizare a contabilității pentru simplificatori, vă recomandăm să citiți articolul.

Formular de comandă memorială de înregistrare prezentat schematic in Fig. 1. După cum puteți vedea, baza acestei forme de contabilitate este alcătuită din extrase de cont și carduri contabile analitice, registrul general, care rezumă datele contabile sintetice și jurnalele de tranzacții. Această formă de contabilitate este mai ușor de înțeles, dar mai dificil de generat date rezumative - generarea comenzilor memoriale pentru fiecare tranzacție (manual) necesită destul de mult timp. Această formă de contabilitate a fost utilizată pe scară largă în întreprinderile din Uniunea Sovietică. Astăzi, multe platforme software pentru contabilitate sunt construite pe baza unui sistem de contabilitate cu ordin memorial.

Figura 1. Schema de organizare a formei memorial-mandat de contabilitate

Jurnal-comanda formă de contabilitate - Aceasta este o înregistrare cronologică a tranzacțiilor comerciale în jurnalele de ordine. Acestea sunt formate pentru fiecare lună pe baza datelor din documentele primare sau extrasele cumulative. Cu un sistem de contabilitate jurnal-ordin, tranzactia se inregistreaza pe creditul contului in timp ce se afiseaza simultan si debitul contului corespondent. În fig. 2 prezintă o diagramă a organizării contabilității în formularul jurnal-comandă.

Figura 2. Schema de organizare a contabilității într-o formă de jurnal-comandă

Jurnal de contabilitate a tranzactiilor de decontare cu persoane responsabile

Jurnalul de înregistrare a operațiunilor de decontare cu persoanele responsabile este unul dintre registrele contabile din sistemul de contabilitate jurnal-ordin. Numărul acestui jurnal în contabilitate poate fi 3, 7 sau 6. Depinde de:

• întreprinderea aparține:
  • către cele bugetare (revista nr. 3 pentru organizațiile bugetare),
  • nu buget (revista nr. 3, 6 sau 7);
• ce sistem contabil este folosit:
  • simplificat (jurnalul nr. 3 pentru SMP privind un sistem de contabilitate simplificat - scrisoarea Ministerului de Finanțe al URSS din 06.06.1960 nr. 176, denumită în continuare Scrisoarea nr. 176),
  • complet (revista nr. 7);
• ce domeniu de activitate aparține (de exemplu, pentru întreprinderile de farmacie se folosește jurnalul nr. 6 - ordin al Ministerului Sănătății al URSS din 31 martie 1987 nr. 468).

Pentru structurile comerciale care utilizează forma integrală de contabilitate s-a întocmit o listă de registre în care jurnalul decontărilor cu persoane responsabile este trecut la numărul 7 (Anexa nr. 2 la scrisoarea Ministerului Finanțelor din 24 iulie 1992 nr. 59, denumită în continuare litera nr. 59). Această formă de jurnal nr. 7 este recomandată pentru utilizare în construcții, întreprinderi industriale, știință și organizații de aprovizionare și marketing.

Pentru întreprinderile încadrate în IMM-uri, lista registrelor pe care le pot utiliza într-un sistem contabil simplificat este stabilită prin Scrisoarea nr. 176. În același document se stabilește și numărul jurnalului în care se reflectă tranzacțiile pentru decontări cu persoane responsabile.

Lista revistelor pentru organizațiile bugetare este stabilită prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 30 martie 2015 nr. 52n (denumit în continuare Ordinul nr. 52n) și prin Ordinul Trezoreriei Federației Ruse din 8 februarie 2005 nr. 165 (denumit în continuare Ordinul nr. 165). Jurnalul pentru decontări cu persoane responsabile este indicat în aceste documente cu numărul 3.

Revista nr 3 pentru SMP

În Anexa nr. 2 la Scrisoarea nr. 176 se stabilește că jurnalul nr. 3 reflectă operațiunile la creditul conturilor: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) și 77 (77, 79). Acumularea informațiilor transferate în jurnal se realizează în declarațiile relevante.

Informațiile despre decontări cu persoane responsabile sunt inițial acumulate în declarația nr. 2. Aceasta este o declarație anuală. Aici se efectuează contabilitatea analitică a decontărilor cu diverși debitori și creditori (inclusiv responsabili), cu excepția decontărilor în contul 60 (pentru acest cont este creat un extras separat nr. 1).

REFERINȚĂ: dacă o întreprindere este una dintre IMM-uri, atunci ea nu poate utiliza forma de contabilitate de ordine jurnal. În acest caz, este necesar să ne ghidăm după prevederile Ordinului nr. 64n și Protocolului nr. 4/13 din IPB RF.

Documentele primare pentru efectuarea înregistrărilor în declarația nr. 2 și transferul ulterior în jurnalul nr. 3 la decontarea conturilor cu persoanele responsabile sunt:

1. Ordin de numerar de cheltuială sau ordin de plată (emitere sau transfer de bani către o persoană responsabilă), emis pe baza unei cereri de la o persoană responsabilă. Cererea trebuie să fie agreată și aprobată de conducere.
2. Raport în avans.
3. Documente primare care confirmă faptul că intenționează cheltuirea fondurilor de către contabil.
4. Ordin de primire - în cazul returnării unei părți din avans (sau a sumei integrale a acestuia) de către persoana responsabilă.
5. Ordin de cheltuieli - în cazul plății suplimentare către responsabil, în cazul în care suma cheltuielii țintă s-a dovedit a fi mai mare decât plata în avans.

În conformitate cu scopul urmărit de utilizare a fondurilor emise în jurnalul nr. 3, creditul contului 71 poate corespunde cu debitul conturilor: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 etc.

Un aspect atât de important al calculelor, cum ar fi dacă persoana responsabilă are restanțe la sume contabile, poate fi văzut doar în Declarația nr. 2, unde este afișat soldul calculelor pentru fiecare avans emis și pentru fiecare persoană responsabilă.

Jurnalul nr. 3 pentru contabilitatea decontărilor cu contabilii din organizaţiile bugetare

În Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 52n și la Ordinul nr. 165 se stabilește că nr. 3 corespunde jurnalului tranzacțiilor de decontare cu persoanele responsabile. În ciuda coincidenței regulilor de bază pentru lucrul cu sume contabile în întreprinderile comerciale și bugetare, există încă unele diferențe.

Dacă acest aspect al contabilității vă interesează în mod deosebit, vă recomandăm să consultați articolul .

Jurnalul de tranzacții în organizațiile bugetare îndeplinește aceeași funcție ca și în sistemul contabil general - aici cifra de afaceri în contul decontărilor cu persoane responsabile se acumulează în corespondență cu debitul conturilor la care se sterge suma avansului emis.

Contul de credit, care reflectă decontări cu contabilii din organizațiile din sectorul public, este de 1.208.00.000. Codurile KOSGU stabilesc o clasificare a cheltuielilor, pe baza căreia se formează cifrele a 22-a și a 23-a din numărul de cont.

Deci, de exemplu, sumele emise pentru plata costurilor de transport sunt reflectate în contul 1.208.22.000 (conform cod KOSGU 222). Emiterea de bani de plată pentru cumpărarea obiectelor de inventar se reflectă în contul 1.208.34.000 (cod KOSGU 340). Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 iulie 2013 nr. 65n (denumit în continuare Ordinul nr. 65n) este principalul document utilizat pentru determinarea codului de cheltuieli sau venituri în organizațiile bugetare.

De ce să ții un jurnal nr. 3

Dacă pentru organizațiile bugetare această întrebare nu se pune (ținerea jurnalului nr. 3 este prescrisă de documentele de reglementare și este obligatorie), atunci întreprinderile comerciale pot pune această întrebare.

Cât de strict este reglementată utilizarea unui anumit registru contabil în sfera comercială? Întreprinderea alege în mod independent nu numai forma de contabilitate. Atunci când alege o formă de contabilitate, o întreprindere stabilește în mod independent ce registre va crea. Această alegere se face pe baza principiului oportunității. Totodată, este necesar să se asigure fiabilitatea, actualitatea și acuratețea informațiilor contabile generate în registrele contabile.

Dacă compania utilizează în mod activ al 71-lea cont, atunci este posibil să se utilizeze un jurnal separat pentru a reflecta decontările cu persoane responsabile. Dacă nu există nicio emisiune de bani pentru raportare sau există puține astfel de tranzacții, iar întreprinderea are dreptul de a efectua o contabilitate simplificată, atunci nu este necesar să utilizați un registru special. Numerotarea revistelor poate diferi, de asemenea, de cea recomandată.

Aceste decizii trebuie să se reflecte în politicile contabile ale întreprinderii. Să vă reamintim că organizațiile au dreptul de a dezvolta forme de documente contabile în mod independent (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 4 decembrie 2012 Nr. PZ-10/2012). Totodată, jurnalul de comenzi trebuie să conțină toate detaliile obligatorii pentru registrele contabile stabilite prin Partea 4 a art. 10 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ.

Rezultate

Jurnalele fac parte din sistemul contabil atunci când sunt menținute într-o formă de ordine de jurnal. Tranzacțiile de plată cu persoane responsabile sunt printre cele mai controlate de autoritățile de control. Prin urmare, necesită un design deosebit de atent.

Angajații de stat folosesc jurnalul de tranzacții nr. 3 pentru a reflecta tranzacțiile cu contabilii. Principiul contabilității rămâne similar cu principiul formării jurnalelor de ordine atunci când contabilizează în organizații care nu au legătură cu bugetul. Sumele creditoare ale contului pentru decontari cu persoane responsabile corespund cu debitul conturilor la care sumele sunt anulate.

Revista nr. 3 este folosită și de micile afaceri. Dar, în acest caz, acest jurnal este de natură complexă, iar în unele surse se numește „Calcule”. Întreprinderile aparținând SMP și care aleg un sistem de contabilitate la ordinea jurnalului pot folosi jurnalul nr. 3 pentru a reflecta calculele nu numai pentru contul nr. 71, ci și pentru conturile 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.