Cum se scrie o scrisoare juridică. Cum se scrie corect o scrisoare personală
Scrisoare de afaceri este un instrument pentru corespondența de afaceri, care joacă un rol important în încetarea sau menținerea relațiilor reciproc avantajoase și prietenoase cu partenerii, furnizorii, clienții, angajații. O scrisoare de afaceri bine scrisă vă permite să creați o imagine pozitivă a organizației. Site-ul nostru conține mostre de scriere și design tipuri diferite scrisori de afaceri.
Exemple de scrisori de afaceri
Scrisoare de mulțumire
O scrisoare de mulțumire este o scrisoare de afaceri care conține cuvinte de recunoștință din anumite motive: pentru muncă profesională, servicii de înaltă calitate etc. O scrisoare de recunoștință poate fi adresată organizației în ansamblu sau unora persoană specifică... Poate fi o scrisoare de răspuns la o scrisoare de inițiativă: o scrisoare de felicitare, o scrisoare de invitație sau o scrisoare de inițiativă scrisă din proprie inițiativă a compilatorului. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire Scrisoare de mulțumire ...
Scrisoare de mulțumire profesorului
O scrisoare de mulțumire profesorului este o scrisoare de afaceri în care se exprimă recunoștință profesorului de grădiniță pentru munca sa minunată în creșterea copiilor în numele directorului preşcolar sau părinții copiilor. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui profesor O scrisoare de mulțumire unui profesor de grădiniță are aceeași formă ca o scrisoare obișnuită de afaceri și constă din următoarele elemente structurale: Antet document. Conține poziția, prenumele și inițialele educatorului în ...
Scrisoare de mulțumire doctorului
O scrisoare de mulțumire adresată unui medic este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință medicului pentru asistența sa în recuperare. O scrisoare de recunoștință este întocmită în numele pacientului sau al rudelor pacientului. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui medic O scrisoare de mulțumire unui medic are aceeași formă ca o scrisoare de afaceri: Capul scrisorii este numele complet al medicului sau medicul șef al unei instituții medicale în cazul dativ (scris la nevoie). Contestație - numele complet al medicului căruia i se exprimă ...
Scrisoare de mulțumire pentru cooperare
O scrisoare de mulțumire pentru cooperare este o scrisoare de afaceri în care se exprimă recunoștință în numele șefului organizației față de partenerul său pentru livrarea de înaltă calitate și la timp a bunurilor, a muncii prestate, a serviciilor prestate. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire pentru cooperare O scrisoare de mulțumire pentru cooperare are aceleași detalii ca și o scrisoare de afaceri: Head letter. Se scrie funcția, prenumele și inițialele angajatului organizației, căruia i se adresează cuvinte de recunoștință pentru ...
Scrisoare de mulțumire a organizației
O scrisoare de mulțumire a unei organizații este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință pentru negocierile reușite, întâlnirea și timpul petrecut, ospitalitatea în timpul unei călătorii de afaceri etc. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unei organizații O scrisoare de mulțumire de la o companie conține detaliile unei scrisori de afaceri: Antet document - numele complet al funcționarului organizației față de care este exprimată recunoștința. Apel - numele complet al funcționarului organizației căruia i se adresează cuvintele de recunoștință ...
Scrisoare de mulțumire părinților
O scrisoare de mulțumire părinților este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință părinților absolvenților școlii sau grădiniței pentru buna creștere a copiilor lor, participarea activă la viața grupului, a clasei și a instituției de învățământ, ajutor pentru școală, grădiniţă etc. O scrisoare de recunoștință este întocmită în numele directorului, al profesorului, al educatorului sau al profesorului. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire părinților O scrisoare de mulțumire părinților absolvenților constă din următoarele ...
Scrisoare de mulțumire angajatului
O scrisoare de mulțumire unui angajat este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință angajatului pentru munca sa, contribuția la dezvoltarea companiei, atitudinea conștiincioasă față de muncă etc. O scrisoare de recunoștință este întocmită în numele șefului organizației în cinstea unui eveniment semnificativ: o aniversare, o vacanță profesională etc. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui angajat O scrisoare de mulțumire unui angajat are aceeași formă și structură ca și o scrisoare obișnuită de afaceri: antetul documentului. ÎN...
Scrisoare de mulțumire către student
O scrisoare de mulțumire unui student sau student este o scrisoare de afaceri în care se exprimă recunoștință elevului pentru succesul academic, pentru activități sociale active, participare la viața sportivă etc. O scrisoare de recunoștință este întocmită în numele directorului școlii, al rectorului universității. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui student, student Datorită unui student, un student este scris în formă gratuită. Textul scrisorii de mulțumire conține cuvinte de recunoștință elevului, studentului. Mai jos, sub textul scrisorii, ...
Scrisoare de mulțumire către profesor
O scrisoare de mulțumire pentru un profesor este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință profesorului, profesorului de clasă pentru munca de creștere și educare a copiilor în numele directorului unei instituții de învățământ sau al părinților elevilor. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui profesor O scrisoare de mulțumire unui profesor are detaliile unei scrisori de afaceri: Antet document - indică numele profesorului, la adresa căruia sunt trimise cuvintele de recunoștință. Element structural opțional al unei scrisori de mulțumire ...
Tipuri de scrisori de afaceri
Scrisoare de garantie
O scrisoare de garanție este o scrisoare comercială necomercială care conține o confirmare (garanție) a efectuării unor acțiuni sau respectarea anumitor condiții: calendarul și faptul plății pentru produsele primite, munca efectuată sau serviciile prestate, garanții de calitate etc. Cu alte cuvinte, o scrisoare de garanție este o modalitate de a asigura îndeplinirea unei obligații de către o parte la tranzacție. O scrisoare de garanție poate fi pregătită ca răspuns la o scrisoare de creanță. Cum se scrie o scrisoare de garanție Formular de garanție ...
Scrisoare de garanție pentru furnizarea unei adrese legale
O scrisoare de garanție privind furnizarea unei adrese legale este o scrisoare de afaceri care conține confirmarea faptului încheierii unui contract de închiriere cu o companie existentă sau intenția proprietarului unui local nerezidențial de a o închiria după stat înregistrarea unuia nou entitate legală... Cu alte cuvinte, garantează dreptul de a încheia un contract de închiriere în viitor. Această scrisoare este transmisă autorității de înregistrare și întocmită la cererea chiriașului. Cum se scrie o scrisoare de garanție despre ...
Scrisoare de garantare a locului de muncă
O scrisoare de garanție pentru un loc de muncă este o scrisoare de afaceri care conține o garanție a unei concluzii contract de muncă angajator cu angajat. Cel mai adesea, este necesar să se depună la FMS atunci când un angajat se mută în altă țară. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru angajare Forma unei scrisori de garanție pentru angajare conține următoarele detalii: numărul și data documentului; destinatarul scrisorii - numele organizației și numele complet al funcționarului căruia i se adresează sau textul: ...
Scrisoare de garantare a plății
O scrisoare de garanție pentru plată este o scrisoare de afaceri care este o confirmare a calendarului și a faptului de plată pentru produsele primite, serviciile prestate sau lucrările efectuate. O scrisoare de garanție pentru plată poate fi un răspuns la o scrisoare de creanță. Cum se scrie o scrisoare de garanție la plata unei datorii Forma unei scrisori de garanție conține următoarele detalii: numărul și data documentului; destinatarul scrisorii - numele organizației și numele complet al funcționarului căruia i se adresează; Titlul documentului -...
Compunerea unei scrisori de afaceri
Înainte de a scrie o scrisoare de afaceri, gândiți-vă la rezultatul final pe care doriți să îl obțineți: creșteți vânzările, accelerați procesul de plată, oferiți cooperare, faceți reclamații, felicitați, invitați și multe altele. În conformitate cu aceasta, și compuneți o scrisoare de afaceri, încercând să vă subliniați obiectivul cât mai mult posibil.
Proiectare scrisori de afaceri
Înregistrarea unei scrisori de afaceri se efectuează pe antetul companiei, care trebuie să conțină numele organizației, adresa locației, numerele de contact, eventual e-mail, site-ul web, sigla.
O scrisoare de afaceri trebuie tipărită folosind margini: marginea din stânga trebuie să fie de cel puțin 3 cm (pentru depunerea documentelor), marja din dreapta trebuie să fie de cel puțin 1,5 cm.
Antetul scrisorii de afaceri trebuie să conțină numele companiei destinatar cu numele și poziția destinatarului (în colțul din dreapta sus).
În colțul din stânga sus, sub titlul scrisorii de afaceri, sunt indicate data scrierii și numărul de înregistrare (de ieșire). Dacă scrisoarea de afaceri este o scrisoare de răspuns, atunci este necesar să indicați la ce document răspunde această scrisoare.
După caz, după data și numărul documentului, este indicat titlul acestuia.
O scrisoare de afaceri ar trebui să conțină un apel către destinatarul scrisorii.
La sfârșitul scrisorii de afaceri, semnătura expeditorului (numele, funcția, semnătura) trebuie să fie prezentă.
Pentru corespondența oficială de afaceri, se folosește de obicei fontul Times New Roman cu dimensiunea de 12 fonturi și spațiere simplă.
Pentru oricine a fost de mult un secret că vorbirea este împărțită în argou și literar - corect. Este destul de logic ca vorbirea corectă să fie nu doar orală, ci și scrisă. Fiecare persoană inteligentă trebuie să stăpânească cultura scrisului literat. Și chiar și pentru cei care comunică activ pe probleme de afaceri prin corespondență - și cu atât mai mult. Care sunt literele?
Ce este eticheta
Înainte de a vorbi despre scrierea în afaceri, trebuie mai întâi să vă amintiți ce este eticheta. Aceasta este o ordine de comportament stabilită în societate, un set de maniere și reguli ale așa-numitei forme bune, care trebuie respectate de fiecare persoană inteligentă, bine educată, pentru a nu fi marcată ca lipsă de cultură. Aceste reguli istorice fac parte integrantă din societate.
Cultura scrisului: caracteristici generale
Desigur, acest lucru nu se aplică doar unei scrisori de afaceri. Există multe tipuri și modalități de comunicare scrisă. Toate sunt diferite, fiecare are propriile sale caracteristici, dar există și aspecte comune... Printre acestea se numără următoarele:
- dependența de un limbaj de carte standardizat cu admiterea vocabularului non-carte;
- utilizarea structurilor sintactice complexe;
- ordinea cuvintelor fixe într-o propoziție;
- structura textului clar;
- alfabetizare ridicată.
Eticheta scrisorii de afaceri
Când ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă facem afaceri cu organizații și / sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor noștri, colegilor, clienților, modul în care ne aranjăm scrisoarea, va deveni fața companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie nu prea mult. Cu excepția cazului în care, desigur, nu suntem competenți în eticheta compunerii scrisorilor de afaceri. Pentru a nu te pierde în față, trebuie să înveți următoarea înțelepciune. Apropo, deținerea unor astfel de cunoștințe este utilă și pentru că cea mai mică greșeală, o mică inconsecvență cu regulile poate transforma o scrisoare de afaceri într-una ilegală din punct de vedere legal.
Specificitatea relațiilor de afaceri
Înainte de a vorbi direct despre scrisori, ar trebui să înțelegem cum diferă în general relațiile de afaceri, ce le caracterizează, care sunt trăsăturile lor. Principala caracteristică a relațiilor de muncă este absența (fie completă, fie aproape completă), chiar în aceste relații, a unei conotații personale. De regulă, la locul de muncă, fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - aproape nimeni nu va dansa cu o tamburină, de exemplu, sau va face alte lucruri care sunt destul de logice în compania prietenilor, dar destul de ridicole pentru un mediu de lucru . Acest lucru se aplică, de altfel, nu numai acțiunilor, ci și emoțiilor - vă puteți permite să râdeți sau să zâmbiți, sau chiar o mică manifestare a furiei, dar râsele homerice, crăpăturile, lacrimile și altele asemenea par destul de inadecvate (toate acestea se referă exclusiv emoții la locul de muncă). La locul de muncă, purtăm de obicei măști, arătând abilitate, reținere și calm.
Comunicarea de afaceri nu poate fi terminată când doriți. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă în mijlocul unei întâlniri importante ne ridicăm brusc și părăsim publicul. Nu puteți ignora interlocutorul, nu puteți răspunde la apeluri sau la scrisori. Toate aceste caracteristici luate împreună ajută la înțelegerea mai bună a ceea ce ar trebui să fie eticheta vorbirii unei scrisori de afaceri.
Cerințe generale
Primul lucru la care ne uităm când primim o scrisoare este hârtia. Conform cerințelor etichetei unei scrisori de afaceri, hârtia pentru aceasta trebuie să fie întotdeauna limpede ca cristalul și în niciun caz încrețită. Destinatarii mesajului vor avea o impresie mai bună despre organizație dacă scrisoarea este scrisă pe hârtie cu antet cu logo-ul companiei. Prima pagină nu este numerotată, toate celelalte au cifre arabe.
Există încă un punct foarte important în eticheta corespondenței de afaceri. Afacerea presupune o alfabetizare ridicată și absența erorilor de ortografie. Prin urmare, în cazul în care există lacune în cunoașterea gramaticii rusești, se recomandă să nu vă grăbiți să trimiteți corespondență, ci să o verificați din nou pentru eventuale neajunsuri.
De asemenea recomandare generală atât pentru hârtie, cât și pentru e-mail este dorința de a nu utiliza structuri complexe în discursul dvs. scris - acest lucru este adecvat numai în documentele legale. Abrevierile nu ar trebui, de asemenea, să fie utilizate - sunt acceptate doar în general. Dar norma etichetei de afaceri include o varietate de timbre și argot - jargon profesional. Întregul document este păstrat într-un stil oficial de afaceri.
Un alt punct important care poate fi citit din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și prietenos. Nu poate fi vorba de lipsă de tact sau grosolănie. În plus, o scrisoare de afaceri necesită detalii, o prezentare clară a gândurilor tale.
Dacă destinatarul scrisorii nu vorbește rusă, textul mesajului trebuie redactat în limba sa sau în limba engleză internațională. Apropo, un astfel de document ar trebui să fie scris doar pe o parte a foii, al doilea fără greș rămâne necompletat.
Când elaborați documente, trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie tastat la intervale de unu și jumătate până la două, lățimea marginilor din stânga fiind de doi centimetri.
Nuanțe
O scrisoare de afaceri are propria structură clară, specifică. În același timp, nu există un standard unic pentru prelucrarea documentelor pe hârtie: diferite companii pot avea propriile variații. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților scrisorii: cu siguranță trebuie să conțină un „capac”, un salut, partea principală și un rămas bun. Nu uitați de semnătura personală de la sfârșitul scrisorii.
Apropo, așa-numitul cadru al mesajului - frazele inițiale și finale - se numește cadrul de etichetă. Ea este cea care ajută la stabilirea relației necesare cu destinatarul. În plus, regulile de etichetă pentru scrisorile de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează utilizarea diferitelor clișee de vorbire în mesaje (vor fi discutate mai târziu).
O nuanță importantă rămâne utilizarea corectă a contestației. Înainte de revoluția din țara noastră, adresa „domn” sau „doamnă” era folosită: era considerată universală, așa că au chemat pe oricine. Acum nu există un astfel de tratament universal, deși cuvântul „stăpân” sau „amantă” se găsește adesea în scrisorile de afaceri - care și-a pierdut anterior popularitatea, se întoarce treptat la viața de zi cu zi. Puteți adresa acest lucru unui partener de afaceri, oficial, dar nu unui client sau coleg.
Cea mai răspândită și universală în prezent este considerată a fi adresa „Stimate” sau „Stimate Domn”, dar de fapt nici nu este așa. Într-un mod similar, de exemplu, nu se poate face referire la așa-numitele VIP - în special persoane importante, care sunt considerate guvernatori, primari, președinți. În acest caz, va trebui să începeți scrisoarea cu adresa „Dragă” (o altă opțiune este „Dragă”).
Dacă mesajul se adresează mai multor persoane simultan și toți sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi potrivit să se utilizeze o astfel de adresă ca „Dragi colegi” (dacă toți destinatarii sunt femei, este permis să scrie „Dragi doamne ", dacă bărbați - atunci" Dragi domni "). În cazul în care scrisoarea este îndreptată către adresa unei persoane, este strict interzis să nu folosiți un nume sau o adresă de familie. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (atunci când destinatarul este un grup de persoane) sau atunci când interacționează cu o persoană juridică.
În ceea ce privește sfârșitul mesajului, trebuie să vă amintiți: nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii se exprimă încrederea într-o rezolvare cu succes și / sau timpurie a problemei și altele asemenea. Aici, de asemenea, nu ar trebui să indicăm dificultăți anterioare - de exemplu, întârzierea răspunsului sau lipsa unuia. Aceste fraze sunt considerate semne negative ale etichetei în scrisorile comerciale și sunt privite ca neputințe de a continua relația, precum și lipsă de respect față de interlocutor. Este important să înțelegem că acest lucru este inacceptabil.
E-mail: Eticheta de afaceri
Al doilea varianta posibila corespondență - de e-mail... Și aici există o serie de particularități. De exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să îl începeți cu o prezentare a propriei companii, o descriere a activităților dvs., cu posibile sarcini care ar trebui să fie efectuate. Cu o corespondență prelungită, trebuie să păstrați istoricul literelor trecute, pe baza cărora este construit fiecare mesaj următor.
Prima scrisoare trebuie să conțină cu siguranță un salut și un apel. Ulterior, dacă aveți nevoie de un răspuns rapid, puteți omite contestația (dacă este cazul). În comunicarea pe internet, mulți nu consideră necesar să pună semne de punctuație și, de asemenea, să scrie fără majuscule. Acest lucru este inacceptabil în eticheta de e-mail a companiei.
Dimensiunea unui e-mail nu trebuie să fie prea mare - este de obicei jumătate din dimensiunea unui echivalent de hârtie. În același caz, dacă este necesar să se informeze destinatarul cu o cantitate mare de informații, numai o scurtă notă de însoțire trebuie indicată în corpul scrisorii, iar materialul în sine trebuie atașat ca atașament cu un Word sau orice alt document. alt fișier - aceasta este ceea ce necesită eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: „Bună ziua, dragă domnule Ivanov! Vă trimitem mostre din broșurile noastre publicitare. Vă puteți familiariza cu ele în atașament ... ".
În ceea ce privește semnătura, trebuie să fie. Puteți semna la sfârșitul fiecărei scrisori sau puteți face o semnătură automată care va fi aplicată mecanic. Reprezentanții marilor companii folosesc adesea această opțiune. Semnătura trebuie să indice numele, prenumele, funcția, informațiile de contact, locul de muncă. Trebuie să-l proiectați în așa fel încât să se încadreze în șaptezeci de caractere și să nu ocupe mai mult de cinci sau șase rânduri.
Trebuie spus câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta de afaceri a unui e-mail implică primirea unui răspuns la un mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă este nevoie de mai mult timp, ar trebui să anunțați interlocutorul în acest sens. Feedback-ul la toate mesajele menține reputația companiei sau a antreprenorului. Pentru a ști cu siguranță dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți utiliza funcția de notificare a primirii - o confirmare de livrare va veni automat. În plus, nu este interzis să efectuați un apel de testare.
Formule de vorbire sau clișee
Clisee, formule de vorbire, clișee de vorbire - orice ai spune, va fi în continuare o parte integrantă a corespondenței de afaceri. Din cursul școlii, ne amintim că clișeele se numesc expresii fixe. Nu sunt atât de mulți dintre ei:
- Regretul poate fi exprimat cu ajutorul următoarelor fraze: „Din păcate, nu avem ocazia să fim de acord ...”, „Ne pare rău că te informăm ...”, „Din păcate, trebuie să informăm ...” și așa pe.
- Recunoștința este indicată de clișee precum: „Lasă-mă să-mi exprim recunoștința ...”, „Mulțumesc ...”, „Ținând cont de contribuția ta ...”.
- Puteți invita destinatarul la acest sau acel eveniment folosind ștampilele: „Avem onoarea de a vă invita ...”, „Sperăm pentru consimțământul dumneavoastră ...”, „Vă invităm cu plăcere ...”, „ Ne vom bucura să vă vedem ... "și altele asemenea.
- Puteți încheia scrisoarea cu frazele: „Așteptăm idei noi de la dvs. ...”, „Vă dorim succes ...”, „Sperăm pentru o cooperare fructuoasă în continuare ...”.
Reguli de aur ale corespondenței de afaceri
Greșeli frecvente în corespondența de afaceri
Există mai multe lucruri aparent mici, care pot deveni totuși fatale în cazul comunicării de afaceri. Adesea, aceste lucruri mici duc la încetarea relațiilor reciproc avantajoase, anularea tranzacțiilor și altele asemenea lucruri neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul din vedere!
- Nu poți scrie (și suna și tu!) La muncă în afara programului de lucru! Cât de des, ne dorind să suportăm până dimineața, îi deranjăm pe partenerii noștri, clienții, colegii la nouă, zece sau chiar unsprezece seara. Ni se pare că peste noapte totul va dispărea, se va prăbuși, se va prăbuși și va fi imposibil să salvăm situația. Și acele exemplare rare, care sunt capabile să reziste până dimineața, din anumite motive, cred că șase dimineața este momentul comunicării. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, un astfel de comportament doar ne enervează și ne incită.
- Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar cu toate acestea - nu poate exista familiaritate! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv pe „voi” (cu majusculă, înseamnă - politețe și respect).
- Schimbul excesiv de bunătăți poate fi, de asemenea, dăunător. În primul rând, necesită timp prețios și, în al doilea rând, arată puțin enervant și plictisitor. Nu este nevoie să fii zelos.
În timpul nostru, există atât de multă literatură încât uneori ochii se deschid larg. Există, de asemenea, suficiente cărți despre cultura vorbirii, inclusiv scrisul.
Cei care doresc să facă cunoștință cu acest domeniu pot fi sfătuiți cu următoarele lucrări: „Eticheta de afaceri” de Oleg Davtyan, „Cultura vorbirii scrise” de Tatyana Degtereva, „Eticheta scrisului rus” de Natalia Formanovskaya și Alla Akishina, „Eticheta de afaceri” "de Elena Ber," Eticheta vorbirii rusești "de Natalia Formanovskaya și mulți alții.
- Cerințele privind eticheta scrisorilor de afaceri implică utilizarea semnul exclamarii la sfârșitul adresei pentru a sublinia problema sau persoana.
- Un apel pe nume către destinatar arată o relație mai strânsă și de lungă durată, iar un nume de familie accentuează distanța.
- Eticheta scrisorilor de afaceri din Rusia se caracterizează prin niveluri de gen, deoarece majoritatea profesiilor sunt adesea doar masculine.
Nu este atât de dificil să respectați regulile corespondenței comerciale, deoarece nu sunt atât de multe dintre ele. Amintirea lor nu este o știință grozavă. Dar în ochii celor din jur, o persoană care cunoaște eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultă, cineva cu care este plăcut să trateze.
Aproape orice firmă, companie, organizație se confruntă mai devreme sau mai târziu cu nevoia de a scrie o scrisoare de afaceri. Dacă vi s-a atribuit această misiune, atunci următoarele informații de mai jos vă pot fi utile.
Pentru a scrie corect o scrisoare de afaceri, trebuie mai întâi să determinați cărui grup ar trebui să i se atribuie. Să trecem la clasificarea clasică. Scrisorile de afaceri se disting prin subiect, scop funcțional, după numărul de destinatari, compoziția, structura și forma de trimitere. Lista scrisorilor de afaceri, care se distinge prin caracteristicile tematice, include scrisori de afaceri comerciale și necomerciale. Primele includ o ofertă, o scrisoare de anchetă, o reclamație, cea de-a doua - o mulțumire, o garanție, o scrisoare de informare, precum și un memento, confirmare, felicitare, invitație, cerere, condoleanțe și scrisoare de intenție. În conformitate cu caracteristica funcțională, puteți grupa literele în cele care necesită un răspuns și cele care nu necesită un răspuns. Dacă este privită din partea destinatarului, există litere obișnuite, circulare și colective. Cele obișnuite sunt adresate unei singure persoane, circulare - unui număr de instituții, iar cele colective sunt trimise de la mai multe persoane la o anumită adresă. În ceea ce privește caracteristica compozițională, ar trebui să selectați litere cu aspect unic și litere cu aspect multiplu. Primul se referă la un număr, iar al doilea, respectiv, mai multe probleme. În conformitate cu structura, scrisorile comerciale pot fi reglementate (întocmite în forma prescrisă) și nereglementate (întocmite în formă gratuită). În conformitate cu metoda de trimitere, există plic, e-mail și scrisori de fax. Deoarece există multe opțiuni și scopuri pentru scrierea scrisorilor de afaceri, iată cele mai comune modalități de a scrie o scrisoare de afaceri. Să începem cu o ofertă. Este o ofertă de cooperare cu o descriere a termenilor tranzacției și are următoarea structură:- un titlu care indică poziția, prenumele, numele și patronimicul destinatarului, numele organizației;
- numărul și data înregistrării scrisorii;
- titlu;
- text;
- semnătura expeditorului.
Textul ofertei stabilește propunerea de cooperare și condițiile acesteia.
Pe site-ul nostru.
Scrisoarea de anchetă are un conținut similar cu oferta, dar nu indică condițiile tranzacției. Este întocmit pe un antet. Textul ar trebui să indice scopul scrisorii, o întrebare sau o cerere, exprimată speranță pentru cooperare, recunoștință pentru un răspuns viitor.
Descarcă aici.
Scrisoarea de mulțumire și garanție are o structură standard. O scrisoare de garanție poate fi întocmită folosind următoarele fraze: „garantăm prin această scrisoare”, „garantăm plata în timp util și integral”, etc. Limba unui astfel de document este exclusiv de afaceri. O scrisoare de mulțumire este, de obicei, scrisă într-un mod mai cald decât alte scrisori de afaceri și conține formulări precum „Vă exprimăm sincere mulțumiri ție ...”. Mostre de scriere a acestor scrisori pot fi găsite mai jos. Scrisoarea de reamintire conține linkuri către clauzele contractului, o cerere de îndeplinire a termenilor contractului, măsurile care trebuie luate în caz de neplată. O astfel de scrisoare poate fi un memento al plății, datoriei etc.
Pentru a scrie o scrisoare de afaceri, trebuie să înțelegeți în mod clar scopul pe care îl urmărește, să alegeți tipul de scrisoare, să vă gândiți la structură și conținut în conformitate cu tipul.
Scrisorile de afaceri sunt compilate atunci când comunicați cu partenerii din aproape orice motiv. Exemple și reguli pregătite pentru elaborarea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.
O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii către o altă companie, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). De fapt, orice corespondență a companiei este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:
- despre cooperare.
- cooperare, negociere.
- Memento al necesității de a îndeplini obligațiile care decurg din contract.
- O explicație a poziției lor, un răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.
Documentul este de obicei întocmit pe hârtia cu antet a companiei, este permisă trimiterea acestuia în mod regulat sau prin e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are o importanță deosebită, este de preferat să îl imprimați pe hârtie groasă de înaltă calitate și să-l înmânați personal sau prin curier. În structură, scrisoarea seamănă cu un document tipic de afaceri - îl puteți reprezenta schematic în acest fel.
Ce trebuie să căutați atunci când întocmiți
Nu există reguli specifice și eșantioane de astfel de litere, astfel încât structura, volumul și designul lor depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), iar recomandarea unui angajat sau propunerea de afaceri poate dura mai mult de o pagină.
Cu toate acestea, există mai multe reguli generale la care ar trebui să acordați atenție atunci când întocmiți o hârtie:
- Documentul în sine nu are nicio forță juridică, însă este întocmit în conformitate cu toate regulile de înregistrare. Structura, stilul de prezentare al acestuia ar trebui să corespundă principiilor general acceptate ale fluxului de documente moderne.
- Propunerile sunt construite logic și într-o succesiune clară. Fraze ornamentate, complexe, emoționale și chiar mai colocviale sunt absente. Tonalitatea este neutră.
- Prezentarea se desfășoară întotdeauna numai de la o singură persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct din cap, fie la plural, dacă este scris în numele întregii companii.
- Scopul specific al compilării și acțiunile preconizate ale destinatarului sunt discutate (trimiteți un răspuns, luați în considerare candidatura unui angajat, acceptați negocierile, trimiteți un document etc.).
- Lucrarea nu reflectă interesele individuale ale managerului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Dacă trebuie să stabiliți un contact personal, este recomandabil să o faceți diferit și să nu vă poziționați ca reprezentant al companiei.
TOP 5 greșeli de ortografie
Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca text (încălcarea logicii, vocabularului, alte norme lingvistice), altele - cu încălcarea etichetei de afaceri corespunzătoare:
- Greșelile de ortografie și de punctuație nu sunt permise - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
- Încălcarea stilului de prezentare al afacerii, prezența frazelor emoționale, politețea excesivă sau, dimpotrivă, severitatea.
- Ton negativ - chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile - de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a merge în instanță în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
- Un volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, tot textul se poate încadra în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că partenerul nu are nevoie să comunice toate informații importante... Datele voluminoase, diagrame, forme de documente pot fi extrase în aplicații.
- Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu ar trebui să scrieți: „Vă rugăm să luați în considerare și să aprobați versiunea finală a contractului”.
Exemple tipice de șabloane
Utilizarea frazelor standard tipice vorbirii de afaceri în text este complet normală și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee utilizate în diverse situații.
| situatie | fraza |
| înștiințare | Informăm / Vă informăm / Informăm / Notificăm |
| explicația motivului, motiv | Bazat pe / În conformitate / În legătură / În ordine / Din motive / În confirmare / În conformitate |
| cerere | Vă rog să luați măsuri / Vă rog să informați, să trimiteți, să faceți, să confirmați ... |
| confirmarea | Confirmăm / certificăm / acceptăm termenii dvs. / nu ne opunem la ... |
| propoziție | Recomandă / Oferă / Invită / Solicită |
| Vă garantăm | |
| renunțare | Obligat să refuzăm dintr-un motiv / Vă refuzăm oferta din cauza ... |
| concluzie | Vă cerem cu sinceritate / Sperăm cooperare, înțelegere, asistență / Vă rugăm să scuzați, să direcționați, să faceți ... |
Scrisorile au fost scrise din timpuri imemoriale și continuă să fie scrise până în prezent. Ele servesc ca instrument de comunicare între oameni, ajutând la afirmarea clară a esenței interlocutorului, care a fost motivul pentru care a scris-o. În acest articol, vom analiza mai multe tipuri de corespondență de afaceri și vom învăța cum să scrieți scrisori de afaceri în mod competent.
Pentru a compune corect orice scrisoare de afaceri, trebuie să fiți capabil să precizați în mod clar esența și structura corectă a acesteia. Corespondența de afaceri se desfășoară pe formulare aprobate de companie cu logo-ul și adresa lor. În colțul din dreapta sus, completați titlul, format din poziția și numele șefului companiei destinatare. La sfârșitul capacului este scris informatie scurta despre expeditor. Următorul pas în compunerea unei scrisori este scrierea unei contestații. Poate suna diferit, în funcție de gradul de familiaritate cu destinatarul. Dacă îl cunoști personal, îi poți adresa astfel: „Dragă Serghei Iureevici!” Dacă destinatarul străin, apelul poate arăta astfel: „Dragă domnule Ivanov!”. Trebuie avut în vedere faptul că, în aceste cazuri, este inacceptabil să scurtăm cuvântul „lord” sau să punem inițiale în locul numelui și prenumelui. Comunicarea esenței scrisorii într-o formă concisă este sarcina preambulului. Cel mai adesea constă dintr-un singur paragraf. După citirea preambulului, destinatarul ar trebui să aibă deja o scurtă înțelegere a conținutului scrisorii. După el, începe textul principal, care include mai multe paragrafe. Textul ar trebui să vă expună concis gândurile despre situație. Este de dorit ca textul principal să nu depășească patru paragrafe. Scrisoarea trebuie completată printr-o concluzie, unde sunt rezumate rezultatele scrisorii, data și semnătura sunt puse cu indicarea numelui și poziției expeditorului. În funcție de motivul pentru care s-a scris contestația, uneori este adecvat să o încheiați cu cuvintele: „Cu drag!”, „Cu speranță pentru o cooperare suplimentară” etc. Unul dintre cele mai frecvente tipuri de scrisori de afaceri este o scrisoare de garanție. În textul său principal, autorul garantează îndeplinirea acestei sau acelei promisiuni, anunță termenul pentru îndeplinirea garanțiilor și stabilește cuantumul penalității pe care va trebui să o plătească în cazul încălcării obligațiilor de garanție.O puteți descărca de aici.
Scrisorile de mulțumire sunt, de asemenea, unul dintre tipurile de afaceri, dar din categoria personalului. Acestea pot fi emise pe un antet al companiei sau pe o felicitare. Textul principal ar trebui să includă felicitările destinatarului, indicând evenimentul care a determinat scrisoarea și serviciile restante ale destinatarului.Pe site-ul nostru.
Descarcă aici.
