Documentele de personal includ: Componența și tipurile documentației de personal

Pentru a vă asigura că inspecția nu vă ia prin surprindere, trebuie să știți clar ce documente pot verifica Inspectoratul de Stat al Muncii și Fondul de pensii al Federației Ruse și, de asemenea, să le aveți la dispoziție. Întrucât motivele ordonării inspecțiilor de către organele fiscale sunt diferite (inspecție programată a conformității cu prevederile legislației muncii, verificarea accidentelor industriale, contestații din partea organelor sindicale, angajați cu privire la încălcări ale legii, informații primite de la organele de drept), lista documentelor care trebuie verificate poate varia semnificativ. Pentru a evita problemele, companiile ar trebui, de asemenea, să efectueze propriul audit de resurse umane.

Inspectoratul Muncii este principalul organism responsabil de asigurarea respectării drepturilor și libertăților muncii, inclusiv a dreptului la condiții de muncă sigure și de a se asigura că angajatorii respectă legislația și alte reglementări.

Inspectoratul de muncă este principalul organism responsabil de asigurarea respectării respectării drepturilor și libertăților muncii, inclusiv a dreptului la condiții de muncă sigure și de asigurarea respectării de către angajatori a legislației și a altor reglementări.

În legătură cu sarcinile atribuite, au fost stabilite principalele puteri. Inspectoratul Federal de Muncă efectuează inspecții, anchete, emite ordine obligatorii pentru eliminarea încălcărilor, întocmește protocoale privind infracțiunile administrative în sfera competențelor sale, întocmește alte materiale (documente) privind aducerea făptuitorilor în fața justiției în conformitate cu legile federale și alte reglementări. acte juridice ale Federației Ruse etc.

Dacă inspectorii dezvăluie încălcări în organizație, managerul, contabilul șef și șeful departamentului de resurse umane pot fi sancționați. Dacă un funcționar a fost deja pedepsit pentru o abatere administrativă similară, acesta poate fi descalificat pe o perioadă de la unu până la trei ani, în conformitate cu art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. În plus, sancțiunile pot fi impuse și unei persoane juridice. Refuzul și opoziția la inspecție se pedepsesc în conformitate cu sancțiunile prevăzute la art. 19.4 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Încălcarea legislației muncii poate duce, de asemenea, la suspendarea activităților organizației pe o perioadă de până la 90 de zile.

Sancțiuni: răspunderea administrativă a angajatorului

Angajatorul poate asuma răspundere administrativă în următoarele cazuri:

• obstrucționarea activităților inspectorilor de muncă de stat, în special nerespectarea ordinelor pe care le impun, utilizarea amenințărilor cu violență sau acțiuni violente împotriva inspectorilor înșiși (articolul 363 din Codul Muncii al Federației Ruse). În baza art. 19.4 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, nesupunerea față de un ordin sau o cerință legală a unui funcționar al unui organism care exercită controlul de stat, precum și împiedicarea acestui funcționar de la îndeplinirea sarcinilor oficiale, implică un avertisment sau impunerea unei amendă administrativă pentru funcționari;
• încălcarea procedurii stabilite de lege pentru colectarea, stocarea, utilizarea sau difuzarea informațiilor despre cetățeni (date cu caracter personal). În legătură cu aceste încălcări, se prevede o sancțiune sub forma unui avertisment sau a unei amenzi administrative funcționarilor;
• neluarea, prin hotărâre a organului care a examinat cazul unei contravenții, a măsurilor de înlăturare a cauzelor și condițiilor care au contribuit la săvârșirea unei contravenții. Aici, o măsură precum o amendă administrativă se aplică funcționarilor;
• nedepunerea sau transmiterea prematură către un organism de stat a informațiilor care sunt prevăzute de lege și necesare acestui organism pentru a-și desfășura activitățile legale, precum și transferul către funcționari și inspectori a informațiilor în formă incompletă sau denaturată. În acest caz, amenda administrativă se aplică nu numai funcționarilor, ci și persoanelor juridice.

Verificarea companiei: motive necesare

Motivele pentru ordonarea inspecțiilor de către inspectorat pot fi:

• planuri de lucru pentru monitorizarea respectării legislației muncii;
• faptele accidentelor industriale;
• contestații din partea organelor sindicale, angajaților sau altor persoane cu privire la încălcarea legislației muncii, alte aspecte de competența inspectoratului federal de muncă;
• informații primite de la organele de drept.

Un audit planificat este efectuat nu mai mult de o dată la doi ani. Dacă societatea este o întreprindere mică, auditorii nu au dreptul să-și auditeze activitățile timp de 3 ani de la data. De obicei, o inspecție este raportată cu una sau două zile înainte de începerea acesteia, cu excepția cazului în care aceste informații, în opinia inspectoratului, ar putea deteriora rezultatele auditului și ar permite companiei să o ascundă rapid. De asemenea, o inspecție planificată poate fi cuprinzătoare, atunci când o anumită zonă a activităților organizației legate de conformitatea cu Codul Muncii al Federației Ruse este supusă unui studiu aprofundat.

Ar trebui să acordați atenție problemelor de verificare. Inspectorii nu pot trece dincolo de ei. De exemplu, dacă subiectul auditului este calculul și eliberarea salariilor, atunci inspectorii vor verifica documentele legate de concedierea angajaților.

În acest sens, în primul rând, este necesar să se stabilească întreaga listă de documente care pot fi verificate. Nu există o listă generală unică de documente pe care trebuie să le aibă fiecare organizație. Diverse acte juridice conțin referiri la necesitatea menținerii anumitor jurnale, ordine și alte documente. În acest sens, și în funcție de industria de care aparține întreprinderea, este necesară întocmirea unei liste de documente care, în conformitate cu actele juridice, trebuie să se afle în organizație.

Auditul unei organizații: ce documente pot fi verificate

Documentele pot fi împărțite în următoarele tipuri:

• Reglementări locale individuale (vezi Tabelul 1);
• Actele locale obligatorii ale organizației (vezi Tabelul 2);
• Reglementări locale aprobate ținând cont de avizul comitetului sindical (vezi Tabelul 3).

tabelul 1

Reglementări locale individuale

Restrângeți afișarea

masa 2

Actele locale obligatorii ale organizației

Restrângeți afișarea

Tabelul 3

Reglementări locale aprobate ținând cont de avizul comitetului sindical

Restrângeți afișarea

Sistematizarea informațiilor: cum se organizează fluxul documentelor

La declarațiile angajaților cu privire la încălcarea drepturilor lor (acțiune disciplinară, concediere ilegală), pot fi solicitate și următoarele documente:

• acord privind responsabilitatea financiară colectivă (articolul 245 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• acorduri privind răspunderea financiară individuală completă (articolul 244 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reglementări privind protecția secretelor comerciale;
• reglementări privind adaptarea lucrătorilor;
• reglementări privind procedura de trecere a perioadei de probă;
• reglementări privind certificarea angajaţilor.

Special trebuie acordată atenție sistematizării informațiilor privind evidențele de personal . În acest scop, se recomandă instituțiilor și organizațiilor să păstreze următoarele jurnale:

În cazul nostru:

• jurnalul emiterii carnetelor de muncă. Necesitatea menținerii acestuia este dictată de dreptul salariatului de a solicita documente legate de muncă, precum și de obligația de a emite carnetul de muncă în ziua concedierii salariatului. In cazul unei situatii controversate, angajatorul va putea confirma salariatului emiterea carnetului de munca;
• jurnalul contractelor de munca. Este utilă mai ales în cazul angajării unui număr mare de angajați, precum și la încheierea contractelor de muncă pe durată determinată, pentru a putea urmări datele de expirare ale acestora. Acest lucru este necesar în legătură cu cerința stabilită de art. 79 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia angajatul trebuie să fie notificat cu privire la încetarea unui contract de muncă pe durată determinată din cauza expirării acestuia cu cel puțin trei zile calendaristice înainte de concediere. În caz contrar, condiția privind caracterul pe durată determinată a contractului de muncă își pierde forța, iar contractul de muncă este considerat încheiat pe perioadă nedeterminată (articolul 58 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• jurnalul de comenzi pentru personal. Necesar pentru contabilizarea corectă a numerelor de serie ale comenzilor de personal. În funcție de numărul de angajați ai companiei, puteți ține un jurnal pentru toate comenzile (primire, transfer, concediere etc.) sau puteți înregistra fiecare tip de comandă într-un jurnal separat;
• jurnalul de familiarizare cu reglementările locale. Necesitatea menținerii acesteia rezultă din art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia angajatorul trebuie să-l familiarizeze pe angajat cu reglementările locale împotriva semnăturii atunci când îl angajează, chiar înainte de a semna contractul de muncă;
• jurnalul de informare privind siguranța în conformitate cu secțiunea 10 din Codul muncii al Federației Ruse;
• jurnalul salariaților supuși controlului medical obligatoriu în conformitate cu art. 69 Codul Muncii al Federației Ruse.

După verificarea documentelor, se verifică calitatea documentelor existente în ceea ce privește cerințele legale.

Astfel, auditorii vor verifica menținerea de către organizație a documentației primare privind evidența personalului, contabilizarea utilizării timpului de lucru și decontările cu personalul pentru salarii. în care documentele necesare trebuie să respecte formularele unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2001 nr. 26 (cartele personale ale angajaților, ordinele de personal (la angajare, la transfer, la concedii, la concediere, la călătorii de afaceri, la stimulente etc.), tabel de personal, pontaj, borderouri de plată și de plată etc.).

Trebuie remarcat faptul că este posibil ca firma să nu aibă unele dintre documentele de mai sus, de exemplu, fișele postului, iar responsabilitățile postului pot fi incluse în prevederile contractului de muncă.

De asemenea, puteți evidenția unele particularități ale menținerii documentelor individuale. Deci, dacă organizația are angajați cu program de lucru neregulat, atunci ar trebui compilată o listă cu pozițiile acestor angajați. Dacă contractul de muncă conține o prevedere pentru ca angajații să respecte secretele comerciale, atunci trebuie să existe o prevedere pentru protecția acestor secrete. În același timp, lista informațiilor care constituie un secret comercial trebuie să fie clar definită, iar angajații trebuie să fie familiarizați cu aceste informații la semnare. Reglementările interne de muncă sunt un document obligatoriu, dar pot fi o anexă la contractul colectiv

Programul de vacanță se întocmește cu două săptămâni înainte de noul an calendaristic. Toți angajații organizației trebuie să fie familiarizați cu acesta. Se întâmplă adesea ca angajații să nu se odihnească de fapt conform programului din diverse circumstanțe, dar programul pe hârtie rămâne neschimbat, iar angajaților li se acordă zile lucrătoare pe foile de pontaj. Aceste încălcări pot fi detectate și de inspectori. În acest sens, în cazul în care programul nu coincide cu vacanța efectivă a angajaților, este indicat să se preia cereri de la angajați pentru a face modificări în programul și circumstanțele amânării concediului de odihnă și pentru a face modificări în program. De asemenea, salariatul trebuie anunțat despre ora de începere a concediului de odihnă, împotriva semnăturii, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia. Concediul trebuie acordat în conformitate cu ordinul. Ar fi o idee bună să obțineți confirmarea de la lucrătorul dumneavoastră cu normă parțială că a plecat în vacanță de la locul de muncă principal.

Este destul de comun ca inspectorii să solicite ca fiecare pagină a contractului de muncă să conțină semnăturile angajatului și ale angajatorului. În practică, acest lucru nu se face adesea. Este convenabil pentru angajator ca contractul de muncă să fie pur și simplu sigilat cu o agrafă. Foile unui astfel de acord pot fi ușor înlocuite. Un acord care nu este semnat pe fiecare filă, desigur, va fi recunoscut ca fiind încheiat în mod corespunzător, deoarece legislația nu conține o cerință ca fiecare filă a acordului să fie semnată de ambele părți. Totodată, practica consacrată a semnării contractelor civile indică oportunitatea executării unui astfel de document. Această practică este adesea transferată în relațiile de muncă.

Trebuie remarcat faptul că încălcările legii sunt legate în mod special de plăți (neefectuarea plăților suplimentare în legătură cu munca în weekend și sărbători, neplata bonusurilor, plăți compensatorii).

La unele companii, angajaților li se acordă concediu pentru ore suplimentare, mai degrabă decât o remunerație în bani, ceea ce reprezintă o încălcare a cerințelor art. 54, 55, 88, 89 și 90 din Codul Muncii al Federației Ruse și pot fi verificate și de inspectori.

În cazul cererilor adresate inspectoratului de muncă cu privire la întârzieri ale salariilor sau la calcularea incorectă a plăților, inspectorii vă vor cere cu siguranță să depuneți comenzi, extrase din contul personal, documente de plată care să le permită să stabilească momentul decontărilor la concediere sau concediu. . Amintiți-vă că organizația este obligată să plătească angajatul în ziua concedierii și în timpul vacanței -. Dacă, din orice motiv, termenele prevăzute de lege sunt încălcate, angajații vor trebui plătiți cu dobândă în sumă nu mai mică de 1/300 din rata de refinanțare a Băncii Centrale a Federației Ruse pentru fiecare zi de întârziere, în conformitate cu art. . 236 Codul Muncii al Federației Ruse. Pentru încălcarea termenelor limită de plată - ca măsură preventivă pentru recidivă - auditorii pot amenda șeful companiei sau contabilul șef în valoare de la 1.000 la 5.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Problema certificării locului de muncă poate atrage atenția inspectorilor dacă este detectat un accident la întreprindere. Toate locurile de muncă disponibile în organizație sunt supuse certificării locurilor de muncă pentru condițiile de muncă. Aceasta implică evaluarea locurilor de muncă pe baza indicatorilor de igienă, a siguranței accidentărilor și a dotării lucrătorilor cu echipament individual de protecție. Această certificare trebuie efectuată cel puțin o dată la cinci ani. Documentele de certificare la locul de muncă sunt stocate în organizație timp de 45 de ani. Pentru fiecare loc de muncă trebuie întocmit un carnet de certificare a locului de muncă.

Conținutul reglementărilor locale privind drepturile și responsabilitățile muncii ar trebui să fie cunoscut fiecărui angajat. Atunci când luați în considerare documentarea reglementărilor locale, ar trebui să acordați atenție în primul rând faptului că, fiind un document scris, actul studiat are anumite cerințe privind forma, limbajul, stilul de prezentare, structura și conținutul, prezența unor elemente relevante. detalii (data adoptării, număr, denumire, înregistrare etc.), este reglementată de cerințele muncii de birou și reglementările locale adoptate la nivel central prin ordin al întreprinderii (organizației). Documentele trebuie să fie în concordanță între ele.

Probleme complexe de inspecție: practică judiciară

Este important să păstrați confidențialitatea datelor cu caracter personal. Regulamentul privind confidențialitatea datelor cu caracter personal într-o organizație este un document care stabilește regulile de bază pentru protecția informațiilor care constituie datele personale ale angajaților. Regulile stabilesc norme și cerințe care trebuie respectate. Necesitatea punerii în aplicare a acestui document decurge din conținutul capitolului. 14 Codul Muncii al Federației Ruse. Acest document trebuie să asigure, în primul rând, protecția datelor cu caracter personal ale angajaților organizației în toate etapele procesului activităților statutare ale unei anumite organizații, inclusiv cele neautomatizate. În rezoluția Curții a IX-a de Arbitraj din data de 07.06.2006, 14.06.2006 nr.09AP-4259/2006-AK în dosarul nr. A40-8448/06-119-84, judecătorii au reținut că angajatorul trebuie să creeze condiții tehnice de protecție a datelor cu caracter personal angajaților împotriva utilizării ilegale a acestora, în special, să asigure un regim special de acces la sediul în care sunt stocate informațiile relevante, să doteze spații de depozitare care exclud accesul neautorizat la informații etc.

De asemenea, ar trebui să se acorde atenție reglementării problemei diferitelor plăți, inclusiv plăți de stimulare și plăți compensatorii, stabilite în reglementările locale. Un exemplu este Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 26 ianuarie 2005 nr. 16141/04. Potrivit Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse, legislația privind impozitele și taxele nu este definită nici normele diurne și nici procedura de stabilire a acestora în raport cu impozitul pe venitul personal: procedura generală de stabilire a unor astfel de norme și limitare. marimea acestora sunt prevazute doar de legislatia muncii . Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, în cazul în care este trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat să ramburseze angajatului cheltuielile suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (alocație zilnică). În prezent, din cauza tranziției pe scară largă a angajatorilor la un sistem de plată a salariilor prin conturi bancare (carduri), este necesar să se prevadă o astfel de plată în contractul de muncă. În caz contrar, va trebui să obțineți consimțământul scris de la toți angajații nou angajați pentru a transfera salariile în contul lor de card. Codul muncii stabilește că salariul se plătește salariatului cel puțin o dată la jumătate de lună în ziua stabilită prin regulamentul intern al muncii, contractul colectiv,.

Statisticile demonstrează clar că greșelile angajatorilor în materie de protecție a muncii sunt foarte frecvente și domină printre alte infracțiuni. De remarcat mai ales că toate documentele de mai sus trebuie să fie în regulă indiferent de modul în care s-a dezvoltat efectiv relația dintre angajator și angajat.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Funcția principală a documentației de personal este înregistrarea legală și consolidarea relațiilor de muncă dintre angajator și angajat.

Orice persoană juridică, indiferent de forma sa organizatorică și juridică, aflată în curs de desfășurare a activităților economice, este obligată să efectueze lucrări de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației de personal. Cerințele pentru păstrarea documentației de personal sunt prevăzute de legislația muncii în vigoare. Compoziția documentației de personal depinde de modificarea reglementărilor în sfera muncii, în special de actele Ministerului Muncii și Protecției Sociale.

În majoritatea organizațiilor, stabilirea documentației de personal nu are o importanță serioasă, drept urmare fluxul de documente de personal este realizat cu încălcări semnificative ale cerințelor stabilite.

Pentru trimitere: Documentația HR este un set de documente care asigură reglementarea muncii și a relațiilor conexe dintre angajator și angajat în cadrul organizației.

Se recomandă împărțirea întregului sistem de acte de personal în 2 blocuri mari: documente de personal obligatorii, a căror disponibilitate este prevăzută de legislația muncii și documente de personal facultative.

Reglementări interne ale muncii

Fiecare organizație trebuie să elaboreze regulamente interne de muncă (denumite în continuare ILR). Acestea sunt aprobate prin ordin al angajatorului, ținând cont de avizul organului reprezentativ (sindicatul - dacă există) (articolele 54, 194 din Codul Muncii al Republicii Belarus (denumit în continuare Codul Muncii) ).

Pentru trimitere: PVTR este un act juridic de reglementare local al unei organizații care reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale părților la un contract de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă, stimulentele și penalitățile aplicate angajaților, precum și ca şi alte probleme de reglementare a relaţiilor de muncă în organizaţie.

Masa de personal

Întocmirea și aprobarea tabelului de personal precedă selecția lucrătorilor pentru organizație, întrucât acest document stabilește nivelul de personal, precum și o listă de posturi și profesii (care se stabilește în funcție de direcția activităților organizației), salariile oficiale. , indemnizații și formarea fondului de salarii. Tabelul de personal conține o listă a unităților structurale. Se aprobă prin ordin al angajatorului sau al persoanei sale împuternicite.

Acest document vă permite să determinați numărul de posturi vacante disponibile în prezent pentru angajare. Vă rugăm să rețineți că în cazul concedierii unuia dintre salariați din cauza unei reduceri de personal (clauza 1 din art. 42 din Codul muncii), angajatorul, referindu-se la tabloul de personal, poate dovedi în instanță legalitatea concedierii. a salariatului şi imposibilitatea reangajării acestuia.

Contract de munca (contract)

Contractul de munca se incheie in scris si semnat de salariat si angajator (articolele 18 si 25 din Codul Muncii). Ca conditii obligatorii, contractul de munca precizeaza conditiile de munca si plata acestora, care se stabilesc in baza actelor legale de reglementare in vigoare prin acord intre salariat si angajator.

Comanda (instrucțiuni) privind angajarea

Angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) al angajatorului privind angajarea în baza unui contract de muncă încheiat (articolele 24, 54 din Codul muncii). Cu alte cuvinte, până la emiterea comenzii, trebuie semnat un contract de muncă cu angajatul. Conținutul ordinului (instrucțiunii) angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. Ordinul (instrucțiunea) privind angajarea se anunță angajatului împotriva semnăturii. La cererea salariatului, angajatorul este obligat să îi furnizeze o copie legalizată a ordinului (instrucțiunii) specificate (articolul 51 din Codul muncii).

La angajare, asigurați-vă că îl familiarizați pe angajat cu PVTR în vigoare în organizație, cu alte acte legislative locale de reglementare legate de funcția de muncă a angajatului și cu contractul colectiv (articolul 54 din Codul muncii).

Dacă un angajat este angajat pentru o poziție de conducere, de exemplu, un director, un șef de resurse umane sau un contabil șef, atunci comanda este adusă în atenția tuturor diviziilor structurale ale angajatorului.

Ordinul stă la baza punerii la dispoziție angajatului un loc de muncă, atribuindu-i bunurile necesare angajatorului, familiarizându-l cu documentele interne, corespondența de afaceri etc. Proiectul ordinului de munca se intocmeste concomitent cu contractul de munca.

Perioada de valabilitate a comenzilor pentru personal (cu excepția comenzilor privind acordarea concediului și trimiterea angajaților (cu excepția călătoriilor de afaceri în străinătate) - se păstrează timp de 3 ani) și cardurile personale este de 75 de ani.

Cartea de munca a angajatului

Cartea de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă a salariatului și vechimea în muncă (articolul 50 din Codul muncii). Carnetul de muncă trebuie prezentat de către angajat la intrarea în muncă. Excepția este atunci când un angajat primește un loc de muncă pentru prima dată sau urmează să fie încheiat un contract de muncă cu el pe bază de normă parțială. Angajatorul are obligația de a păstra carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat în organizație mai mult de 5 zile.

Cartea de muncă se completează pentru prima dată de către un funcționar al angajatorului în prezența salariatului. Procedura de completare, păstrare și păstrare a cărților de muncă este definită în Instrucțiunile privind procedura de păstrare a cărților de muncă ale angajaților, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 03/09/1998 nr. 30. Toate înscrierile efectuate în carnetul de muncă la ultimul loc de muncă se certifică prin semnătura conducătorului sau funcționarului angajatorului și a organizațiilor sigiliului. Înscrierile se fac după emiterea ordinului (în caz de concediere - în ziua concedierii). Acestea trebuie efectuate în strictă conformitate cu ordinea; articolele Codului Muncii sunt indicate ca temei.

Când un angajat este concediat, toate înregistrările despre muncă și premii înscrise în cartea de muncă în timpul lucrului în această întreprindere sunt certificate prin semnătura managerului său și sigiliul său.

Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea

Atunci când primește un carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul trebuie să își pună semnătura în carnetul de muncă și să se introducă în ele, precum și în cardul de formular T-2 (formularul este elaborat de organizație independent). Registrul contabil trebuie numerotat, dantelat si sigilat cu semnatura si sigiliul angajatorului.

Acord privind răspunderea financiară integrală

Dintre documentele care trebuie întocmite de către angajator, trebuie acordată atenție acordurilor privind răspunderea financiară integrală, precum și cu privire la răspunderea financiară colectivă (de echipă) (articolele 405, 406 din Codul muncii). Acestea trebuie încheiate cu un angajat care a împlinit vârsta de 18 ani, în cazul transferului de bunuri de valoare către acesta pentru depozitare, prelucrare, vânzare (vacanță), transport sau utilizare în procesul de producție.

Un acord standard privind răspunderea financiară integrală a fost aprobat prin Rezoluția Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus din 26 mai 2000 nr. 764 „Cu privire la aprobarea unei liste aproximative de funcții și lucrări înlocuite sau efectuate de angajații cu care angajatorul poate încheie acorduri scrise privind răspunderea financiară individuală integrală și un model de acord privind răspunderea materială individuală completă” (modificat la 07/09/2011).

Problemele legate de răspunderea colectivă (de echipă) sunt reglementate de Decretul Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 14 aprilie 2000 nr. 54 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind răspunderea financiară colectivă (de echipă), o listă aproximativă a lucrărilor pentru a cărei performanță poate fi introdusă răspunderea financiară colectivă (de echipă), un acord exemplar privind responsabilitatea financiară colectivă (de echipă) brigadă”.

Program de vacanță

Angajatorul este obligat să întocmească un program de concediu (articolul 168 din Codul muncii). În conformitate cu acesta, se stabilește ordinea acordării concediului plătit. Programul de concediu se aprobă de către angajator, ținând cont de opinia organului sindical ales al organizației (dacă există), cel târziu la 5 ianuarie. Salariatul trebuie anunțat în scris despre ora începerii concediului de odihnă cu cel puțin 2 săptămâni înainte de începerea acesteia (articolul 169 din Codul muncii).

La întocmirea unui program este necesar să se asigure respectarea cerințelor legale privind anumite categorii de angajați care au dreptul de a pleca la o oră convenabilă pentru ei sau la o anumită oră (de exemplu, angajați sub 18 ani, veterani de operațiuni de război și luptă pe teritoriul altor state etc.) . În plus, persoanelor care lucrează cu fracțiune de normă li se acordă concediu concomitent cu concediul pentru locul de muncă principal.

Reglementări privind remunerarea

Introducerea unui sistem eficient de remunerare și reglementare a muncii într-o organizație, ținând cont de specificul acesteia, permite o utilizare mai rațională a resurselor umane și luarea deciziilor optime într-un mediu de producție specific. Principalul document intern care reglementează sistemul de salarizare a angajaților utilizat în organizație este Regulamentul de salarizare. Conținutul și structura prezentului Regulament depind de multe circumstanțe care determină competența angajatorului în elaborarea condițiilor de plată, de exemplu. în practică, conținutul acestor documente este strict individual.

Reglementări privind bonusurile

Bonusurile sunt înțelese ca plata către angajați a unor sume de bani care depășesc veniturile lor de bază pentru a încuraja succesul obținut la locul de muncă și pentru a stimula creșterea în continuare a acestora. Sistemul de bonusare de remunerare presupune plata unor bonusuri unui anumit cerc de persoane pe baza unor conditii prestabilite de bonusare.

Regulamentul privind sporurile (articolul 63 din Codul muncii) se aprobă prin ordin al angajatorului. Indică cercul de oameni care urmează să fie recompensat, indicatorii și condițiile bonusurilor, mărimea bonusurilor (limită sau specifică fiecărei profesii, poziții). În baza prezentului Regulament, atunci când angajații îndeplinesc indicatorii și condițiile primelor, aceștia au dreptul de a solicita plata unei prime, iar angajatorul are obligația de a plăti această sumă a bonusului. Reglementările privind sporurile se întocmesc pe categorii de salariați.

Foile de pontaj

Foile de pontaj înregistrează timpul de lucru al fiecărui angajat pe lună, iar atunci când lucrează cu un program de lucru flexibil, o înregistrare rezumată a timpului de lucru. O fișă de pontaj conține de obicei numărul de personal al fiecărui angajat, numele său de familie, prenumele, patronimul și informații despre programul de lucru pentru fiecare zi a lunii. Este întreținut de un cronometrator sau de persoana responsabilă cu fișa de pontaj, care este numită prin ordin al managerului, și servește pentru controlul personalului și remunerarea în departamentul de contabilitate al întreprinderii.

Descrierea postului

O etapă importantă în formarea documentației de personal pentru o persoană juridică este elaborarea fișelor posturilor pentru angajați (articolul 194 din Codul muncii).

Pentru trimitere: fișa postului - un document care reglementează activitățile fiecărui post și care conține cerințe pentru angajatul care ocupă această funcție. Fișa postului se aprobă de șeful organizației și se comunică salariatului împotriva semnăturii.

Elaborarea fișelor de post este foarte importantă deoarece definește clar responsabilitățile angajatului. Obligația de a întocmi fișele postului se stabilește de fapt numai pentru salariații care ocupă o funcție. Nu există nicio prevedere pentru întocmirea fișelor posturilor pentru lucrători.

Cu toate acestea, după cum a demonstrat practica, a avea instrucțiuni de lucru pentru diferite ocupații ale lucrătorilor nu va fi de prisos, mai ales în cazul unor posibile dispute legale atât cu lucrătorii angajați, cât și cu cei disponibilizați.

Fișele postului vă permit să reziliați un contract de muncă din cauza inadecvării angajatului pentru postul ocupat; servesc drept bază pentru certificarea angajaților; ajuta la evitarea dublarii responsabilităților între angajații cu posturi similare; vă permit să dovediți în instanță legalitatea unei sancțiuni disciplinare aplicate unui salariat în legătură cu neîndeplinirea atribuțiilor sale oficiale. Astfel, angajatorul va putea răspunde la întrebarea instanței: „După ce v-ați ghidat când ați concediat salariatul, concluzionand că acesta și-a îndeplinit necorespunzător atribuțiile?”

Afaceri private

Dosarul personal al unui angajat este un set de documente care conțin informații despre angajat și activitățile sale de muncă. Dosarul personal se întocmește după emiterea ordinului de angajare și conține: o fișă personală pentru evidența personalului; autobiografie; copii ale documentelor de studii; referințe sau scrisori de recomandare (dacă este necesar); aplicație pentru un job; contract de muncă; o copie a ordinului de angajare etc.

Procedura de lucru cu dosarele personale nu este reglementată de standarde generale și, prin urmare, organizațiile rezolvă problemele formării și gestionării lor în moduri diferite. De regulă, dosarele personale sunt păstrate pentru manageri, specialiști, persoane responsabile financiar etc.

Inițial, documentele care formalizează procesul de angajare sunt grupate într-un dosar personal, iar ulterior toate documentele principale care apar pe parcursul vieții de muncă a angajatului în organizație.

Departamentul HR stochează dosarele personale numai ale angajaților care lucrează. Dosarele personale ale angajaților concediați trebuie transferate în arhivă și păstrate timp de 75 de ani. Se întocmește un inventar intern pentru documentele dosarului personal.

Jurnal de înregistrări personale

Afacerile personale sunt înregistrate în jurnalul de afaceri personale, care este principalul document contabil.

Cartea personală a angajatului

La fiecare înscriere efectuată pe baza unei comenzi (instrucțiuni) în carnetul de muncă (inserție), angajatul serviciului de personal este obligat să familiarizeze proprietarul acestei cărți cu semnătură în formularul de card personal T-2. Cardul personal al angajatului dublează înregistrările făcute în carnetul de muncă al angajatului și conține și alte date personale ale angajatului, de ex. informații referitoare la un anumit angajat care sunt necesare angajatorului în legătură cu raportul de muncă și trebuie înregistrate.

Reglementări privind unitatea structurală

Regulamentul privind o unitate structurală stabilește locul unității în structura societății, structura unității, funcțiile pe care le îndeplinește, interacțiunea cu alte unități ale companiei și organizații externe, drepturile și responsabilitățile funcționarilor unității. Prezența acestuia nu este obligatorie pentru organizație.

După cum arată practica, Lipsa documentației de personal într-o organizație este asociată cu următoarele riscuri:

Rezultatul verificării conformității cu legislația muncii într-o organizație de către autoritățile de control și supraveghere este impunerea unei amenzi administrative (articolul 9.19 din Codul Republicii Belarus privind contravențiile administrative) atât angajatorului, cât și funcționarilor acestuia, precum și emiterea unui ordin obligatoriu de eliminare a încălcărilor;

Lipsa documentelor necesare care reglementează în mod clar relația dintre salariat și angajator creează temeiul unor eventuale conflicte cu angajații și, ca urmare, pentru depunerea plângerilor la inspectoratul de muncă sau la instanța de judecată.

La rândul său, atunci când configurați fluxul optim de documente HR, puteți rezolva eficient mai multe probleme paralele simultan:

Măsurile pentru organizarea corectă a fluxului de documente de personal reprezintă o garanție a unui rezultat pozitiv în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de control și supraveghere de stat și un pas către construirea imaginii organizației;

În acest fel, este posibilă oficializarea procedurilor de personal existente în organizație (angajarea și concedierea unui angajat, impunerea unei sancțiuni disciplinare, tragerea la răspundere financiară a salariatului etc.);

Introducerea documentelor de personal face posibilă realizarea unui „echilibru de interese” al organizației și al angajaților săi prin reglementarea clară a ceea ce trebuie să facă fiecare angajat (de exemplu, în fișele postului) și care sunt funcțiile organizației.

Natalia Vladyko, avocat

Acordarea actelor de putere juridică
* instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului
* intocmirea dosarelor de serviciu personal pentru transfer in arhiva organizatiei, perioade de stocare
* răspunderea angajatorului pentru încălcarea cerințelor de păstrare a evidenței personalului

Scopul principal al documentației de personal este de a oferi o mai mare transparență relațiilor de muncă. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite reguli, sub rezerva cărora salariaților li se garantează stabilitatea, iar administrația este mai ușor să gestioneze personalul. Cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații cu ajutorul documentelor de personal răspunde intereselor ambelor părți din raportul de muncă.
Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:
· Tabloul de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· În timpul lucrului în schimburi, fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Program de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reguli și instrucțiuni privind protecția muncii. Angajatorul este obligat să ofere condiții sigure și protecție a muncii; regulile și instrucțiunile privind protecția muncii trebuie să fie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Aceste documente de personal se numără printre cele care sunt verificate în primul rând de inspectorii federali de muncă.
Program de schimb Art. 103 Codul Muncii al Federației Ruse Obligatoriu dacă există muncă în schimburi

Documentatia personalului

Este creat în procesul de îndeplinire a responsabilităților de către departamentul de HR pentru documentarea muncii cu personalul. Documentația de personal este întotdeauna „legată” de un anumit angajat și reflectă specificul funcției (profesiei), condițiile de angajare, rezultatele muncii etc.
Acest tip de documentație include:
acte administrative, documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului;
documente de informare și decontare;
corespondență internă oficială;
jurnale (cărți) de contabilitate și înregistrare a documentelor.
Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici. Acestea sunt destinate unor scopuri diferite și sunt dezvoltate, aprobate și implementate în moduri diferite.

Documente administrative

Documente care confirmă activitatea de muncă

Informații și documente de decontare

Corespondență oficială internă

Jurnal (cărți) de contabilitate și înregistrare

Comenzi pentru personal:

Despre angajare
- despre concediere
- despre traducere
- despre direcția spre
călătorie de afaceri
- despre acordarea concediului
- despre încurajare
-la aplicarea unei sanctiuni disciplinare

Comenzi pentru principalele activități

Înregistrări de lucru
- contracte de munca si modificari ale acestora
- copii ale comenzilor pentru personal

Cartele personale ale angajaților
- dosarele personale ale angajatilor
- foaia de pontaj

Declarația angajatului
- note de birou
- explicativ
- reprezentare

Inregistrarea contractelor de munca
- inregistrarea comenzilor de admitere, transfer si concediere a salariatilor
- înregistrarea comenzilor de concediu
- înregistrarea comenzilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților
- înregistrarea certificatelor de călătorie
- înregistrarea sarcinilor de serviciu
- înregistrarea reglementărilor locale
- o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și inserții pentru acestea
- înregistrarea ordinelor privind stimulentele și impunerea sancțiunilor disciplinare
- eliberarea de certificate pentru personal
- contabilizarea concediilor medicale

Documente administrative

Acest tip de documente interne includ ordine și directive ale managerului. Cu ajutorul acestora, șeful organizației exercită atribuțiile de conducere a organizației prevăzute de statutul acestei organizații.
Ordinele primului ofițer al companiei sunt împărțite în două grupuri independente.
Prima grupă - comenzi privind principalele activități ale organizației (pe probleme de producție, cu privire la aprobarea tabelului de personal al organizației, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, proceduri de certificare).
Al doilea este comenzile pentru personal (la angajare, la concediere, la transfer la un alt loc de muncă, la acordarea concediilor, la stimulente și sancțiuni disciplinare).
Documentele incluse în primul grup acoperă activitățile organizației în ansamblu; se referă la activitatea departamentului de personal doar indirect.
A doua grupă include documente legate direct de activitățile de muncă ale angajaților.
Multe dintre aceste documente sunt păstrate conform unui formular standard aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei.

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

Astfel de documente includ:
- Istoria Angajărilor,
- contract de muncă,
- Certificat de angajare,
- copii ale ordinelor de angajare și concediere.
Scopul acestor documente este de a reflecta cât mai exact posibil experiența de lucru a angajatului. Cert este că vechimea în muncă (generală de muncă sau asigurări) este importantă atât pentru viitoarea pensie a salariatului, cât și pentru atribuirea de indemnizații de invaliditate temporară acestuia în perioada de muncă.
Pe baza unor copii ale comenzilor de la alți angajatori, înregistrările despre munca cu fracțiune de normă sunt înscrise în carnetul de muncă al angajatului și se întocmește, de asemenea, un duplicat al cărții de muncă.

Informații și documente de decontare

Informațiile și documentele de decontare sunt păstrate de către serviciul de personal pentru a înregistra datele personale ale angajaților și pentru a securiza informațiile legate de activitățile lor de muncă.
Acestea includ:
- cardul personal al angajatului,
- programul de personal,
- foaia de pontaj,
- Lucruri personale.
Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Corespondență oficială internă

Corespondența internă în cadrul unei organizații este folosită pentru a documenta toate deciziile de personal. De exemplu, pentru a aduce un angajat la răspundere disciplinară, este necesar să obțineți o explicație de la angajat.
Dacă vorbim despre recompensarea unui angajat, șeful său imediat trimite o propunere de recompensare a angajatului șefului organizației.
Cu ajutorul corespondenței oficiale interne, există și un schimb oficial de opinii între oficialii organizației, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control

Jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt păstrate în organizație pentru a înregistra documentația personalului (comenzi de personal, carnete de muncă, dosare personale, cărți de identitate). Înregistrarea corectă a unui document (cu un anumit număr alocat și o marcă pe data înregistrării) îi conferă forță juridică (puterea de probă), cu ajutorul căreia angajatorul poate câștiga cu încredere un conflict de muncă cu un angajat.
Departamentul HR înregistrează documente privind personalul și utilizează următoarele formulare de înregistrare sau sunt păstrate de alte persoane autorizate:
- jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă;
- un jurnal al comenzilor de admitere, transfer și concediere a angajaților;
- jurnalul comenzilor de acordare a concediului;
- jurnalul comenzilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților;
- jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie;
- jurnalul sarcinilor de lucru;
- jurnalul de înregistrare a reglementărilor locale;
- o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserții pentru acestea;
- carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de carnet de muncă și a inserției în acesta;
- jurnalul de înregistrare a ordinelor privind stimularea și aplicarea sancțiunilor disciplinare;
- jurnal pentru eliberarea certificatelor de personal;
- jurnalul concediilor medicale;
- jurnal de bord pentru inregistrarea accidentelor de munca.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.
De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea a fost aprobată printr-o rezoluție a Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003. Nr. 69. Un jurnal al afacerilor personale sau un jurnal al examinărilor medicale nu are o formă recomandată, prin urmare este elaborat de organizație însăși la propria discreție.

Sunt necesare toate documentele?

Toate documentele interne enumerate ale organizației sunt împărțite condiționat în trei blocuri:
- obligatoriu,
- recomandat,
- in functie de specificul organizatiei.
Documente obligatorii ar trebui să fie condus de toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii. Astfel, necesitatea menținerii reglementărilor interne de muncă rezultă din art. 189 și 190 din Codul Muncii al Federației Ruse, personal obligatoriu - de la art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar documentele privind protecția datelor cu caracter personal sunt pregătite pe baza cerințelor cap. 14 Codul Muncii al Federației Ruse.
Documente recomandate servesc la optimizarea lucrului cu personalul. Ei pot fi sau nu în organizație. Aceasta depinde de decizia CEO-ului sau a șefului de HR.
De exemplu, nu orice companie are fișe de post pentru specialiști sau reglementări pe departamente.
Documente in functie de specificul organizatiei, sunt obligatorii doar pentru anumite companii. Acest lucru se aplică într-o măsură mai mare organizațiilor cu condiții de muncă periculoase. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă periculoase, atunci elaborarea unor instrucțiuni suplimentare devine obligatorie pentru această companie. De exemplu, despre pregătirea la lucrul cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.
Ce anume trebuie inclus în documentația de personal a organizației? Lista documentației de personal a întreprinderii:

Lista documentelor de personal necesare

Document	Legătură cu legislația	In ce cazuri se emite?
Documente generale
Reglementări interne ale muncii	Artă. 189 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Masa de personal		Neapărat
Cartea de mișcare a cărților de muncă și inserții în acestea	Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10 octombrie 2003	Neapărat
Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal	Director unificat de tarife și calificări	Obligatoriu dacă responsabilitățile postului nu sunt reglementate în contractele de muncă
Reglementări privind datele personale ale angajaților	Artă. 86 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Reglementări privind salarizarea lucrătorilor	Secțiunea VI a Codului Muncii al Federației Ruse
Reglementări privind bonusurile și stimulentele materiale pentru angajați	Secțiunea VI a Codului Muncii al Federației Ruse	Obligatoriu dacă problemele salariale nu sunt reglementate în contractele de muncă
Reglementări privind protecția muncii	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Nu este necesar
Instructiuni de securitate a muncii de profesie	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Jurnal de informare (familiarizarea cu instrucțiunile)	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Jurnalul angajaților supuși examenului medical obligatoriu	Artă. 69 Codul Muncii al Federației Ruse	Persoane sub vârsta de optsprezece ani, precum și alte persoane în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale
Program de vacanță	Artă. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004.	Neapărat
Reglementări privind secretele comerciale	Legea federală nr. 98-FZ din 29 iulie 2004 „Cu privire la secretele comerciale”	Obligatoriu dacă în contractul de muncă se prevede că salariatul trebuie să păstreze secrete comerciale
Acord comun	Capitolul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse	Neobligatoriu, încheiat prin acordul părților
Documente individuale
Contract de muncă	Artă. 16, 56, 67 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Ordinea de acceptare la muncă	Artă. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 5 ianuarie 2004.	Neapărat
Cartea personală a angajatului	Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Istoria Angajărilor	Artă. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69	Neapărat
Acorduri privind răspunderea integrală	Anexele nr. 2 și nr. 4 la Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 31 decembrie 2003 nr. 85	Obligatoriu în cazurile de stabilire a răspunderii financiare integrale
Ordin privind acordarea concediului unui angajat	Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Cererea unui angajat pentru concediu fără plată	Artă. 128 Codul Muncii al Federației Ruse	Neapărat
Fișa de pontaj și calculul salariilor	Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 01/05/2004	Neapărat
Programul schimburilor	Artă. 103 Codul Muncii al Federației Ruse	Obligatoriu daca ai munca in ture

Refacerea documentației de personal

Un nou manager de resurse umane se poate aștepta la multe surprize în noul său loc de muncă și nu toate pot fi plăcute. Pentru verificare, se poate dovedi că organizația nu are nici măcar jumătate din documentele din lista de mai sus.Desigur, este aproape imposibil să elaborezi, să execute și să implementezi toate aceste documente într-o singură zi. Trebuie subliniat pe această listă Cel mai importantși pozițiile prioritare și începe să le proceseze.
Începeți prin a întocmi un tabel de personal și un program de vacanță. Chiar dacă acest lucru se întâmplă cu încălcarea termenelor specificate în Codul Muncii al Federației Ruse.
Apoi trebuie să verificați existența contractelor de muncă cu angajații, prezența și executarea corectă a comenzilor de admitere și transfer și înscrieri în carnetele de muncă.
Păstrați jurnalele contractelor de muncă, un jurnal al comenzilor pentru angajarea, transferul și concedierea angajaților din organizația dvs.
Pregătiți un registru de lucru.
Apoi trebuie să puneți în ordine cărțile personale în formularul T-2.
Documentul este datat de data la care a fost emis, dar textul documentului, de exemplu o fișă de formular T-2, indică data reală (în cazul în cauză, mai devreme) a primirii, adică. exact data la care angajatul a fost angajat sau transferat pe o altă funcţie. La stabilirea datelor de primire și transfer, puteți apela la ajutorul contabilității și puteți solicita conturi personale ale angajaților pentru a împăca și clarifica datele.
Este foarte important să nu începeți munca curentă!
Documente complete pentru angajații nou angajați, transferați sau concediați în termenele strict stabilite din Codul Muncii al Federației Ruse și cu respectarea tuturor regulilor de muncă de birou.
Următorul pas ar trebui să fie pregătirea, executarea și implementarea reglementărilor locale.
Amintiți-vă că aceasta este o muncă serioasă, foarte responsabilă și intensivă în muncă, deoarece aceste documente conțin norme de drept al muncii (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Este imposibil să dezvoltați și să implementați calitativ fișele postului chiar și cu un personal mic în trei zile.
Punerea în ordine în documentația de personal a organizației, fiți foarte atenți când distrugeți documentele de personal.
În special la astfel de documente de personal precum:
contracte de munca, ordine de admitere, transfer, concediere,
carduri personale de forma 1-2, conturi personale ale angajaților,
dosarele personale și formularele de înregistrare au o perioadă de valabilitate de 75 de ani.
Cărțile de muncă nerevendicate și o carte de evidență a cărților de muncă și inserțiile acestora sunt stocate timp de 50 de ani.
Perioadele de păstrare a documentelor de personal sunt stabilite prin Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000 (modificată la 27 octombrie 2003). Toate documentele specificate în Listă trebuie depuse la arhive.

Documentatia personalului servește ca o reflectare a relației de muncă dintre angajator și angajați. Tipurile sale principale și cele mai comune vor fi enumerate în articol.

Ce este managementul înregistrărilor de personal?

Managementul evidenței personalului se referă la organizarea procedurii de formare a documentelor care reglementează relațiile de muncă în cadrul companiei. Gestionarea înregistrărilor HR poate fi gestionată fie de o singură persoană, dacă personalul companiei este mic, fie de un întreg departament de specialiști HR din companii mari.

Documentatia personalului firma este formata din:

• forme unificate;
• reglementările și instrucțiunile elaborate chiar de companie.

Toate documentatia personalului avizat de conducătorul firmei sau de un angajat autorizat.

Ce tipuri de documente HR există?

Toate documentatia personalului poate fi împărțit în două grupe:

Grupa 1: documente care reglementează relația angajatorului cu fiecare angajat în mod individual.

Grupa 2: documentație care reflectă relațiile de muncă în întreaga companie.

Primul grup include următoarele documentatia personalului:

• ordin de angajare (T-1);
• contract cu un angajat (TD-1);
• cartea de muncă (Rezoluția Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă” din 16 aprilie 2003 nr. 225);
• card personal de angajat (T-2);
• documente de traducere (T-5);
• ordin de înregistrare a concediului (T-6);
• ordin de concediere (T-8);
• pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (T-9);
• certificat de călătorie (T-10);
• atribuirea serviciului (T-10A);
• document administrativ care indică promovarea unui salariat (T-11).

Al doilea grup include:

• Program de vacanță (T-7).
• Tabel de personal (T-3).
• Ordin de concediere a mai multor salariați (T-8a).
• Ordin de detașare a lucrătorilor (T-9a).
• Ordin privind stimulentele pentru angajați (T-11A).
• Foaie de pontaj (T-12)
• Un document pe baza căruia se efectuează controlul numărului de ore lucrate și calculul salariului (T-13).
• Jurnalul de verificare a înregistrării militare a cetățenilor.
• Ordin privind organizarea înmatriculării militare.
• Dispoziții interne:
  • acord comun;
  • reglementări privind protecția muncii;
  • regulamentul bonusurilor;
  • reguli de ordine interioară;
  • reglementări privind călătoriile de afaceri;
  • prevederi privind secretele comerciale;
  • reglementări salariale;
  • reglementări privind utilizarea transportului personal în scopuri comerciale;
  • alte.

Pentru informații despre stocarea documentelor de personal, consultați materialul .

Ce documentație de personal trebuie să fie disponibilă?

Orice companie cere documente care reflectă:

• mișcarea personalului: angajare, trecere în altă funcție, concediere;
• timpul lucrat: contabilizarea timpului lucrat, călătorii de afaceri, vacanțe.
• venitul angajatului: salarii, prime;
• informatii generale despre angajati: numarul si functiile acestora;
• reguli obligatorii care se aplică în cadrul companiei.

Important! De la 01.08.2015, certificatul de călătorie și misiunea oficială au fost scoase din lista documentelor obligatorii (Hotărârea Guvernului Federației Ruse din 29.12.2014 nr. 1595).

Trebuie remarcat faptul că, în funcție de specificul activităților companiei și de munca unui anumit angajat, lista documentelor necesare se poate modifica. Să ne uităm la exemple.

Exemplul 1. În companie, unii angajați folosesc o mașină personală pentru a îndeplini sarcinile de serviciu. Prin urmare, organizația ar trebui să emită un regulament care să reglementeze procedura de compensare pentru utilizarea transportului personal de către un angajat.

Exemplul 2 . Contractul cu fiecare angajat prevede procedura de plată a sporurilor. Astfel, compania nu trebuie să creeze o prevedere de bonus.

Cine controlează înregistrările HR?

Principalul organ responsabil cu activitățile de control în gestionarea evidenței personalului este Inspectoratul de Stat al Muncii.

Pe lângă activitățile de control, inspecția îndeplinește următoarele funcții:

• protejarea drepturilor de muncă ale angajaților;
• notificări către companii și angajații acestora despre cele mai bune modalități de a respecta Codul Muncii al Federației Ruse;
• informarea autorităților competente cu privire la încălcările constatate.

La începerea unei inspecții, autoritatea de supraveghere solicită toate documentatia personalului, pe baza căruia evaluează conformitatea evidențelor de personal cu legislația muncii în vigoare. Dacă se constată abateri de la normă, angajatorul este tras la răspundere.

Codul Muncii al Federației Ruse prevede următoarele tipuri de răspundere pentru încălcarea legii:

• disciplinar (articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• administrativ (articolele 5.7, 5.27-5.34, 5.39 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse);
• penal (articolele 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 din Codul penal al Federației Ruse);
• dreptul civil (articolele 15, 151 și capitolul 59 din Codul civil al Federației Ruse).

De menționat că, pe lângă inspecția muncii, documentația de personal are dreptul de a solicita:

• autoritățile fiscale în timpul auditurilor la fața locului;
• biroul militar de înregistrare și înrolare în scopul monitorizării menținerii evidențelor militare.

Cum se finalizează o evaluare specială a locurilor de muncă?

Competența inspectoratului de muncă include și identificarea neconcordanțelor în organizarea locurilor de muncă cu standardele existente. Această procedură se efectuează pe baza rezultatelor unei evaluări speciale. Toți angajatorii trebuie să efectueze evaluări speciale. Procedura acestuia este reglementată de Legea nr.426-FZ din 28 decembrie 2013.

Important! Nu este necesar să se efectueze o evaluare specială pentru angajații care își desfășoară munca de la distanță sau la domiciliu (clauza 3, articolul 2 din Legea nr. 426-FZ).

O companie terță este angajată pentru a efectua o evaluare specială. Înainte de a începe procedura, ea analizează documentația de personal: contracte de muncă, grafice de personal, reglementări de protecție a muncii și altele. Procedura se efectuează o dată la 5 ani, dar există cazuri de inspecție neprogramată (articolul 17 din Legea nr. 426-FZ).

Documentele care sunt generate în timpul evaluării includ:

• un ordin de efectuare a unei evaluări speciale, care indică începerea unei inspecții;
• ordin de aprobare a orarului, de reglementare a succesiunii;
• declarația de conformitate a condițiilor de muncă, care reflectă respectarea standardelor;
• raport cu rezultate.

Răspunderea pentru neefectuarea unei evaluări este prevăzută la art. 5.27.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse: o amendă de 5.000-10.000 de ruble este aplicată funcționarilor și antreprenorilor individuali, iar companiilor - 60.000-80.000 de ruble.

Pentru plata contribuțiilor pe baza rezultatelor unei evaluări speciale, consultați materialul .

Toate companiile sunt obligate să țină evidențe militare?

Potrivit sub. 6 clauza 1 art. 8 din Legea federală „Cu privire la apărare” din 31 mai 1996 nr. 61-FZ, toate companiile sunt obligate să păstreze evidențele militare. Scopul principal al acestei contabilități este colectarea, stocarea și transmiterea către biroul militar de înregistrare și înrolare a informațiilor despre cadrele militare.

Important! Întreprinzătorii individuali nu sunt obligați să țină evidența militară (clauza 6, articolul 1 din Legea „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar” din 28 martie 1998 nr. 53-FZ).

Specialistul responsabil cu înregistrarea militară este numit de șeful companiei. Pentru ținerea evidenței militare poate fi implicat fie un nou angajat, fie un angajat existent, cu care se întocmește un contract de combinare a posturilor. Numărul de specialiști care mențin această evidență depinde de numărul de angajați responsabili pentru serviciul militar (clauza 12 din Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea militară” din 27 noiembrie 2006 nr. 719).

În timpul înregistrării militare, sunt importante următoarele documente:

• ordin privind organizarea înmatriculării militare;
• jurnalul de audit al înmatriculării militare;
• card personal T-2.

Pentru informații despre procedura de introducere a informațiilor despre un ID militar în T-2, consultați materialul .

Verificarea înmatriculării militare se efectuează la fiecare trei ani pentru o populație de până la 500 de persoane. Dacă personalul este mai mare decât numărul specificat, atunci controlul trebuie efectuat o dată pe an (clauza 3 din Anexa 1 la Recomandările metodologice pentru menținerea evidențelor militare în organizații).

Răspunderea pentru încălcarea procedurii de ținere a evidenței militare este prevăzută la art. 21.1-21.4 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. De exemplu, în cazul în care angajatorul nu prezintă o listă a celor responsabili pentru serviciul militar, răspunderea apare sub forma unei amenzi în valoare de 300-1.000 de ruble și dacă nu a informat angajatul despre apelul său la înregistrarea militară. și biroul de înrolare - 500-1.000 de ruble.

Rezultate

Fiecare angajator trebuie să se asigure că înregistrarea este corectă. documentatia personalului. Documentele executate în timp util și corect vă permit să evitați răspunderea pentru încălcarea legislației muncii.

În trecutul recent, Federația Rusă a trecut printr-o tranziție către o societate de liberă întreprindere, ceea ce a implicat inevitabil o schimbare semnificativă a conținutului relațiilor de muncă și a formelor juridice de consolidare a acestora.

De remarcat că munca în comun presupune întotdeauna o anumită reglementare a activităților persoanelor care o desfășoară. Funcția principală a documentației de personal este înregistrarea și consolidarea relațiilor de muncă.

Articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) stabilește o definiție generală a conceptului de „relații de muncă” utilizat în legislația muncii:

„Relațiile de muncă sunt relații bazate pe o înțelegere între salariat și angajator cu privire la prestația personală de către salariat pentru plata unei funcții de muncă (muncă în funcție de post conform tabloului de personal, profesie, specialitate indicând calificări; tipul specific; a muncii încredințate salariatului), subordonarea salariatului față de normele regulamentului intern de muncă atunci când angajatorul asigură condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii și de alte acte normative care conțin norme de drept al muncii, contracte colective, convenții, reglementări locale, contracte de muncă. ”

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, organizarea muncii și managementul personalului trebuie să se bazeze pe principiile parteneriatului social și a coerenței intereselor lucrătorilor și angajatorilor. Trebuie admis că reglementarea cea mai precisă a gamei de drepturi și obligații, acordând o mai mare transparență relațiilor de muncă, răspunde intereselor ambelor părți din relațiile de muncă.

Din păcate, astăzi nu toți managerii acordă atenția și importanța cuvenită acestei probleme. Managerii își amintesc adesea despre evidența personalului și documentația personalului doar atunci când angajații autorităților de reglementare vin să efectueze o inspecție sau un fost angajat depune o cerere în instanță. În astfel de cazuri extreme, corectarea situației actuale necesită cheltuieli financiare și de timp semnificative, care nu sunt întotdeauna cheia succesului în instanță și este puțin probabil să contribuie la evitarea răspunderii administrative.

De aceea este atât de important să se stabilească menținerea corectă a documentației de personal, inclusiv înregistrarea raporturilor de muncă în conformitate cu legislația muncii în vigoare.

Notă!

Legea federală nr. 90-FZ din 30 iunie 2006 „Cu privire la modificările la Codul muncii al Federației Ruse, recunoașterea anumitor acte juridice de reglementare ale URSS ca invalide pe teritoriul Federației Ruse și invalidarea anumitor acte legislative (dispoziții a actelor legislative) al Federației Ruse” a introdus modificări semnificative la Codul Muncii al Federației Ruse, care au intrat în vigoare la 6 octombrie 2006.

În primul rând, această lege prevede o creștere a garanțiilor și a compensațiilor pentru lucrători. Cel mai important, această lege în multe norme a înlocuit conceptul de „organizație” cu conceptul de „angajator”. Aceasta înseamnă stabilirea aceluiași regim juridic în domeniul relațiilor de muncă pentru toate entitățile comerciale – angajatori, atât persoane juridice, cât și persoane fizice și, cel mai important, creșterea nivelului de protecție a drepturilor lucrătorilor pe care îi angajează. O poziție diferită contrazice partea 2 a articolului 19 din Constituția Federației Ruse.

Angajatorilor - antreprenorilor individuali li se atribuie aproape toate drepturile și obligațiile angajatorilor - persoane juridice (organizații) cu toate consecințele care decurg. Toți angajatorii vor trebui acum să păstreze evidența personalului.

Trebuie remarcat faptul că Codul Muncii al Federației Ruse include printre principalele sarcini ale legislației muncii crearea condițiilor legale necesare pentru coordonarea intereselor părților la relațiile de muncă, a intereselor statului, precum și a reglementării legale. a relațiilor de muncă, inclusiv relațiile în organizarea muncii și managementul muncii. Codul Muncii al Federației Ruse indică faptul că organizarea muncii și managementul personalului ar trebui să se bazeze pe principiile parteneriatului social și a coerenței intereselor lucrătorilor și angajatorilor.

Orice angajator, indiferent dacă este persoană juridică sau persoană fizică, în procesul de desfășurare a activităților de afaceri se confruntă mereu cu probleme de organizare a muncii, gestionarea relațiilor de muncă dintre angajați și angajator și reglementarea acestor procese.

Un rezultat clar al reglementării muncii interne a unui anumit angajator și a altor relații conexe dintre angajator și angajat este un set de documente numit documentație de personal.

Ce este documentația de personal în ansamblu și în ce constă?

Înainte de a răspunde la această întrebare, aș dori să observ că documentația personalului face parte din concepte generale precum munca de birou și.

Standardul de stat „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții. GOST R 51141-98”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28 (denumit în continuare GOST R 51141-98) stabilește termenii și definițiile conceptelor în domeniul muncii de birou și arhivare.

În conformitate cu standardul denumit, „munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”.

În consecință, managementul înregistrărilor de personal este un concept mai restrâns care implică organizarea muncii cu documente care se referă la probleme de personal.

Documentația de personal este un set de formulare (documente) care reflectă disponibilitatea și circulația resurselor de muncă.

În conformitate cu standardul de stat, conceptul de „document” definește informațiile înregistrate în orice mod pe orice material, publicate sau primite de orice persoană fizică sau juridică, în orice organizație pentru a fi utilizate în activitățile sale.

Informațiile, puse sub forma unui document, stau la baza managementului. Informațiile sunt înregistrate în documente, care îi conferă o formă organizatorică și o deplasează în timp și spațiu. Documentele și informațiile documentate sunt întruchiparea materială a deciziilor de management și le conferă forță juridică.

Putem concluziona că conceptele de „management”, „muncă de birou”, „munca de birou personal”, „document” sunt interconectate organic.

Deci, managementul evidenței personalului este o ramură de activitate care documentează relațiile de muncă. Documentația personalului înregistrează informații despre prezența și mișcarea personalului, ca urmare, toate procedurile de personal sunt documentate (de exemplu, recrutare, transfer, promovare, măsuri disciplinare, călătorie de afaceri, vacanță, concediere etc.).

Importanța documentației de personal este evidențiată, în primul rând, de faptul că orice document de personal înregistrează fapte semnificative din punct de vedere juridic, care stau la baza unui set de drepturi și obligații corespunzătoare ale angajatului și angajatorului. De exemplu, o fișă a postului este un document care confirmă autoritatea unui anumit funcționar de a efectua acțiuni semnificative din punct de vedere juridic care fac parte din responsabilitățile sale. Astfel, prin Rezoluția Curții Federale de Arbitraj (denumită în continuare FAS) din Districtul Nord-Vest din 22 decembrie 2005 în cauza nr. făcându-se o concluzie rezonabilă că persoana care a acceptat bunurile, are competențe precum efectuarea de acțiuni în numele pârâtului, întrucât, conform fișei postului, acceptarea bunurilor se încadra în sfera de responsabilitate a acestei persoane.

In plus, cu ajutorul unor acte de personal folosite ca importante probe scrise, angajatorul isi poate dovedi cazul in instanta.

De exemplu, o organizație, pentru a confirma beneficiile fiscale pentru impozitul pe venit și impozitul pe proprietate, poate depune următoarele documente de personal: program de personal, fișe de salarizare, comenzi de personal, copii ale cărților de muncă, foi de pontaj.

Astfel, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka, în Rezoluția sa din 13 februarie 2003 în dosarul nr. A79-1462/02-SK1-1252, a ajuns la concluzia că ponderea persoanelor cu dizabilități în numărul total de angajați de către reclamant a fost de cel puțin 50 la sută, prin urmare, reclamantul a profitat în mod legal de avantajul impozitului pe proprietate al organizației. Probele în acest caz au inclus copii ale cărților de muncă, foilor de pontaj și alte documente. De asemenea, numeroase exemple din practica arbitrajului confirmă acest lucru: Rezoluția Districtului FAS Volga-Vyatka din 11 iulie 2001 în cazul nr. A11-6743/00-K2-E-3073-142, Rezoluția Districtului FAS Moscova din 23 octombrie, 2003 în dosarul nr KA -A40/7999-03.

Unii inspectori fiscali consideră că, dacă tabelul de personal include un post, de exemplu, un avocat sau un marketer, atunci organizația nu mai poate lua în considerare costurile plății pentru serviciile unor avocați sau marketeri terți în scopuri fiscale. Practica arbitrajului confirmă însă că, pentru a lua în considerare cheltuielile la calcularea impozitului pe venit, este suficient ca serviciile să fie prestate în cadrul activităților de producție sau comerciale, să aibă ca scop generarea de venituri și să fie documentate (articolul 252 din Codul fiscal). al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Fiscal al Federației Ruse)). În plus, fișele de lucru detaliate, contractele de muncă și graficele de personal, ca mijloace scrise de probă în procedurile judiciare, stabilesc necesitatea de producție a cheltuielilor organizației pentru călătoriile de afaceri și costurile de formare și recalificare a personalului din personalul contribuabilului. Aceste prevederi sunt confirmate prin: Hotărârea Districtului FAS Moscova din 2 februarie 2006 Nr. KA-A41/14222-05 în cazul Nr. A40-18723/05-141-134, Hotărârea Districtului FAS Siberia de Est din 14 februarie , 2006 Nr. A19-4631/ 05-43-Ф02-200/06-С1 în dosarul Nr. А19-4631/05-43, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 4 iulie 2005 în dosarul Nr. KA-A40/5566-05, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 12 ianuarie 2006 în cazul nr. A42-13583/04-22, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest din 28 februarie , 2005 în dosarul Nr. F04-654/2005 (8619-A27-37).

Marea majoritate a documentelor de personal conțin informații de înaltă semnificație socială. Prin urmare, atitudinea față de lucrul cu astfel de documente ar trebui să fie extrem de serioasă. Deoarece confirmarea anumitor fapte juridice pe baza cărora apar anumite drepturi ale angajaților depinde de completarea corectă a documentelor de personal.

De exemplu, un carnet de muncă este documentul principal pentru calcularea muncii unui angajat și a vechimii de asigurare. Cu toate acestea, abrevieri în înregistrări, „suprapuneri” în termenii de concediere și angajare, inexactități în date, ortografie a numelui de familie al angajatului și a numelor organizațiilor în care a lucrat - aceasta nu este o listă completă a greșelilor foarte frecvente pe care ofițerii de personal. face.

Astfel, articolul 27 din Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” prevede dreptul angajatului la atribuirea anticipată a unei pensii de muncă, de exemplu, pentru munca în condiții de muncă dăunătoare și dificilă. conditii. Cu toate acestea, orice greșeală sau inexactitate în denumirea postului poate duce la faptul că perioada de muncă într-o poziție „vătămatoare” nu va fi socotită drept beneficiu și angajatul nu va avea dreptul la pensie anticipată.

În plus, în caz de pierdere a carnetului de muncă, actele de personal (ordin de angajare și concediere, contract de muncă, carte personală, carnet de circulație a carnetului de muncă, statul de plată și fișe de salariu etc.) pot ajuta salariatul. documentează-și experiența de muncă.

Procedura de acordare a cetățenilor cu prestații de asigurări sociale de stat prevede că prestațiile sunt atribuite la locul de muncă al lucrătorului și al salariatului, adică „unde se află registrul de muncă al acestuia”, așa cum este specificat în paragraful 100 din „Regulamentul privind procedura de acordare a prestaţiilor pentru asigurările sociale de stat” aprobată prin Rezoluţia Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 12 noiembrie 1984 Nr. 13-6.

Astfel, întregul set de acte de personal rezultat din reglementarea raporturilor de muncă este reciproc avantajos atât pentru angajator, cât și pentru angajat.

Deci, conducând managementul înregistrărilor de personal vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

· Documentați relațiile de muncă, formalizați procedurile de personal pentru un anumit angajator .

· Construiți un sistem coerent de management al personalului care să îndeplinească obiectivele strategice ale managementului.

· Reglementează relația dintre angajat și angajator. Menținerea documentației de personal vă permite să obțineți un anumit „echilibru” în relația dintre angajator și angajați prin reglementarea clară a drepturilor și responsabilităților acestora (de exemplu, fișele postului reglementează ce anume ar trebui să facă fiecare angajat, gama sa de drepturi, îndatoriri și domeniul de aplicare). de responsabilitate).

· Crearea unei baze organizatorice și juridice pentru activitatea de muncă, atât pentru angajați, cât și pentru angajator. Pe de o parte, documentele de personal susțin interesele angajatorului, iar pe de altă parte, îl îndrumă pentru a preveni ignorarea cerințelor legislației muncii. Prezența documentelor de personal bine scrise este reciproc avantajoasă pentru ambele părți la contractul de muncă.

· Rezolvarea conflictelor de muncă. De foarte multe ori, succesul poziției angajatorului în cazul unor situații conflictuale depinde de calitatea executării documentelor de personal, mai ales atunci când documentația de personal acționează ca una dintre probele scrise în procedurile judiciare în conflicte de muncă. De exemplu, Colegiul Judiciar pentru Cauze Civile al Curții Supreme a Federației Ruse, în Hotărârea sa din 13 aprilie 2004 în dosarul nr. 35-G04-5, a recunoscut decizia instanței regionale de reintegrare a reclamantului la locul de muncă, să plătească timpul de absență forțată și compensarea prejudiciului moral ca fiind legală. Concedierea reclamantului a fost declarată nelegală, întrucât nu s-a dovedit că reclamantul ar fi fost învinuit de organizația pârâtă pentru lucru cu informații care constituie secrete de stat. Rezultatul cazului ar fi putut fi diferit dacă organizația ar fi documentat o astfel de obligație pentru angajat în textul contractului de muncă sau al fișei postului.

Totuși, asta nu este tot. Sensul principal a documentatia resurselor umane- transparența relațiilor de muncă. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite „reguli ale jocului”, sub rezerva cărora angajații simt stabilitate, iar administrația mărește simțitor gestionabilitatea personalului. Este necesar nu numai angajatorului, ci și angajatului însuși. Trebuie admis că cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații vine în întâmpinarea intereselor ambelor părți din raportul de muncă.

În procesul de apariție și stabilire a relațiilor de muncă în serviciul de personal, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație de personal”. Întregul complex al acestor documente poate fi sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, în funcție de afilierea țintă, se disting două grupuri mari de documente de personal:

Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

Comanda de transfer la un alt loc de munca.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

Scrisoare de demisie;

Ordin de concediere;

proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea vacanțelor:

Program de vacanță;

Cerere de concediu;

Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

Conceptul de încurajare;

Ordine de încurajare;

Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentație pentru introducerea sancțiunilor disciplinare:

Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

Ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

Pe baza principalelor sarcini de management, un set de documente de personal poate fi prezentat și ca un sistem care include următoarele grupe (subsisteme) de documente, legate de o origine comună și care diferă ca scop funcțional:

1. Documentație organizatorică și juridică:

Reglementări interne de muncă;

Masa de personal;

Reglementări privind unitatea structurală;

Program de vacanță;

Descrierea postului.

2. Documente personale:

Istoria Angajărilor;

Afaceri private;

Cardul personal al angajatului.

3. Documentație contractuală:

Contract colectiv (contract);

Contract de muncă.

4. Documentație administrativă:

Comenzi pentru personal.

5. Înregistrări HR:

Formulare contabile (cărți, reviste etc.) ale documentației de personal;

Documentatie pentru inregistrarea orelor de lucru si decontarilor cu personalul;

6. Informații și documentație de referință.

Compoziția documentelor de servicii HR în realitate este mult mai largă; include corespondența cu alte organizații terțe, organizații de reglementare, raportare, documentație de planificare, precum și o cantitate semnificativă de documentație de reglementare și de referință.

Documentația de reglementare și normativ-de referință reglementează practica uniformă de aplicare a legii și constituie temeiul legal pentru activitățile serviciului de personal.

Enumerăm principalele documente legale și de reglementare:

1. Nivel federal:

Constituția Federației Ruse;

Codul Muncii al Federației Ruse;

Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;

Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”;

Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă”;

Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”;

Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”;

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”;

- „Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarhiv din 6 februarie 2002;

Ordinul Direcției Principale de Arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru serviciile de suport pentru documente și documentație”;

Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat al Federației Ruse” împreună cu „Sistemul de documentare unificat. Un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003" (denumit în continuare GOST R 6.30-2003);

GOST R 51141-98;

GOST 17914-72 „Huse de carcasă pentru depozitare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice” (introdus prin Decretul Comitetului de Stat de Standarde al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411);

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale”;

- „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora”, aprobată de Rosarhiv la 6 octombrie 2000;

Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și punerea în aplicare a clasificatorului integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK-016-94” (denumit în continuare OKPDTR);

- „Clasificatorul întreg rus de ocupații. OK 010-93”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 298;

- „Cartea de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați”, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;

Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 9 februarie 2004 nr. 9 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a Directorului unificat de calificare a posturilor de manageri, specialiști și angajați”;

Probleme ale Directorului unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS) pentru diferite sectoare ale economiei, aprobat de Ministerul Muncii al Federației Ruse;

Cerințe de calificare pentru angajații și nomenclatoarele de specialități aprobate de Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse în domeniul de competență al Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse.

2. Acte de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

3. Reglementări locale:

Reglementări interne de muncă;

Acord comun;

Masa de personal;

Reglementări privind fișa postului;

Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

Reglementări de remunerare;

Reglementări privind diviziunile structurale și altele.

Aș dori să menționez că actualizarea sistemului de relații juridice în societate duce la actualizarea conținutului și componenței documentelor de personal, de exemplu, în conformitate cu actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, baza pentru apariția relațiilor de muncă este o contract de muncă, și nu ordinul tradițional de angajare a angajatorului. Contractul de muncă stă la baza emiterii unui ordin de muncă, și nu declarația personală a angajatului, așa cum cred încă unii angajatori.

Puteți afla mai multe despre problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Gestionarea înregistrărilor de personal”.