Notă pentru angajați cu privire la formare. Instrucțiuni scurte privind pregătirea documentelor îi vor ajuta pe executanți

Sunt complet de acord!
Umor negru de pe site-ul corporativ:
Notă pentru angajații companiei noastre. Toată lumea se pregătește pentru asta.

Îmbrăcăminte Vă sfătuim să vă îmbrăcați corespunzător pentru salariul dvs. Dacă purtați costume și genți scumpe, vă descurcați prea bine și nu aveți nevoie de o creștere. Dacă te îmbraci prost, trebuie să înveți să gestionezi mai bine banii și nu ai nevoie de o mărire de salariu. Dacă te îmbraci normal, cheltuiești banii cu înțelepciune și nu ai nevoie de o creștere.

ZILE DE BOLN Nu mai acceptăm notițele medicului. Dacă poți ajunge la medic, te poți apuca de treabă.

INTERVENȚII CHIRURGICALE Operațiile sunt acum interzise. În timp ce lucrezi pentru noi, ai nevoie de toate organele tale. Nu poți șterge nimic. Ai fost angajat în întregime. Orice operațiune poate fi motiv de concediere.

ZILE PERSONALE (notă: absența pentru nevoi personale nu este plătită) Fiecare angajat are 104 zile personale pe an. Se numesc sambata si duminica.

VACAnță Toți angajații vor pleca în concediu în același timp. Zilele de vacanță sunt 1 ianuarie, 8 martie și 1 mai.

ABSENZA PENTRU DOLIE Acesta nu este un motiv pentru a lipsi de la serviciu. Nu poți face nimic pentru a ajuta prietenii, rudele și colegii decedați. Lasă-i pe cei care nu lucrează să-i poarte în călătoria lor finală. În cazuri rare, dacă prezența dumneavoastră este necesară, înmormântarea ar trebui să aibă loc seara și vom fi destul de amabili să vă permitem să lucrați în pauza de prânz, astfel încât să puteți pleca cu o oră mai devreme.

ABSENZA DATORITĂ PROPRII DECES Poate fi un motiv de absență. Cu toate acestea, trebuie să ne dați un preaviz de două săptămâni pentru a avea timp să pregătim angajatul nou angajat.
UTILIZAREA TOALETEI Am stabilit că angajații petrec prea mult timp folosind toaleta. Pe viitor vom introduce vizitele în ordine alfabetică. Lucrătorii cu un nume de familie care începe cu A vor merge la toaletă de la 8:00 la 8:20, cu un B de la 8:20 la 8:40 etc. Dacă nu ați putut să vă folosiți timpul, veți aștepta până la ziua urmatoare. În caz de urgență, puteți schimba cu un coleg, dar este necesară permisiunea scrisă a ambilor supraveghetori. În plus, este introdusă o restricție de trei minute privind utilizarea cabinei. La sfârșitul a trei minute veți auzi un bip, hârtia igienică va fi trasă în cutie, ușa se va deschide și va fi făcută o fotografie. În cazul încălcării repetate, fotografia va fi publicată în ziarul de perete.
PAUZĂ DE PRANZ Lucrătorii subțiri au la dispoziție 30 de minute pentru prânz pentru a mânca corespunzător. Pentru oamenii normali, o gustare de 15 minute este suficientă. Persoanele grase au 5 minute pentru a bea un cocktail de slabit si pastile. Vă mulțumim că ne-ați servit compania! Facem tot posibilul pentru tine. Cu toate acestea, toate întrebările, comentariile, temerile, îngrijorările, plângerile și sugestiile pot fi direcționate în altă parte.
Să aveți o treabă bună!
DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE

Exemplu de memoriu pentru un nou angajat

Memento pentru noul angajat! De ce are nevoie noul angajat și departamentul de resurse umane? Să începem cu începătorul. Prima zi de muncă - pentru mulți devine un adevărat coșmar, pentru că într-o singură zi trebuie să se familiarizeze cu totul, să-și amintească și să înceapă să se adapteze. Prin urmare, o astfel de foaie de înșelăciune, un memento, este pur și simplu necesară pentru ca un nou angajat să navigheze prin reguli și spațiu.

De ce are nevoie departamentul de resurse umane? Este necesar ca angajații departamentului HR să nu fie deranjați de fleacuri și să nu fie nevoiți să explice fiecărui nou venit de unde să găsească ceva și de unde să obțină ce.

Colegi! Sper că veți adapta nota pentru noul angajat la organizația dvs. și va da roade!

Dragă coleg!

Suntem încântați să vă urăm bun venit la Romashka LLC. Suntem siguri că deja în primele zile de muncă veți simți că Romashka LLC este o echipă de oameni care își iubesc meseria și încearcă să o facă mai bine decât alții.

Neapărat!

Înainte de a începe, ar trebui să vă familiarizați în folderul public Exchange cu conținutul documentelor plasate în folderul „Acte normative locale” (LNA), unde LNA-urile nou adoptate apar în mod continuu, precum și în „Lucrul de birou” dosar, care conține informații utile despre munca de birou, inclusiv ghiduri pentru scrierea competentă a unei scrisori de afaceri, nomenclatorul cazurilor etc.

Aceste foldere ar trebui revizuite în mod regulat.

1. Reguli de lucru acceptate

Angajaților li se atribuie o săptămână de lucru de cinci zile și 40 de ore: munca începe la 9:00 a.m. și se termină la 6:00 p.m.

Durata pauzei de prânz este de la 12:00 la 13:00.

Salariaților li se acordă concediu anual cu păstrarea locului de muncă (post) și a câștigului mediu, cu o durată de 28 de zile calendaristice. Dreptul de a folosi concediul pentru primul an de muncă ia naștere salariatului după șase luni de muncă continuă în companie. Vacanțele pentru al doilea și următorii ani de muncă pot fi asigurate în conformitate cu programul de vacanță.

Cu privire la problemele care necesită decizii din partea conducerii companiei sau a adjuncților acesteia, angajatul trebuie să contacteze supervizorul său imediat. Toate aplicațiile și notele trebuie să fie aprobate inițial de supervizorul dvs. imediat.

Angajații companiei trebuie să poarte haine de birou atunci când își îndeplinesc sarcinile de serviciu. Nu trebuie să purtați pantaloni cu talie joasă, blugi sau fuste mini; fără formă, sport, haine de plajă (topuri, pantaloni, rochii de soare cu bretele), precum și haine din țesături transparente, cu decolteu adânc (spate deschis, abdomen), culori strălucitoare, cu poze mari sau inscripții.

2.Salariile

Salariile se platesc Angajatilor de 2 ori pe luna si anume: plata in avans in data de 20 in cuantum de 40% din salariul oficial, plata finala in data de 5 a lunii prin virament pe cardul de salariu Ak Bars Bank. Pe baza rezultatelor muncii, salariatului i se plătește un bonus lunar în valoare de până la 40% din salariu.

Cardul de salariu se elibereaza in cadrul Departamentului Contabilitate si Raportare dupa semnarea ordinului de angajare. Nu este nevoie să mergeți singur la departamentul de contabilitate; toate documentele necesare sunt furnizate de către Departamentul de Personal. Odată ce cardul este gata, Departamentul de Contabilitate și Raportare vă va invita să îl primiți.

Interzis:

• îndepărtarea bunurilor, obiectelor sau materialelor aparținând companiei de la locul de muncă fără a obține permisiunea corespunzătoare;
• fumatul în locurile în care o astfel de interdicție este instituită în conformitate cu cerințele de siguranță și salubritate industrială;
• să conducă conversații telefonice personale lungi;
• să utilizeze Internetul, e-mailul și alte tipuri de comunicare în scopuri care nu sunt esențiale;
• aduceți cu dumneavoastră sau consumați băuturi alcoolice, veniți la organizație sau fiți în ea în stare de ebrietate alcoolică, narcotică sau toxică;

Important:

Comanda de papetărie, eliberarea unui permis electronic, Echipamente de birou - secția activități administrative și economice (etaj 1, sală de recreere).

Creați un e-mail în Outlook- administrator de sistem (tel.)

Întocmirea unui memoriu pentru primirea telefoanelor și a echipamentelor de birou- supervizorul dvs. imediat este implicat.

Primirea telefonului companiei și a echipamentelor de birou-(departamentul suport tehnic)

Lista numerelor de telefon ale angajaților companiei- furnizat de supervizorul dumneavoastră imediat.

Înregistrarea unui ID de serviciu- trebuie să furnizați fotografia dumneavoastră în format electronic (în format jpeg) către Departamentul de Personal.

Înregistrarea unei deduceri fiscale- este necesar să se furnizeze Departamentului de Contabilitate și Raportare o copie a certificatului de naștere pentru fiecare copil cu vârsta sub 18 ani, precum și pentru fiecare student la zi, absolvent, rezident, stagiar, student, cadet în conformitate cu vârsta de 24 de ani.

Exemplu de memoriu pentru personal

Notă pentru personal | Probă

AM APROBAT

Șef departament HR adjunct director general

Avanti MTA LLC Avanti MTA LLC

____________________ _______________________

B.A. Prigojin S.M. Duşeckin

"___"____________ 2006 "___"____________ 2006

P A M Y T K A

pentru mecanicii ARS, supraveghetorii de ture AMK și operatorii de benzinării pentru lucrul cu personalul din subordine

1. ACȚIUNI ÎN CAZUL PERSONALULUI ÎNTARZII SAU ABSENT

1.1. Dacă un angajat lipsește la 5 minute de la începerea lucrului, sunați-l pe acesta și aflați motivul întârzierii.

1.2. Dacă este imposibil să contactați angajatul și, de asemenea, la 15 minute după începerea turei, informați imediat șeful departamentului de resurse umane B.A. Prigozhin prin telefon despre incident sau, în lipsa acestuia, directorul general adjunct M.I. Malyshev. Numerele de telefon ale acestor funcționari trebuie să fie disponibile. Acționați în continuare conform instrucțiunilor acestor oficiali.

1.3. Dacă întârziați, imediat după ce salariatul apare la locul de muncă, este obligatoriu să luați de la acesta o notă explicativă despre motivul întârzierii. În cazul refuzului de a scrie o notă explicativă, întocmește un act de refuz de a da explicații, semnat de cel puțin doi salariați. La sfârșitul turei de muncă, întocmește un proces-verbal de absență în forma stabilită. Toate documentele sunt trimise la birou împreună cu rapoartele. Problema aplicării măsurilor disciplinare și a privării de bonusuri este decisă exclusiv de funcționarii autorizați ai companiei. În acest caz, se ține cont de opinia motivată a managerilor de linie (directori de linie: mecanic ARS, supraveghetor de tură AMK, operator benzinărie). Amenzile sunt interzise de legislația în vigoare. Cuvântul PENALITATE nu este permis în statul de plată și alte documente de personal.

1.4. Aduceți în atenția angajaților necesitatea de a informa managerii de linie și șeful QA despre posibilele întârzieri și absenteism.

1.5. Dacă primiți informații de la un angajat despre absența dvs., informați imediat șeful departamentului de resurse umane B.A. Prigozhin.

1.6. Faptul de absență motivată a salariatului este confirmat doar prin documente (certificat de incapacitate de muncă, adeverință de la o instituție medicală, citație etc.).

2. ÎNLOCUIREA UNUI ANGAJAT ABSENT

2.1. În caz de necesitate a producției, înlocuirea unui angajat absent este permisă numai dacă un alt angajat este în vacanță sau bolnav. În acest caz, este necesar să aveți o declarație de la un alt angajat că nu-l deranjează să lucreze pe un program prelungit.

2.2. Schimbarea turelor este permisă numai cu acordul a doi angajați, susținut de o cerere. Cererea trebuie să aibă două semnături. Unul este pentru angajatul care și-a exprimat dorința de a se schimba, celălalt cu nota că sunt de acord este pentru angajatul care se schimbă. O cerere de înlocuire trebuie scrisă în prealabil. Faptul de aprobare a cererii este rezoluția de autorizare a conducătorului de linie și a șefului departamentului de personal. În absența unei cereri cu vizele de mai sus, înlocuirea este considerată ilegală și acțiuni disciplinare și se poate aplica angajaților privarea de bonusuri. În cazul în care cererea este aprobată și angajatul care a fost de acord cu înlocuirea nu se prezintă, salariatul va fi supus acțiunii disciplinare în conformitate cu legislația în vigoare. Salariatul care a solicitat un schimb de înlocuire în acest caz este exonerat de răspundere.

2.3. În cazul unui flux mare de clienți, din cauza nevoilor de producție, poate fi apelat suplimentar un alt angajat.

3. SUSPENSAREA DE LA MUNCĂ

3.1. Suspendarea de la muncă este permisă numai pe baza prevederilor articolului 76 din Codul Muncii al Federației Ruse.

3.2. Faptul de confirmare a cazurilor prevăzute la paragraful 1 al articolului 76 din Codul Muncii al Federației Ruse este citirea unui etilotest (dacă este disponibil) dacă angajatul dorește voluntar să susțină testul.

3.3. Dacă refuzați să faceți testul, este chemată o ambulanță.

3.4. La concedierea de la serviciu se intocmeste proces-verbal. Se ataseaza actele in baza carora a avut loc scoaterea. Toate problemele ulterioare legate de angajatul suspendat, admiterea ulterioară a acestuia la muncă sau alte acțiuni sunt soluționate exclusiv de funcționarii autorizați, ținând cont de opinia managerilor de linie.

4. ANGAJATUL A CERUT SA-L Elibereze. PROCEDURA ŞI COMPETENŢA ÎN REZOLVAREA PROBLEMEI.

4.1. Managerul de linie are dreptul de a elibera un angajat numai în caz de incapacitate bruscă de muncă. Acest fapt trebuie confirmat oficial printr-un document de la instituția medicală. Înainte de a pleca, angajatul trebuie să scrie o declarație prin care cere să fie eliberat din muncă din cauza unei boli. Șeful departamentului HR trebuie informat imediat despre acest fapt.

4.2. Managerul de linie nu are dreptul de a concedia un angajat din alte motive. În cazul în care este nevoie urgentă ca un angajat să își ia concediu, în opinia managerului de linie, acest manager îl va coordona cu șeful departamentului HR. Cererea necesită vize pentru angajat, manager de linie și șef al departamentului de resurse umane. În caz contrar, vacanța este ilegală. Dacă șeful departamentului de resurse umane este la distanță, echivalentul temporar al unei semnături este consimțământul său verbal.

4.3. Un angajat poate lipsi de la locul de muncă numai în timpul unei pauze oficiale, după informarea managerului de linie.

Alte puncte care nu sunt incluse în acest memoriu trebuie rezolvate cu promptitudine. Managerii de linie sunt responsabili pentru implementarea acestui memoriu. Managerii de linie ar trebui să aibă acest memoriu în documentele lor operaționale.

Documentele dintr-o organizație trebuie să fie create după reguli uniforme, să aibă forță juridică și să fie ușor de utilizat. Acest lucru este dificil de implementat dacă compania nu are cerințe pentru pregătirea documentelor și detaliile acestora.

Regulile care guvernează întocmirea și executarea documentelor organizatorice și administrative trebuie stabilite prin actul de reglementare local al organizației. De obicei, acestea sunt instrucțiuni pentru munca de birou.

În plus, detaliat reglementarea reduce riscul de conflicte între executantul documentului (care întocmește proiectul acestuia) și serviciul suport documentație de gestiune. Uneori, artiștii interpreți care nu doresc să îndeplinească anumite cerințe intensive în muncă sau „noi” pentru ei încearcă să evite acest lucru. Ei cer să indice unde exact este menționată această regulă - o clauză într-un document de reglementare. Și pentru că Majoritatea cerințelor pentru pregătirea documentelor organizatorice și administrative în Rusia sunt acum de natură de recomandare; ele pot fi făcute obligatorii doar la nivel organizațional, stabilite într-un act de reglementare local.

Fapt interesant

Restrângeți afișarea

În practica muncii de birou, s-au dezvoltat anumite reguli pentru pregătirea documentelor organizatorice și administrative. Anterior, aceste reguli au fost consacrate într-un act juridic - Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale (aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536). Deși acest document a fost destinat numai agențiilor federale, a fost utilizat pe scară largă de către alte organizații guvernamentale și neguvernamentale.

În urmă cu câțiva ani, Instrucțiunea-tip și-a pierdut puterea, iar regulile de întocmire a documentelor organizatorice și administrative nu au fost incluse într-un alt act juridic. Adică, astăzi informațiile privind pregătirea documentelor organizatorice și administrative pot fi găsite doar în documente care au caracter consultativ. Acestea includ în primul rând:

• Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 nr. 76) și
• GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Regulile de întocmire a documentelor organizatorice și administrative trebuie stabilite în actul de reglementare local al organizației, care va ghida angajații acesteia.

Structura și conținutul instrucțiunilor de management al biroului

Structura instrucțiunilor de lucru de birou și conținutul acestuia pot fi recomandate/stabilite de mai sus:

• De exemplu, Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 nr. 76) determină structura și conținutul instrucțiunilor pentru munca de birou a organului executiv federal și a acestuia. organelor teritoriale.
• Și, de exemplu, o companie de management poate influența instrucțiunile unei organizații comerciale prin dezvoltarea unor instrucțiuni standard de management de birou pentru filialele sale (în acest caz, structura instrucțiunilor în toate filialele ar trebui să fie aceeași).

Structura standard a instrucțiunii prevede că regula este setată o singură dată și nu este duplicată în alte secțiuni. Acest lucru vă permite să reduceți volumul acestuia, să facilitați actualizarea acestuia, să evitați contradicțiile între diferitele puncte ale instrucțiunii și să indicați numărul de un singur punct în linkul către regulă.

Cu toate acestea, acest lucru duce la faptul că regulile pentru pregătirea unui document, de exemplu, o comandă, vor fi conținute în 3 secțiuni ale instrucțiunilor de lucru de birou:

• o descriere a execuției detaliilor comenzii - în secțiunea „Înregistrarea detaliilor documentului”;
• cerințe pentru margini și spațiere între rânduri - în secțiunea „Formulare de document”;
• nuanțe privind executarea ordinelor - în secțiunea „Particularități ale executării ordinelor”.

Și acest lucru nu este întotdeauna convenabil pentru interpret:

• pentru a clarifica cerințele pentru execuția documentului, trebuie să revizuiți mai multe secțiuni ale instrucțiunilor, aceasta necesită o muncă intensivă;
• Nu este întotdeauna clar ce secțiuni trebuie să „scanați” în căutarea informațiilor importante; este posibil să nu căutați nici măcar undeva.

Dacă există cerințe pentru structura și conținutul instrucțiunilor de management al biroului (ca act de reglementare local al organizației), atunci acestea trebuie respectate. Și pentru a colecta în mod compact cerințele de bază pentru pregătirea unui document și pentru a reduce costurile cu forța de muncă ale artiștilor executanți la studierea regulilor, puteți dezvolta instrucțiuni scurte privind pregătirea unor tipuri specifice de documente, de exemplu:

• un scurt memento despre cum să completezi o comandă,
• un scurt ghid pentru scrierea unei scrisori de serviciu,
• un scurt memento cu privire la modul de pregătire a unui protocol etc.

Elaborarea unui memoriu (folosind exemplul unei comenzi)

Un memoriu privind pregătirea oricărui document ar trebui elaborat după (și pe baza) instrucțiunilor pentru munca de birou. Avantajele notei:

• toate cerințele referitoare la pregătirea unui anumit tip de document sunt colectate într-un singur loc;
• Unele reguli pot fi afișate vizual într-un exemplu de ordine, ceea ce le face mai ușor de înțeles și reținut.

Nota scurtă nu este un act de reglementare local, deci nu trebuie să fie aprobată. Este în curs de dezvoltare pentru a oferi asistență metodologică artiștilor interpreți:

• Pentru noii angajați (sau cei care scriu o comandă pentru prima dată), nota îndeplinește o funcție de formare într-o formă convenabilă, vizuală. Oameni diferiți au „capacitate de informare” diferită: pentru unii este prea dificil și consumator de timp să stăpânească un întreg manual de lucru de birou (sau chiar să găsească informațiile necesare în el). Este mult mai ușor să „digerați” volumul notei;
• Mai târziu, pentru o persoană, nota devine un „cheat sheet”, cu ajutorul căreia vă puteți reîmprospăta rapid memoria detaliilor.

Este recomandabil să începeți nota cu un exemplu de comandă, care afișează în plus următoarele reguli:

• dimensiunile marginilor;
• dimensiunea indentării paragrafului;
• spațiere între linii;
• dimensiunea fontului, modul de scriere;
• comentați cerințele individuale pentru proiectarea detaliilor (de exemplu, succesiunea inițialelor și a numelor de familie din text și detaliul „Semnătură”).

Comentariile de pe pagina cu un exemplu de ordine nu trebuie să fuzioneze cu textul documentului, de aceea este recomandabil să le imprimați într-un font de culoare și stil diferit (vezi Exemplul 1).

În memoriu, după comanda eșantionului, ar trebui să existe o scurtă descriere a detaliilor documentului:

Este recomandabil să elaborați instrucțiuni similare pentru alte tipuri de documente. Să oferim o altă versiune a unei scurte note - de data aceasta pentru scrisorile oficiale (vezi Exemplul 2).

Standardele recomandate sugerează distanțe diferite între linii (undeva 2-3, undeva 2-4) între diferite detalii. Pentru a nu deruta interpreții, puteți seta aceleași indentări în organizație (pretutindeni în astfel de cazuri există 2-3 spațiere între rânduri).

Liniile din interiorul unor detalii sunt imprimate cu spațiere de 1,5 rânduri, iar în interiorul altora - cu spațiere de 1 rând. Acest lucru ar trebui să fie reflectat în memoriu (vezi ordinea în Exemplul 1). Deși unele organizații decid să imprime toate detaliile documentului cu un interval minim, pentru a nu „deruta” oamenii.

Dacă decideți să interziceți utilizarea cratimelor în documente (atunci când o parte a unui cuvânt curge pe linia următoare), acest lucru este specificat în memoriu.