Separarea comenzilor pe activitate principală. Cum sunt împărțite comenzile în funcție de personal?

Societate cu răspundere limitată „AST” INN/KPP 7804491337/780401001 195198, St. Petersburg, Lenina Ave., 21, bloc 1, camera. 309 ORDIN Nr.1 Sankt Petersburg 01.01.2016 COMAND:

Introduceți, începând cu anul 2016, indexarea alfanumerică a documentelor administrative pentru personalul AST SRL folosind următorii indici de scrisori de înregistrare: comenzi de angajare salariat - P (recepție); 2. ordona incetarea contractului de munca (contractului) cu un salariat - U (concediere);3. ordine de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă - PR (transferul unui angajat);4. ordine de acordare a concediului unui angajat - O (vacanta);5. ordonanțe privind încălcarea disciplinei muncii și producției - N;6. ordinele rămase sunt K (cadre).
Controlul asupra implementării acestui ordin este atribuit directorului financiar Oleg Dmitrievich Ivanov.

Director General A.S.

Cum să simplificați documentele curente

COMENZI PRIVIND ACTIVITĂȚI PRINCIPALE ȘI PROBLEME ADMINISTRATIVE ȘI ECONOMICE Într-una din scrisorile trimise redactorului revistei, se punea întrebarea ce comenzi ar trebui clasificate ca comenzi (instrucțiuni) privind activitățile principale (de producție) și care ar trebui clasificate ca ordine (instructiuni) pe probleme administrativ-economice. Acest punct este cu adevărat important, deoarece termenul de valabilitate depinde de el: permanent sau 5 ani.

Documentele administrative legate de activități administrative și economice sunt indicate în Listă. Acei cititori care au folosit Lista știu că documentele (articolele listei) sunt sistematizate prin funcții de management.

La secțiunea 10 „Aspecte administrative și economice” din Listă sunt evidențiate 4 posturi care relevă conținutul acestei funcții: 10.1. Respectarea regulilor interne de afaceri; 10.2. Exploatare cladiri si spatii; 10.3.

Procedura de înregistrare a comenzilor într-o organizație + eșantion de jurnal

În acest caz, va trebui emisă o nouă comandă, anulând comanda anterioară sau modificându-i punctele individuale. Acesta trebuie să indice:

numărul, data și denumirea documentului care urmează să fie anulat sau modificat;
motive pentru anularea (modificarea) deciziei cu o scurtă expunere a împrejurărilor care au servit drept motiv pentru revizuirea acesteia;
procedura pentru acțiunile care trebuie întreprinse de artiști în legătură cu noile circumstanțe;
Numele complet și funcția persoanei împuternicite să controleze executarea ordinului.

Citiți articolul Sistemul de personal: Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru personal Titlul poate arăta astfel: „La declararea invalidă a unui ordin de personal (activitate principală). De îndată ce noua directivă intră în vigoare, valabilitatea documentului anterior (sau a paragrafelor individuale ale acestuia, dacă vorbim de modificări parțiale) va înceta.

Comenzi într-o organizație: tipuri și caracteristici de proiectare

Ordinele privind activitățile principale și de afaceri, de regulă, sunt păstrate de către secretar (dacă nu se specifică altfel printr-un ordin separat). El este responsabil și de înregistrarea, stocarea și arhivarea acestor comenzi.Documentele diferă în ceea ce privește perioadele de stocare.

Comenzile privind principalele activități ale întreprinderii (cu privire la structura organizatorică, la aprobarea tabelului de personal, efectuarea de modificări la acesta etc.) au linii de depozitare - permanent. La sfarsitul anului calendaristic ele se predau la arhivele intreprinderii.Comenzile pe probleme economice si operationale se pastreaza 5 ani. Au numerotare continuă fără literă. Dacă volumul comenzilor emise la o întreprindere este mare, acestea sunt împărțite în volume pe tot parcursul anului. După expirarea perioadei de păstrare, acestea sunt distruse odată cu executarea actului corespunzător.
3 Comenzile de personal sunt emise și stocate în departamentul de management al personalului al întreprinderii.

Sistematizarea comenzilor (instructiunilor) in munca de birou

Cu toate acestea, cu un flux de documente voluminos, Jurnalul este o necesitate „vitală”. La urma urmei, cu ajutorul său, un ofițer de personal poate sistematiza în mod optim documentele în scopul ușurinței utilizării în lucrările viitoare.

Info

Un alt avantaj al menținerii unui Jurnal este confirmarea suplimentară a faptului publicării documentului până la data înregistrării. În cazul în care apar probleme controversate, atunci când data intrării în vigoare a comenzii nu corespunde cu data semnării documentului, data înregistrării comenzii în Jurnal constituie o confirmare suplimentară a legalității comenzilor descrise în comandă.

Cadrul legislativ pentru înregistrarea documentației După cum sa menționat mai sus, legea actuală nu impune companiilor să înregistreze în mod obligatoriu comenzile în Jurnal. Contabilitatea comenzilor rămâne la latitudinea conducerii companiei; în acest sens, procedura de introducere a informațiilor în Jurnal, forma acestuia și procedura de stocare sunt stabilite de fiecare companie în parte.

Cum se numerotează comenzile în evidențele de personal

Dacă Jurnalul este ținut într-o companie mică, atunci angajatul responsabil poate fi un contabil. Persoana responsabilă cu menținerea documentului trebuie să fie indicată în documentul de reglementare intern (în Procedura de evidență a personalului).

Este recomandabil să indicați nu numele complet al unui anumit angajat, ci postul, deoarece în acest caz, atunci când angajatul este concediat, atribuțiile sale vor trece succesorului său. Greșeli frecvente la crearea unui jurnal de comenzi Mai jos ne vom uita la TOP 3 greșeli frecvente făcute la ținerea unui jurnal de comenzi.

Greșeala #1. Procedura de mentinere a Jurnalului de Comenzi nu este stabilita prin regulamente interne. După cum este descris mai sus, decizia de a utiliza Jurnalul pentru a optimiza fluxul de documente este luată de o anumită companie separat, în funcție de situație și nevoie.

Comenzi: principalele tipuri și caracteristici de design

În același timp, există o serie de reglementări actuale care oferă recomandări cu privire la procedura de menținere a Jurnalului. Nr. Act de reglementare Descriere 1 Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 558 din 25.08.10 Documentul conține o listă completă a documentelor păstrate de serviciul de personal și, de asemenea, descrie mecanismul de înregistrare a acestora, termenii și condițiile depozitare și procedura de distrugere. 2 Ordinul Agenției Federale de Arhive Nr. 68 din 27 noiembrie 2000 Ordinul aprobă Instrucțiunile actuale care descriu procedura de numerotare și indexare a ordinelor și a altor documente ale întreprinderii. Conform documentului, comenzile trebuie înregistrate conform regulilor de numerotare continuă.

3 GOST R 6.30-2003 Documentul conține standarde generale pentru pregătirea documentelor (inclusiv comenzi) și oferă, de asemenea, un sistem pentru o organizare unificată a fluxului de documente.

Cum să împărțiți comenzile

aprobarea (modificarea) structurii și nivelurilor de personal, graficul de personal;
crearea de noi direcții structurale, organisme colegiale și consultative, comisii permanente sau temporare;
efectuarea certificării personalului;
planificarea activității;
control asupra activităților (raportare);
stabilirea unui mod de funcționare și efectuarea modificărilor acestuia;
activități financiare;
logistică;
suport de informare și documentare etc.

Să subliniem încă o dată că nu este posibilă enumerarea nu numai a tuturor problemelor asupra cărora sunt emise comenzi (instrucțiuni), ci și a grupurilor tematice ale acestora, fie și doar pentru că acest lucru este determinat în mare măsură de specificul activităților organizației, organizațional și organizatoric. forma juridică și alte caracteristici.

Numerotarea comenzilor în managementul evidenței personalului

Deci acestea vor fi localizate în fișier (în folderul cu comenzi) și reflectate în jurnalul de înregistrare. Clasificarea comenzilor după termenul de valabilitate depinde de tipurile lor.

Atenţie

Aproape toate comenzile de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani! Această perioadă, potrivit legiuitorilor, este necesară pentru a clarifica în orice moment vechimea în muncă, și deci calculul corect al pensiei. De exemplu, termenele limită sunt:

ordine de admitere, transfer, concediere - 75 de ani;
pentru activitățile principale – 1 an;
despre vacanțe, călătorii de afaceri – 5 ani;

În consecință, jurnalele de comenzi sunt stocate pentru aceeași perioadă de timp.

Lista de documente este mare, așa că puteți vedea o parte din ea ca exemplu aici. Cum să completați o comandă Dacă nu doriți să utilizați formularele acceptate, ci să vă dezvoltați propriile formulare sau să adaptați unul unificat pentru dvs., trebuie să respectați regulile.

Ordinea în managementul evidenței personalului

Din articol vei afla:

ce tipuri de comenzi există și care este structura lor;
ce reguli trebuie respectate la înregistrare;
cât timp sunt stocate documentele administrative în arhivele organizației?
Pentru ce sunt jurnalele de bord?

Ordinele sunt acte administrative emise de conducătorul societății în cadrul competențelor sale și obligatorii pentru executare de către subordonați. În societățile pe acțiuni, funcționarul împuternicit să le emită este directorul general, în instituțiile medicale - medicul șef, în întreprinderi - directorul etc. Au doar documente administrative corect executate, cuprinzând toate detaliile necesare și certificate în mod corespunzător. forță juridică. O comandă este cel mai comun tip de documentație administrativă.
Servicii de transport, comunicatii interne; 10.4. Securitate. De aici rezultă că ordinele (instrucțiunile) emise în zonele enumerate trebuie clasificate ca probleme administrative și economice și să le formeze într-un dosar separat cu o perioadă de valabilitate de 5 ani. La înregistrarea unor astfel de comenzi (instrucțiuni), la numărul de înregistrare ar trebui adăugată literele index „a”, „ah” sau altele, de exemplu: comanda nr. 1-ah, nr. 18-a. Dificultatea constă însă în faptul că organizațiile emit adesea ordine (instrucțiuni) privind principalele activități (de producție), care, alături de problemele activității principale, conțin instrucțiuni de natură administrativă și economică. În acest caz, comanda (instrucțiunea) trebuie să se refere la activitatea principală și să fie stocată permanent.

Procesarea arhivistică a documentației: ce este?

Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse

Orice companie, chiar și una mică, emite și stochează un număr mare de comenzi și instrucțiuni diferite. Dacă le înregistrați pe toate și le înregistrați într-un singur fișier, mai devreme sau mai târziu va duce la confuzie. Și este puțin probabil ca reprezentanții autorizați ai organismelor de inspecție să aprobe o astfel de documentație.

— Pentru a împărți corect comenzile emise într-o organizație, trebuie să vă ghidați după următoarele documente:

Pe baza acestor documente, fiecare organizație ar trebui să elaboreze o nomenclatură de cazuri. Pe baza acestuia, are loc împărțirea comenzilor, instrucțiunilor și altor documente.

În funcție de dimensiunea personalului organizației și de structura acesteia, nomenclatorul de cazuri elaborat poate fi împărțit în departamente indicând un cod de literă, sau poate fi general.

În orice caz, toate comenzile dintr-o organizație operațională sunt împărțite în comenzi pentru activități de bază și economice și comenzi pentru personal.

— Ordinele privind activitățile principale și de afaceri, de regulă, sunt păstrate de către secretar (dacă nu se specifică altfel printr-un ordin separat). El este, de asemenea, responsabil pentru înregistrarea, stocarea și arhivarea acestor comenzi.

Documentele diferă și în ceea ce privește perioadele de păstrare. Comenzile privind principalele activități ale întreprinderii (cu privire la structura organizatorică, la aprobarea tabelului de personal, efectuarea de modificări la acesta etc.) au linii de depozitare - permanent. La sfârșitul anului calendaristic, acestea sunt predate arhivelor întreprinderii.

Comenzile pe probleme economice și operaționale au termen de valabilitate de 5 ani. Au numerotare continuă fără literă. Dacă volumul comenzilor emise la întreprindere este mare, atunci în timpul anului acestea sunt împărțite în volume. După expirarea perioadei de stocare, datele cazurile sunt distruse Cu eliberarea unui certificat de distrugere .

— Comenzile de personal sunt emise și stocate în departamentul de management al personalului al întreprinderii. Ele diferă și în ceea ce privește durata de valabilitate.

Atenţie: Ordine privind angajarea, concedierea și relocarea unui salariat în cadrul unei întreprinderi cu termen de valabilitate de 75 de ani. Aici se depun, de asemenea, comenzi de schimbare a numelor de familie, deplasări de afaceri de lungă durată, transferuri temporare pe termen lung de lucrători etc. Aceste documente sunt înregistrate într-un jurnal, au numerotare continuă și o literă (cel mai adesea „l-s”, „k” ). La sfârșitul anului, astfel de comenzi sunt sistematizate alfabetic cu numerotarea paginilor și inventar intern, apoi împletite în dosare și, împreună cu jurnalul de înregistrare, sunt predate arhivelor.

— Comenzile pentru concedii (regulate, fără plată etc.), călătorii de afaceri de scurtă durată și transferuri se depun într-un dosar separat, se păstrează timp de 5 ani. La numerotarea comenzii se adaugă o literă (de exemplu, „o” sau codul departamentului).

Comenzile de colectare au aceeași perioadă de păstrare. Cu toate acestea, este recomandat să le depozitați separat, deoarece... li se anexează materiale: note explicative, protocoale, sesizări etc.).

La expirarea perioadei de stocare, aceste comenzi sunt distruse.

Ordinea în managementul evidenței personalului

Comenzile se referă la documente administrative ale companiei. Tipurile de comenzi dintr-o organizație sunt împărțite în doar două tipuri - pe activitate principală și pe personal. Odată cu schimbarea legislației muncii, s-a schimbat și atitudinea față de utilizarea anumitor forme de documente, inclusiv ordine. Deci, este acum posibil să nu folosiți formele acceptate T-1, T-2 etc.? Acum ne vom da seama cum să sistematizăm, să stocăm și să le schimbăm forma.

Puțină istorie

Până la sfârșitul anului 2010, legiuitorii au colectat cu scrupulozitate date statistice privind toate tipurile de activități, în baza cărora s-au elaborat formulare de ordine. Documentele de bază referitoare la relațiile de muncă sunt indexate cu litera „T”.

De la începutul anului 2013, formele unificate de documente pe care toți funcționarii erau obligați să le folosească și-au pierdut titlul de obligatoriu. Dar nu au încetat să fie relevante, pentru că de ce să inventăm noi tipuri sau forme de documente dacă există deja adaptate fiecărui tip de activitate? Puteți fie să le utilizați pe cele deja acceptate, fie să aprobe propriile formulare de documente.

Acesta este acum puteți utiliza în siguranță forme arbitrare de comenzi în loc de cele aprobate anterior, dar ele trebuie să reflecte în mod clar esența.

Clasificarea comenzilor pe tipuri și perioade de depozitare

În toate organizațiile, comenzile sunt împărțite în două tipuri:

după activitatea principală;

de către personal (sau personal).

Fiecare tip poate fi împărțit în mai multe subcategorii, dar totul depinde de direcția companiei.

Comenzile pentru activitățile de bază pot fi împărțite în:

la cele generale pentru organizație;

pe departament;

pentru activitati economice sau administrative.

Și în funcție de personal, comenzile pot fi împărțite în următoarele tipuri:

despre admitere;
traducere;
concediere;
prin disciplină;
despre vacante.

ȘI, pentru a nu se pierde în hârtii, comenzile trebuie indexate. Puteți folosi orice index, dar cel mai adesea unei comenzi i se dă un index bazat pe prima literă a obiectului său. De exemplu, comenzile de admitere sunt indexate cu litera „P”, pentru concediere - „U”, etc. Numărul de înregistrare este plasat după index.. Primul angajat a fost angajat anul acesta, numărul lui de comandă va fi 1-p; al doilea are 2-p. Deci acestea vor fi localizate în fișier (în folderul cu comenzi) și reflectate în jurnalul de înregistrare.

Clasificarea comenzilor după termenul de valabilitate depinde de tipurile lor. Aproape toate comenzile de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani! Această perioadă, potrivit legiuitorilor, este necesară pentru a clarifica în orice moment vechimea în muncă, și deci calculul corect al pensiei. De exemplu, termenele limită sunt:

ordine de admitere, transfer, concediere - 75 de ani;
pentru activitățile principale – 1 an;
despre vacanțe, călătorii de afaceri – 5 ani;

În consecință, jurnalele de comenzi sunt stocate pentru aceeași perioadă de timp. Lista de documente este mare, așa că puteți vedea o parte din ea ca exemplu aici.

Cum se plasează o comandă

Dacă nu doriți să utilizați formularele acceptate, ci să le dezvoltați pe ale dvs. sau să o adaptați pe cea unificată pentru dvs., trebuie să respectați regulile. Conform Instrucțiunilor FCS, comenzile trebuie să conțină:

Numele companiei;
data si numarul comenzii;
titlu (de exemplu, „Cu privire la aprobarea tabelului de personal”);
text;
semnătura directorului;
semne de aprobare sau familiarizare;
o notă despre artist (scrisă de obicei cu litere mici în partea de jos a paginii).

În acest caz, trebuie să aveți în vedere:

mai întâi, este scris preambulul (aceasta este o declarație a evenimentelor în legătură cu care este emis ordinul. Puteți începe cu cuvintele „în conformitate” sau „în scopul”. Dacă baza ordinului este un alt document, de exemplu, un acord de transfer la un alt loc de muncă, apoi este indicat numele acestuia, numărul și data);
apoi vine cuvântul „eu poruncesc”;
partea administrativă este în curs de pregătire (trebuie să conțină o cerință. Dacă există mai multe, acestea trebuie împărțite în paragrafe sau subparagrafe);
unul dintre punctele părții administrative va fi o listă de executori ai ordinului;
ultimul punct este informații despre cine va controla executarea comenzii;
dacă un document anulează un alt document, atunci ar trebui inclusă o clauză în acest sens. De exemplu, acesta: „Recunoașteți ca invalid...”;
toate avizele si familiarizarile se intocmesc astfel: semnatura, functia, stenograma, data;
Semnătura directorului se întocmește astfel: funcție, semnătură personală, parafa, prenume;
proiectele de ordine trebuie convenite cu un avocat;
dacă componenta financiară este afectată, atunci ordinul trebuie convenit și cu contabilul șef.

După ce ați întocmit un proiect de ordin conform regulilor de mai sus, convineți-l și aprobați-l de către director. Pe baza acestui plan, veți pregăti comenzile rămase.

Important: în ordinele unificate de personal nu există nici preambul, nici parte declarativă. Prin urmare, dacă vă aprobați forma de astfel de comenzi, nu uitați de acest lucru.

Cum se înregistrează o comandă

Înainte de a începe înregistrarea, asigurați-vă că conducerea aprobă formularul dvs. Formularul unificat nu trebuie să fie aprobat; acesta a fost deja aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Pentru început, în registrul comenzii punem numărul și data, baza și denumirea comenzii. Daca comanda este pentru personal, atunci scriem atat numele de familie cat si functia angajatului.

Completam comanda în sine - introduceți toate datele care trebuie introduse. Atașăm un motiv la comandă, de exemplu, o declarație. Dacă declarațiile dvs. sunt stocate într-un alt fișier, atunci o copie a cererii trebuie depusă împreună cu ordinul. Deși, pentru a nu supraîncărca lucrurile, tot nu creați foldere suplimentare.

Ordinul este semnat de director și de persoanele indicate în acesta. După aceasta, documentul este plasat la dosar, iar copiile sunt distribuite tuturor celor interesați. Dacă documentul este legat de personal, atunci o copie a acestuia este trimisă la dosarul personal al angajatului.

Extras din comanda

Uneori, inspectorii sau procurorii GIT vă cer să oferiți un ordin. Dacă documentul se referă la mai mulți angajați, iar problema este luată în considerare doar în legătură cu unul, atunci se poate face un extras.

Un extras din ordin este, de fapt, un extras din partea administrativă a ordinului, dar pentru scopul propus este un document separat. Iată cum este redactată declarația (exemplu extras):

antetul și preambulul comenzii, numărul și data acesteia sunt complet copiate (doar cuvântul „Comandă” este înlocuit cu „Extract din comandă”);
Numai fragmentul necesar este transferat în partea administrativă;
sunt indicate funcția, parafa și prenumele celui care a semnat comanda (fără semnătură personală!);
extrasul este certificat (cu cuvântul „Corect”, data, semnătura, funcția și sigiliul).

Deoarece tipurile de comenzi din organizație diferă, și declarațiile vor diferi. Nu este nevoie să deschideți un fișier separat pentru extrase; înregistrați-le în documentația de ieșire.

Comenzi pentru personal - formarea și depozitarea acestora

Comenzile pentru personal sunt grupate într-un fișier separat și au propria numerotare (diferită de comenzile pentru activitățile principale). În cadrul dosarului, documentele sunt sistematizate în funcție de cronologia realizării lor.

Unele tipuri de comenzi pentru personal sunt de obicei emise într-o formă unificată. În acest caz, trebuie doar să completați câmpurile corespunzătoare. Restul sunt compilate în formă liberă, dar în același timp este necesar să se respecte anumite cerințe. Dacă o comandă este întocmită într-o formă neunificată, se aplică aceleași recomandări ca și pentru întocmirea unei comenzi pentru activitatea principală.

Formarea comenzilor pentru personal

Comenzile privind personalul trebuie grupate în fișiere în funcție de perioadele de stocare ale acestora și nu este permisă plasarea împreună a documentelor de stocare pe termen lung (adică > 10 ani) și a perioadelor temporare (într-un singur fișier)

Buna ziua. Angajații noștri beneficiază de concediu suplimentar plătit pentru condiții de muncă periculoase. Dacă concediul pentru condiții de muncă periculoase este format în cazuri cu o perioadă de 50 de ani, atunci un astfel de concediu trebuie întotdeauna emis printr-un ordin separat, adică. nu ar trebui să folosească paragraful „B” în formularul unificat T-6 și să-l înregistreze în registrul de comenzi cu termen de valabilitate de 50 de ani? Ce să faci dacă toți anii (5 ani) de vacanță au fost eliberați într-o singură ordine, folosind punctele „A”, „B” și „C” din formularul T-6? Vacanțele unor astfel de angajați pot fi depuse în dosare cu termen de valabilitate de 50 de ani?

Buna ziua! La plasarea comenzilor de concediu pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile și dăunătoare, se completează punctul B din formularul T-6. Potrivit art. 19 b din Lista 2010, astfel de comenzi sunt păstrate timp de 50 de ani și sunt incluse în inventarul dosarelor de personal. Dacă anterior astfel de comenzi au fost formate împreună cu alte comenzi de vacanță, cu o perioadă de valabilitate de 5 ani, atunci astfel de cazuri trebuie reformatate.

Buna ziua! Va rog sa-mi spuneti cat timp se pastreaza anexele la contractul de munca cu numele, marimea coeficientului, cuantumul salariului, precum si calculul salariului angajatului? Termenul de valabilitate al contractelor de muncă este de 75 de ani, poate anexele au o perioadă mai scurtă și trebuie create separat? Mulțumesc.

Buna ziua! Astfel de anexe fac parte integrantă din contractul de muncă, se formează împreună cu contractul și au aceeași perioadă de valabilitate. Se recomandă formularea contractelor de muncă în cadrul dosarelor personale ale angajaților.

Buna ziua. Vă rog, spuneți-mi, ordinele de combinare a posturilor sunt incluse în dosarul personal ca toate celelalte enumerate la articolul 19b din TPUD 2010?

Buna ziua! Ordinele privind combinarea profesiilor se referă la comenzile privind personalul cu termen de valabilitate de 75 (50) ani și sunt formate în același dosar cu ordinele de admitere, transfer și concediere. Copiile sau extrasele din ordinele de personal se depun la dosarul personal.

Buna ziua! Vă rog să-mi spuneți perioada de păstrare și articolul pentru documentele (cerere, certificat de angajare, copie după pașaport) angajatului pentru asigurarea măsurilor de sprijin social (de exemplu: compensații pentru deplasare). Lucrez într-o organizație bugetară, treburile personale nu sunt întreținute. Mulțumesc!

Buna ziua! Perioada de păstrare este de 5 ani de la radierea beneficiarului ajutorului social (articolele 900a, 900e din „Lista documentelor standard de arhivă de gestiune generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată de ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august .2010 Nr. 558).

Buna ziua! Spune-mi, unde sunt stocate comenzile pentru modificări ale tabelului de personal? cu grafice de personal sau cu comenzi pentru activități de bază. Aici le-am găsit cu indicele l/s și „k”. Acolo m-am încurcat. Și mai departe. comenzile de promovare sunt stocate timp de 75 de ani, dar dacă sunt cu indicele „k”? Evgenia, ce ordine despre regulamentele interne și modificările de orar se păstrează timp de 75 de ani?

Buna ziua! Toate comenzile la aprobarea tabelului de personal, la efectuarea de modificări la tabelul de personal se referă la comenzi pentru activitățile de bază și sunt stocate permanent. Aranjamentele de personal sunt păstrate timp de 75 de ani (articolul 74 din Lista 2010). Dacă tabelul de personal sau o modificare a acestuia se aprobă prin ordin, întocmit ca anexă la ordin cu ștampila „APROBAT prin ordin datat... Nu...”, atunci se depune împreună cu ordinul la dosar. cu comenzi pentru activitatea principală. Dacă tabelul de personal este aprobat fără un ordin cu ștampila „APROBAT..., data, semnătura managerului”, atunci un astfel de tabel de personal este format într-un dosar separat și toate modificările depuse într-un mod similar sunt depuse cu acesta. . Titlul cazului: „Programul de personal de conducere pentru 2017 și modificări ale acestuia.” Este mai bine să întocmiți programele de personal folosind a doua opțiune; este mai convenabil de utilizat, deoarece Toate documentele referitoare la această problemă au fost compilate într-un singur fișier.

Toate comenzile privind stimulentele se referă la comenzi pentru personal cu o durată de valabilitate de 75 de ani (Legea nr. 43-FZ - 50 de ani), indiferent de ce literă de desemnare le-a fost dată în timpul înregistrării. Dacă înregistrarea este incorectă, este necesar să reformatați comenzile în funcție de perioadele de stocare la sfârșitul anului de birou. În cazul în care numerotarea ordinelor este încălcată, atunci numerele nu sunt indicate în titlul cauzei; în prefața listei cauzelor se observă că la reformarea cauzelor cu ordine, ordinea de numerotare a fost încălcată.

Avem programe de personal marcate „aprobat”. Se pare că ordinele de a face modificări în bucăți. orarele sunt stocate împreună cu tabele de personal. Aranjamentele personalului sunt separate sau pot fi grupate cu ceva?

Buna ziua! Aranjamentele de personal sunt formate într-un dosar separat și incluse în inventarul dosarelor de personal.

Buna ziua! M-am angajat recent la o școală, ca secretară. Trebuie să pun lucrurile în ordine în arhivă, dar nu știu exact ce documente să păstrez și care pot fi distruse. Aș dori să știu cât timp sunt păstrate registrele de clasă, dosarele personale ale studenților și dosarele personale ale angajaților. Și, de asemenea, ar trebui să păstrăm comenzile pentru personal dacă toate sunt scrise de mână? Vă mulțumesc anticipat!

Buna ziua! Perioadele de păstrare a documentelor de gestiune de bază se stabilesc în conformitate cu „Lista documentelor tip arhivă de gestiune generate în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor și organizațiilor locale, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată prin Ordin al Ministerului Culturii Federația Rusă din 25 august 2010 Nr. 558. Pentru a determina perioadele de păstrare Există liste departamentale cu documente specifice. Pentru școli, aceasta va fi o listă de documente care indică perioadele de depozitare ale Ministerului Educației din URSS. Conform Listei din 2010, comenzile pentru personal și dosarele personale ale angajaților sunt stocate timp de 75 de ani (50 de ani conform Legii 42-FZ). Dacă comenzile sunt scrise de mână, perioada de păstrare rămâne aceeași. Nu le puteți reînregistra retroactiv. Principalul lucru este să aveți semnătura și data managerului. Perioadele de păstrare a dosarelor personale ale elevilor și a jurnalelor de clasă sunt stabilite de lista departamentului.

Buna ziua! Doresc sa intreb in organizatia noastra sa se efectueze numerotarea comenzilor, de exemplu Nr. 25 din 17.08.2017, Nr. 25/2 din 17.08.2017, Nr. 25/3 etc. dacă comenzile sunt emise în 1 zi. Avem dreptate? Și dacă nu, ce document administrativ încălcăm?

Și încă o întrebare: în ce jurnal ar trebui să înregistrez recenzia mea de vacanță?

Buna ziua! Fără greșeală. Comenzile trebuie să fie numerotate brut, indiferent de câte comenzi sunt emise pe zi.

Salut, te rog spune-mi. ordin de acordare a concediului fără plată. pl și concediul de maternitate, precum și concediul de îngrijire a copilului pot fi înregistrate și stocate cu ordine de admitere, transfer și concediere? Mulțumesc.

Buna ziua! Ordinele pe care le-ați enumerat trebuie să fie înregistrate și depuse împreună cu ordinele de admitere, transfer și concediere, deoarece au aceeași perioadă de valabilitate (75 de ani sau 50 de ani conform Legii Federale 43).

Organizația noastră a început să existe în 2009, cu un personal de 18 persoane. Din 2009, toate comenzile (pe activități principale, pe personal etc.) sunt stocate într-un singur folder, adică. de către bătrânul muncitor, comenzile nu au fost distribuite între grupuri așa cum era de așteptat. Cum pot distribui acum toate comenzile vechi în grupuri? Și pot, de exemplu, să încep să distribuim comenzile în grupuri începând cu noul an?

Buna ziua! Începând cu noul an calendaristic, ar trebui să începeți să înregistrați și să generați comenzi pentru diferite cazuri, în funcție de tipurile acestora. La întocmirea inventarelor de cazuri și la înregistrarea cazurilor pentru anii 2009-2017. Este necesar să se formeze cazuri separate pentru aceleași grupuri.

Bună ziua. Vă rugăm să explicați ce comenzi se referă la comenzile pentru personal și care la comenzile pentru activitățile principale? Ce reglementări ar trebui urmate astăzi pentru a desfășura în mod competent munca de birou într-o organizație educațională?

Buna ziua! Comenzile privind activitățile principale (de bază) includ comenzi referitoare la activitățile oficiale, de producție (în cazul dumneavoastră, educaționale) ale organizației. Comenzile privind personalul includ comenzi privind primirea, transferul, concedierea lucrătorilor, certificare, formare avansată, premii, remunerare etc. Sunt enumerate detalii privind conținutul comenzilor privind personalul și împărțirea acestora în comenzi pentru perioade de stocare temporară și pe termen lung. în art. 19 b Lista 2010

Pentru o evidență competentă, veți avea nevoie de GOST R 7.0.97-2016 „Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” De asemenea, recomand folosirea „Recomandărilor metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale” din 23 decembrie 2009.

Clasificatorul de comenzi vă va ajuta

Papkov Andrei | Candidat la științe istorice, profesor asociat, șef al departamentului de știință a documentelor, Universitatea de Stat din Belgorod

De ce este nevoie de toate acestea?

Practica arată că marile organizații, indiferent de domeniul lor de activitate și de forma organizatorică și juridică, emit un număr destul de mare de acte administrative, în primul rând ordine. În același timp, la efectuarea unei examinări a valorii documentelor de acest tip, apar anumite dificultăți din cauza specificului activităților unei organizații mari. Cert este că o organizație mică se poate limita la emiterea de comenzi de două tipuri: asupra activității principale și asupra personalului (suplimentat de emiterea de comenzi), a căror executare în acest caz este încredințată unei singure persoane. Cu cât amploarea activităților organizației este mai mare, cu atât personalul este mai mare și structura de management este mai complexă, cu atât algoritmul descris mai sus pentru emiterea actelor administrative este mai puțin adecvat pentru organizație.

Ce ar trebuii să fac? Răspunsul la această întrebare a fost găsit cu mult timp în urmă: comenzile sunt împărțite în tipuri separate, iar executarea lor este încredințată angajaților individuali sau diferitelor departamente. Ca urmare, o situație standard pentru munca de birou casnică modernă apare atunci când unele comenzi sunt procesate (respectiv, înregistrate și stocate înainte de a fi transferate în arhivă) de către serviciul de birou, iar unele de către serviciul de personal.

În același timp, uneori angajații serviciului de birou și serviciul de personal întâmpină dificultăți în a decide dacă ce fel de ordin să formalizeze anumite decizii – un ordin privind activitatea principală sau un ordin asupra personalului.

Merită adăugat la cele spuse că împărțirea comenzilor în două tipuri - pe activitate principală și pe personal - nu poate satisface organizațiile mari care au o gamă semnificativă de probleme de rezolvat. Ca urmare, numărul de tipuri de comenzi crește (comenzi apar pe probleme administrative și economice, privind trimiterea angajaților în călătorii de afaceri etc.), iar pregătirea comenzilor pe anumite probleme poate fi încredințată angajaților individuali sau departamentelor, fie pe o singură dată sau în mod continuu, ceea ce, desigur, adaugă complexitate.

Standardele de stat actuale conțin instrucțiuni generale privind executarea comenzilor și nu permit rezolvarea acestor probleme. Nici „Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale”1 aprobate recent nu adaugă nicio claritate. Singura cale de ieșire rămâne un studiu detaliat al clasificării comenzilor printr-un act local emis de organizația însăși.

În primul rând, este necesar să se determine numărul de tipuri de comenzi care pot fi emise. Este probabil că ar fi recomandabil împărțirea comenzilor pentru activitățile principale și personalul în grupuri mai mici pentru a facilita munca de referință ulterioară și pentru a asigura posibilitatea de specializare a activităților angajaților care le pregătesc. Grupurile selectate trebuie înregistrate în tabelul formularelor de documente unificate. Cu toate acestea, chiar și utilizarea unui raport de formulare unificate nu ne permite să organizăm pe deplin munca de atribuire a comenzilor unui anumit tip, prin urmare este necesar fie să se stipuleze problema clasificării comenzilor în instrucțiunile pentru munca de birou, fie să se emite un clasificator separat. În acest din urmă caz, clasificatorul poate fi aprobat prin ordin și utilizat ca anexă la nomenclatorul cazurilor. Această opțiune este convenabilă dacă instrucțiunile actuale de management al biroului îndeplinesc în general cerințele moderne și nu este nevoie urgentă de revizuire imediată a acesteia.

Conținutul clasificatorului va fi individual pentru fiecare organizație. Atunci când îl compilați, vă puteți ghida după prevederile Sistemului Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă 2. În același timp, ținând cont de faptul că, deși USORD se numără printre USRD-urile existente, de fapt nu este utilizat în activitățile organizațiilor, încă din prima etapă a USORD, aprobată de Arhiva Principală a URSS încă din 1979. , este acum în mare parte depășit, iar a doua etapă a USORD , aprobată de Rosarkhiv în 1993, nu a fost pusă în practică. Secțiunea OKUD dedicată documentației organizatorice și administrative nu a fost menținută din 1993, prin urmare OKUD nu include multe forme de documente prevăzute de actele legislative și de alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse 3 . Mult mai utilă ar fi „Lista documentelor de arhivă de gestiune standard generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor și organizațiilor locale, cu indicarea perioadelor de păstrare” 4, deoarece numai pe baza acesteia pot fi clasificate comenzile în funcție de perioadele de stocare (denumită în continuare Lista).

Mai jos este un exemplu de clasificator de ordine. În acest exemplu, comenzile sunt împărțite în trei grupuri (conform articolului 19 din Listă):

pentru activitatea principală - termenul de valabilitate este constant;
din punct de vedere al personalului - majoritatea sunt depozitate timp de 75 de ani, dar anumite tipuri pot fi depozitate timp de 5 ani;
pe probleme administrative și economice – 5 ani.

Gruparea a fost realizată după conținut și termen de valabilitate în conformitate cu articolul 19 din noua Listă.

În continuare, împărțim fiecare grup în subgrupe separate, deoarece executarea diferitelor grupe (soiuri) de comenzi poate fi atribuită diferitelor departamente sau diferiţilor angajaţi din serviciul personalului. Această diviziune va facilita munca de referință în viitor. Puteți, de exemplu, să evidențiați comenzi de încurajare și asistență financiară, deoarece sunt asociate cu alocarea și cheltuirea resurselor financiare suplimentare și este nevoie de un control managerial special asupra acestui domeniu de activitate. Și, în sfârșit, este logic să distingem ca tipuri separate comenzile pentru concedii, taxe, penalități, precum și pentru trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, deoarece au un termen de valabilitate de 5 ani.

Fiecărui tip de comandă i se atribuie propriul indice de gestionare a înregistrărilor, fiecare tip este depus și stocat separat în conformitate cu perioadele de stocare stabilite.

Ne propunem să folosim indexarea bazată pe două litere care pot evoca anumite asocieri, ceea ce facilitează reținerea și asimilarea angajaților a grupării propuse:

OD - DESPRE principal D activitate,
P.M - L personal CU plecând
MP - M aterului P Ajutor / M material Pîncurajare
Bine - DESPRE`LA- totul este bine, vacanță,
KM - LA O M andering (obișnuit),
KS- Călătorie de afaceri la CU vreodată (sau LA călătorie de afaceri CU serios),
OH - A administrativ X probleme economice etc.

Clasificatorul poate fi prezentat sub forma unui tabel.

Puteți adăuga o coloană în ea care va indica care dintre manageri semnează în primul rând un ordin de un anumit tip (dacă o astfel de distribuție a puterilor este prevăzută de ordinul relevant). În acest caz, desigur, managerul, care este prima persoană din organizație, poate semna orice comandă.

A cincea coloană conține titluri standard care pot fi folosite la plasarea comenzilor. Acest lucru va reduce numărul de erori făcute la plasarea comenzilor și va facilita semnificativ introducerea informațiilor în sistemele de recuperare a informațiilor (la urma urmei, majoritatea vă permit să creați un director de titluri standard, din care utilizatorul să-l selecteze apoi pe cel de care are nevoie) . Un astfel de clasificator vă va permite să evitați problemele atunci când efectuați o examinare a valorii documentelor.

www.delo-press.ru

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru activitățile principale

Format: 210 x 288 (vertical)
64 pagini
Coperta: carton auriu
Husa PVC transparenta detasabila
Găuri pentru dantelă și arhivare

- folosit pentru înregistrarea comenzilor generate în activitățile organizației și de semnificație generală pentru organizație în ansamblu.

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Comenzi pentru principalele activitățiîntocmit în numele șefului organizației de șefi de departamente cu implicarea specialiștilor; în unele cazuri, când vine vorba de rezolvarea unor probleme complexe, complexe, șeful organizației poate crea o comisie de reprezentanți ai mai multor departamente pentru a pregăti o comandă.

Spre deosebire de comenzile pentru personal și comenzile de personal, conținutul unei comenzi pentru activități de bază nu se aplică unui anumit angajat, ci organizației în ansamblu.

Următoarele comenzi sunt principalele comenzi de activitate:

Ordin privind numirea directorului general
Ordin privind crearea unei divizii separate
Ordin de aprobare a tabloului de personal
Ordin pentru aprobarea regulamentului intern al muncii
Ordin privind introducerea unei forme de remunerare fără numerar
Ordin privind asigurarea protectiei secretelor comerciale
Ordin privind stabilirea răspunderii financiare colective integrale
Ordin privind reducerea numărului și a personalului
Comanda la aprobarea formularului de talon de salariu
si etc.

Perioada de stocare a Comenzilor pentru activitățile de bază este în mod constant.

De asemenea, trebuie menționat că ordinele de numire a primelor persoane ale întreprinderii, acei funcționari care sunt menționați în statut (de exemplu, director general, contabil șef, șef serviciu de control intern), sunt ordine. prin activitatea de bază, și nu de către personal.

Sunt supuse ordinelor privind activitățile de bază și pe probleme administrativ-organizatorice sau administrativ-economice înregistrare separată, formarea în fișiere separate și stocare separată, deoarece comenzile pentru activitățile de bază sunt stocate în mod constant, și pe probleme administrative și economice - 5 ani.

Înregistrare– confirmarea faptului creării sau primirii unui document la o anumită oră (zi) prin introducerea acestuia în formularul de înregistrare, atribuirea unui număr și înregistrarea datelor de bază despre document. După cum rezultă din definiție, înregistrareîn primul rând dă forță juridică unui document, deoarece consemnează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul nu este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu este formalizat și nu pare să existe încă.

Ordinea de numerotare a comenzilor pentru activitățile de bază nu este reglementată. Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Ordinul nr. 68 al lui Rosarkhiv din 27 noiembrie 2000, notează doar că ordinele sunt numerotate succesiv în anul calendaristic; comenzile pentru activitățile de bază, personalul și instrucțiunile sunt numerotate separat (clauza 4.1.3).

Vă rugăm să rețineți că în conformitate cu art. 358 Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Rosarkhiv 06.10.2000, pt Jurnale de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru activitățile de bază perioada de stocare este stabilită în mod constant.

Informații utile:

Care sunt cerințele pentru jurnalele de personal și cum ar trebui proiectat jurnalul în conformitate cu aceste cerințe, vezi videoclipul nostru.

IMPORTANT: Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru activitățile principale NU dantelat, ci doar pregatit pentru siret: revista are gauri de trecere si o inscriptionare de certificare pe ultima pagina a revistei.

Programul de leasing preferențial Lansat de Ministerul Federației Ruse la 04.01.15, programul de stat cu scopul de a sprijini industria auto rusă prevede alocarea anuală a unei anumite sume de fonduri din […]
Exemplu de formular de declarație de revendicare pentru revendicarea unui teren din posesia ilegală a altcuiva (întocmit de experți ai companiei Garant) În [numele instanței la care este depusă cererea […]
Iarna la anvelopele de vară: care sunt cerințele și penalizarea? Privind în viitor, vom face imediat o rezervare că conducerea pe timp de iarnă cu anvelope de vară, precum și vara cu anvelope de iarnă, este interzisă pentru 2018. Dar această interdicție nu se aplică de la 1 noiembrie 2018 […]

Informatie scurta:

Pentru a împărți corect comenzile emise într-o organizație, trebuie să vă ghidați după următoarele documente:

aprobat de Rosarkhiv;
instrucțiuni pentru munca de birou (elaborate de organul de conducere).

Pe baza acestor documente, fiecare organizație ar trebui să elaboreze o nomenclatură de cazuri. Pe baza acestuia, are loc împărțirea comenzilor, instrucțiunilor și altor documente.

În orice caz, toate comenzile dintr-o organizație operațională sunt împărțite în comenzi pentru activități de bază și economice și comenzi pentru personal.

Ordinele privind activitățile principale și de afaceri, de regulă, sunt păstrate de către secretar (dacă nu se specifică altfel printr-un ordin separat). El este, de asemenea, responsabil pentru înregistrarea, stocarea și arhivarea acestor comenzi.

Comenzile pentru personal sunt emise și stocate în departamentul de management al personalului al întreprinderii. Ele diferă și în ceea ce privește durata de valabilitate.

Comenzile pentru concedii (regulate, fără plată etc.), călătorii de afaceri pe termen scurt și transferuri sunt înregistrate într-un fișier separat; sunt stocate timp de 5 ani. La numerotarea comenzii se adaugă o literă (de exemplu, „o” sau codul departamentului).

La expirarea perioadei de stocare, aceste comenzi sunt distruse.

Format: 210 x 288 (vertical)
64 pagini
Coperta: carton auriu
Husa PVC transparenta detasabila
Găuri pentru dantelă și arhivare

- folosit pentru înregistrarea comenzilor generate în activitățile organizației și de semnificație generală pentru organizație în ansamblu.

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Spre deosebire de comenzile pentru personal și comenzile de personal, conținutul unei comenzi pentru activități de bază nu se aplică unui anumit angajat, ci organizației în ansamblu.

Următoarele comenzi sunt principalele comenzi de activitate:

Ordin privind numirea directorului general

Ordin privind crearea unei divizii separate

Ordin de aprobare a tabloului de personal

Ordin pentru aprobarea regulamentului intern al muncii

Ordin privind introducerea unei forme de remunerare fără numerar

Ordin privind asigurarea protectiei secretelor comerciale

Ordin privind stabilirea răspunderii financiare colective integrale

Ordin privind reducerea numărului și a personalului

Comanda la aprobarea formularului de talon de salariu

si etc.

Perioada de stocare a Comenzilor pentru activitățile de bază este în mod constant.

Informații utile:

Care sunt cerințele pentru jurnalele de personal și cum ar trebui proiectat jurnalul în conformitate cu aceste cerințe, vezi videoclipul nostru.

Comenzi pentru personal: divizie si contabilitate

Ordinele de personal, fără exagerare, sunt cele mai importante documente în managementul evidenței personalului. Aceste acte sunt cele care consolidează și pun în aplicare deciziile angajatorului în raport cu angajații individuali.

Pe baza comenzilor se fac înscrieri în carnetul de muncă, acestea confirmă anumite perioade de activitate și condițiile în care a lucrat angajatul. Codul Muncii al Federației Ruse se referă în mod repetat la ordin ca fiind unul dintre documentele care oficializează apariția, dezvoltarea și încetarea relațiilor de muncă.

Partea principală a ordinului de personal, ca orice alt document de personal, este conținutul acestuia, adică informațiile de management, pentru care documentul este întocmit pe un suport tangibil. Fiecare ordin de personal are conținut individual legat de una sau alta funcție de management al personalului. Dar înainte de a lua în considerare tipuri specifice de acest document, este necesar să răspundem la următoarele întrebări:

Ce comenzi (în conținut) se referă la comenzile pentru personal?

Cum putem deosebi din masa totală de comenzi create într-o organizație exact comenzile pentru personal care fac obiectul înregistrării și stocării în serviciul de personal?

Există o împărțire clară, normativă a comenzilor în aceste grupe sau angajatorul stabilește în mod independent cine trebuie să întocmească, să execute, să înregistreze și să stocheze o anumită comandă: serviciul de personal, serviciul de suport al documentației de gestiune (secretariat, birou etc.) sau contabilitate?

Tipuri de comenzi pentru personal

Rețineți că specialiștii în HR nu își pun întotdeauna aceste întrebări, considerând împărțirea comenzilor o întreprindere fără valoare și o pierdere de timp. Și, de fapt, este această clasificare într-adevăr atât de importantă încât să vă creeze bătăi de cap suplimentare și să desfășurați munca de birou separat pentru activitățile principale și pentru personal? Ce necesități practice dictează aceste cerințe?

Separarea comenzilor este necesară din mai multe motive.

Motivul 1. Organizarea stocării ulterioare a comenzilor pentru personal.

Primul și, poate, principalul motiv este necesitatea de a construi un sistem corect de stocare a informațiilor de personal reflectate în comenzile de personal. Nu întâmplător, majoritatea soiurilor acestor comenzi sunt păstrate timp de 75 de ani: ele pot fi necesare atunci când se solicită o pensie sau în alte situații care necesită dovezi documentare ale evenimentelor și faptelor legate de activitatea de muncă a unui cetățean.

De asemenea, puteți auzi următoarea opinie: se spune, deoarece comenzile pentru activitățile de bază sunt stocate permanent, adică nu sunt distruse după 75 de ani, ca și cele de personal, înseamnă că condițiile de depozitare în acest caz sunt și mai bune - toate comenzile în companie pot fi combinate și stocate pentru totdeauna... Dar, în primul rând, pur și simplu nu are sens. Și în al doilea rând, este necesar să se țină cont de regulile de căutare a documentelor în arhivă: arhivarul nu va căuta un ordin de angajare într-un dosar cu comenzi pentru activitatea principală. În primul rând, în nomenclatorul afacerilor organizației și apoi în inventarele de afaceri, aceste ordine trebuie indicate în diferite diviziuni structurale și, desigur, în cazuri diferite. În caz contrar, ordinul de personal s-ar putea să nu fie găsit deloc, deși a intrat în arhivă și stă acolo sănătos și sigur.

Motivul 2. Repartizarea responsabilităților postului pentru documente.

În plus, nu trebuie să uităm de repartizarea responsabilităților postului pentru păstrarea evidenței. Aceasta este probabil una dintre cele mai dureroase probleme pe care companiile trebuie să le rezolve. Este inacceptabil să se amestece funcțiile de secretar și de ofițer de personal, atribuind ilegal acestor specialiști tipuri de muncă neobișnuite pentru ei. Trebuie să răspundem în mod regulat la întrebări și plângeri din partea ofițerilor de personal cu privire la îndeplinirea sarcinilor altor persoane, de exemplu: „De ce ar trebui să emit ordine pentru asistență financiară angajaților, acesta nu este un bonus aniversar!” Secretarii sunt revoltați că uneori au sarcina de a emite ordine de trimitere a lucrătorilor în călătorii de afaceri, și nu doar de ștampilarea certificatelor. Proiectele unor comenzi de personal (de exemplu, privind reținerile din salariu) sunt adesea pregătite de specialiști contabili, iar după ce aceste ordine sunt semnate de șeful organizației, ele sunt înregistrate și stocate în serviciul de personal și nu în departamentul de contabilitate. sau secretara.

Notă!

Fiecare specialist din companie își îndeplinește funcția de muncă și este responsabil pentru domeniul său de activitate. Nu este permisă atribuirea unor funcții neobișnuite pentru aceștia angajaților.

Ce documente stabilesc distincția între comenzile pentru activități principale și personal?

În ciuda relevanței acestei teme, problema distincției ordinelor pe activitate principală și personal nu este reglementată de actele normative de reglementare și rămâne controversată, cauzând dificultăți practicienilor și ducând la erori în formarea dosarelor cu ordine și la dificultăți în căutarea acestora. în arhivă. Desigur, o contribuție importantă la rezolvarea acestei probleme a avut-o Ministerul Culturii al Rusiei, care a emis ordinul nr. 558 din 25 august 2010 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor de arhivă de management standard generate în cursul activităților de organele de stat, administrațiile și organizațiile locale, indicând perioadele de păstrare.” La paragraful „b” al art. 19 din Lista menționată indică tipurile de comenzi pentru personal. Dar această listă nu este exhaustivă, deoarece nu toate ordinele de personal sunt denumite aici.

Dificultățile în împărțirea comenzilor sunt asociate cu multe situații specifice care apar în lucrul cu personalul.

Contabilitatea comenzilor pentru personal

Întrebare practică pe tema comenzilor pentru personal

Am lucrat ca inspector de personal într-o firmă mică, unde toate comenzile erau păstrate în două mape - cu perioade de depozitare de 5 și 75 de ani. De curând m-am mutat într-o organizație mare unde este necesar să pun lucrurile în ordine în evidențele de HR. Până la sfârșitul anului, este planificată schimbarea nomenclatorului cazurilor, iar acum trebuie să ne gândim la modul de împărțire corectă a cazurilor cu ordinele de personal. Ce criterii, în afară de termenul de valabilitate, ar trebui urmate?

Acest criteriu ar trebui să fie conținutul comenzii, și anume motivul creării acesteia. Putem evidenția următoarele domenii în activitatea serviciului de personal și a departamentului de contabilitate, pentru care, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse, este necesar să se emită ordine pentru personal:

Documentarea circulației personalului: angajare, transfer, mutare, concediere.
Modificări ale condițiilor contractului de muncă (cu excepția modificărilor funcției de muncă a angajatului): modificări ale salariilor, modificări ale programului de lucru etc.
Alocarea de muncă suplimentară unui angajat: combinarea profesiilor (posturilor), extinderea zonelor de servicii, creșterea volumului de muncă, îndeplinirea sarcinilor unui angajat temporar absent fără eliberare de la muncă specificate în contractul de muncă.
Implicarea în muncă în afara programului de lucru stabilit: muncă în weekend și sărbători nelucrătoare, ore suplimentare, precum și în condiții care abate de la normal, de exemplu noaptea.
Eliberarea salariatului de la locul de muncă în cazurile prevăzute de lege: trimitere pentru examinare medicală periodică obligatorie (atestare) sau pentru formarea și testarea cunoștințelor și aptitudinilor în domeniul protecției muncii; eliberare de la muncă în timpul îndeplinirii îndatoririlor de stat sau publice.
Suspendarea de la serviciu a unui salariat în cazurile prevăzute de lege.
Acordarea concediului: anual plătit (de bază și suplimentar), fără plată, educațional, maternitate, îngrijire a copilului.
Trimis într-o călătorie de afaceri.
Încurajare și recompense pentru succesul în muncă.
Aducerea la răspundere disciplinară sau financiară.
Schimbarea informațiilor biografice.
Remunerații, stimulente financiare, deduceri din salarii.
Certificarea lucrătorilor.
Formare, educație profesională suplimentară etc.

În funcție de numărul de comenzi create într-o anumită situație, toate pot fi formate în cazuri separate.

Comenzile sunt personal sau OD?

Dragi utilizatori de forum! Spune-mi te rog!

Unde ar fi mai corect să plasăm comanda de atribuire a răspunderii?

Conducerea insistă că ordinul este de personal - am două grupe de comenzi - acestea sunt de fapt pentru personal și a doua grupă - legate de personal, dar nu are legătură cu comenzile pentru droguri - sunt ordine de încurajare, penalități, acte etc. .

Dar unde ar trebui plasată comanda care atribuie responsabilitatea? Desigur, nu este o problemă să creezi un al treilea grup, unde vor fi exact aceste ordine, dar nu ar fi mai corect să le clasificăm ca OD.

După părerea mea, în acest fel și în altul este neîndemânatic.

De unde primești astfel de comenzi?

Ordinul de numire a responsabililor se aplică ordinelor SB.

În general, principiul tău de separare a comenzilor este incorect.

Referitor la principiul greșit - dacă poți fi mai detaliat...

Există o diviziune globală - în funcție de droguri și altele.

Admiterea și concedierea din concediu separat.

Iar restul, din moment ce nu sunt globale, sunt într-un singur folder.

Toate comenzile pot fi împărțite în două grupuri mari: comenzi prin activitatea de bazăȘi De personal.

Acestea ar trebui să fie stocate în foldere diferite. Ordinele de personal includ ordine care documentează mișcarea personalului - recrutare, transfer, mutare, concediere (1 dosar), concediu (1 dosar), călătorii de afaceri (1 dosar), etc. Restul se referă la comenzi pentru activitățile de bază.

Comenzile pentru activități generale sunt stocate separat într-un folder special. Un exemplu de astfel de ordin este Ordinul de modificare a tabelului de personal.

Comenzile pentru personal sunt împărțite în:

ordine care se păstrează timp de 75 de ani - la admitere, transfer, concediere

comenzi care sunt stocate timp de 5 ani - vacanta, calatorie de afaceri etc. (se păstrează și separat de cele care au 75 de ani)

(vezi Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare (aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000)

Organizația trebuie să aibă o listă de cazuri

Formarea documentatiei administrative pentru personal

Să luăm în considerare, ca exemplu, formarea documentației administrative pentru personal - comenzi.

Comenzile pentru personal sunt formate în fișiere în funcție de perioada de stocare a acestora. Trebuie reținut că nu este permisă gruparea documentelor cu perioade diferite de păstrare într-un singur fișier.

În conformitate cu lista standard, comenzile pentru personal au două perioade de stocare: 75 de ani și 5 ani.

Documentele cu termen de valabilitate de 75 de ani includ comenzi:

– concediu de maternitate lung;

- concediu fără plată

Comenzile cu termen de valabilitate de 5 ani includ:

– privind acordarea de concedii regulate și educaționale;

Practica utilizării documentelor asupra personalului arată că, în cazul unor volume semnificative de comenzi asupra personalului cu o durată de valabilitate de 75 de ani, este mai oportună formarea acestora în dosare cu probleme operaționale.

Din cate am citit cu atentie, Lista contine documente pe LS, unde nu se fac referiri la ordine de serviciu, concedii fara salariu etc.

Comenzile mele sunt deja împărțite în grupuri în funcție de perioada de depozitare.Nu aceasta este întrebarea.Întrebarea este unde să stochezi corect comanda desemnând un responsabil.Nu am găsit informații despre această comandă, precum și despre sarcinile de serviciu, În listă.

Și că lasă fără economisire să nu se încadreze în categoria „vacanțe”?

Sunt vacanțe diferite și, din câte susține Ethnika, termenul de valabilitate al acestora este diferit.Nu mă presupun să judec, dar dacă am găsit informații despre următoarele vacanțe, atunci despre vacanțe fără depozitare. nici un salariu

Și în general, nu sunt categoric de acord cu o astfel de împărțire, pentru că există ordine pentru OD, care sunt păstrate de secretar, și sunt ordine de personal, pe care eu le conduc. Deci, ordinele de personal nu pot fi împărțite doar în 75 de ani și 5. Unde veți determina apoi SHR și ordinele de schimbare a SHR?

Informatia le-am luat de aici, unde se face referire la actele juridice

Te rog spune-mi ce să fac.

Avem o organizație mică (6 persoane), lucrez în ea din mai 2009, mă ocup de munca de birou, înaintea mea, comenzile erau împărțite în două mape: pentru personal și probleme generale. În dosarul pentru personal, toate comenzile de admitere, transfer, concediere, călătorii de afaceri și vacanțe cu o singură numerotare, am continuat „tradiția”.

Ce ar trebui să fac acum? lăsați totul așa cum este, iar din noul an înregistrează toate comenzile în dosare diferite?

Nu există nicio modalitate de a reface totul, pentru că... doi angajați au demisionat

Desigur, nu trebuie să schimbați nimic la mijlocul anului, începeți cu noul an.

Cred că ordinele de numire a persoanelor responsabile pot fi clasificate ca ordine pe probleme administrative și economice. Se păstrează timp de 5 ani, punctul 6c din Listă

Va multumesc mult tuturor pentru raspunsuri.

Bună, Yulia999, sunt de acord cu Ethnika că este mai bine să începi să faci toate lucrurile așa cum era de așteptat în noul an. Dar dacă predați arhivelor fișiere care au fost păstrate înaintea dvs., atunci va trebui totuși să le rearanjați în funcție de perioadele de stocare. Dar comenzile în sine nu trebuie refăcute și nici numerele nu trebuie schimbate. Când creați un dosar pentru depunere în arhivă, pur și simplu adunați comenzile după dată și introduceți în inventarul intern al cazului numerele de ordine sub care sunt înregistrate acum la dvs. Nu va fi în ordine, dar asta nu contează.

Multumesc tuturor pentru sfat.

M-am confundat și mai mult cu împărțirea comenzilor.

Unde ar trebui să trimit o comandă de plată suplimentară pentru taxe combinate? și chiar îți ții vacanțele numărate separat de celelalte? În organizația noastră mică, toate comenzile sunt împărțite în

- pentru personal - angajare, concediere, toate concediile, transferurile, stabilirea programului de lucru

— comenzi generale pentru bonusuri, combustibil, inventar.

Prima întrebare este, este acest mod de a face lucrurile complet greșit?

Întrebarea a doua: dacă ordinul de atribuire a sarcinilor suplimentare se adaugă în mod eronat la cele generale, cum se poate modifica aceasta? comanda din iunie. nu modificați întreaga numerotare a tuturor comenzilor din iunie.

Comenzi pentru activități principale, post termen de valabilitate.

Cu privire la îmbunătățirea structurii organizației
Cu privire la crearea, fuziunea, reorganizarea unităților organizatorice
Despre schimbarea modului de funcționare al organizației
La aprobarea și intrarea în vigoare a documentelor organizatorice și juridice
(inclusiv fișele postului)
Cu privire la modificările aduse documentelor organizatorice și administrative
Cu privire la crearea unor comisii de experți, grupuri de lucru, organisme consultative
Desfășurarea de evenimente (seminare, conferințe etc.)
Despre delegarea de competențe
Despre drepturile de semnare a documentelor
Despre repartizarea responsabilitatilor
La aprobarea politicii contabile a organizației
De către persoane responsabile
La efectuarea unui inventar și crearea unei comisii de inventariere
La recepția, mișcarea, radierea mijloacelor fixe

La aprobarea tabloului de personal al organizației
Despre modificările aduse tabelului de personal
Despre reducerea organizației
La efectuarea certificării angajaților organizației (inclusiv crearea comisiilor de certificare)
Cu privire la îmbunătățirea sistemului de formare avansată a angajaților organizației

Pentru probleme administrative și economice cu termen de valabilitate de 5 ani (poate fi denumit și în funcție de activitatea principală)

Despre plata beneficiilor/asistenței financiare
Despre producția de materiale de marketing (calendare, cărți de vizită etc.)
Despre transferul zilelor libere / Despre activitatea organizației în sărbători și weekend
Despre efectuarea lucrărilor de reparații
Despre trimiterea angajaților la studii/seminare

Comenzi pentru personal cu termen de valabilitate de 75 de ani

La angajarea unui angajat (lucrători)
La încetarea unui contract de muncă cu un angajat (angajați)
La transferul unui angajat (lucrători) la un alt loc de muncă
La acordarea angajaților (angajaților) concediu fără plată
La acordarea concediului pentru creșterea copilului până la 1,5 ani, 3 ani
La ieșirea anticipată din concediul de creștere a copilului pentru copiii de până la 1,5, 3 ani
La anularea unui ordin de acordare a unui concediu de angajat
La trimiterea unui angajat (lucrători) într-o călătorie de afaceri (în străinătate)
Despre stimulente pentru angajat(i)
Despre schimbarea numelui de familie
Despre numirea într-un post
Despre combinarea posturilor/profesiilor
Cu privire la îndeplinirea atribuțiilor (în vacanță etc.)
La stabilirea majorării salariului oficial

Comenzi de personal cu termen de valabilitate de 5 ani
Cu privire la acordarea concediului anual plătit și educațional angajat(ilor)
Despre retragerea din concediul anual plătit
La transferul concediului anual plătit
La trimiterea unui angajat (lucrători) într-o călătorie de afaceri (călătorii de afaceri pe termen scurt în interiorul țării)
Despre angajarea in weekend si sarbatori
Despre implicarea în munca suplimentară
La aducerea unui angajat la răspundere disciplinară
Cu privire la înlăturarea răspunderii disciplinare a unui angajat
Despre suspendarea de la serviciu
La încetarea suspendării și permisiunea de a lucra
La impunerea unei sancțiuni unui angajat pentru absenteism / La emiterea unei mustrări

Clasificarea comenzilor

Un ordin este un act de reglementare local al unei organizații. Efectul său se aplică numai angajaților acestei organizații. Toate reglementările locale adoptate de angajator nu trebuie să contravină legislației federale ruse sau legislației entităților constitutive ale Federației Ruse.
Ordinele oficializează decizii de natură reglementară, decizii cu privire la probleme operaționale, organizaționale, de personal și alte aspecte ale activității interne a unei întreprinderi (organizație).
Un ordin de personal este o decizie de management documentată a angajatorului (reprezentantului său autorizat) cu privire la principalele probleme ale muncii personalului. Autoritatea de a emite ordine de personal este de obicei învestită conducătorului unei întreprinderi (organizație, instituție). Puterile sale includ, de asemenea, anularea ordinelor emise anterior și, în cazurile necesare, ordinelor de personal emise anterior. Un ordin de personal este o decizie de management documentată a angajatorului (reprezentantul său autorizat) cu privire la probleme minore ale muncii personalului. Autoritatea de a emite ordine de personal revine, de obicei, șefilor adjuncți ai unei întreprinderi (organizație, instituție), precum și șefilor diviziilor structurale separate.
Fiecare organizație emite ordine privind angajarea și concedierea, acordarea concediilor, anunțarea stimulentelor și penalităților, modificarea condițiilor de muncă, atribuirea gradelor, gradele, stabilirea salariilor, trimiterea angajaților etc.
Ordinul de personal se anunta angajatului mentionat in acesta contra semnatura. După citirea documentului, angajatul semnează pe exemplarul original al ordinului lângă semnăturile conducătorilor care au vizat proiectul de ordin și pune data. În cazul în care salariatul refuză să semneze, faptul familiarizării este atestat prin semnătura șefului departamentului de personal și a superiorului imediat al salariatului.
Sub rezerva regulilor de lucru cu documente, comenzile trebuie tipărite pe formulare speciale sau pe coli standard de hârtie groasă potrivite pentru depozitare pe termen lung. Ordinele de personal sunt numerotate separat de comenzile pentru activitățile principale.

Clasificarea reglementărilor locale

Toate comenzile (instrucțiunile) referitoare la personal pot fi împărțite în două grupe funcționale:

publicat pentru a documenta deciziile de management legate direct de activitățile de muncă ale angajaților întreprinderii;

publicat pentru a documenta deciziile de management cu privire la alte aspecte ale muncii personalului care nu au legătură directă cu activitățile de muncă ale angajaților întreprinderii.

Formularele documentelor primare utilizate în gestionarea înregistrărilor de personal sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 1 din 01/05/2004. În același timp, ulterior, după ce Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate” a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2013, formele documentelor contabile primare conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare au fost recunoscut ca neobligatoriu pentru utilizare. Pe baza părții 1 a articolului 7 și a articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ, șeful entității economice determină, de asemenea, componența documentelor contabile primare utilizate pentru a documenta faptele vieții economice a entității economice și lista persoanelor care au dreptul de a semna documentele contabile primare.
În ceea ce privește documentele utilizate în managementul înregistrărilor de personal, utilizarea formularelor aprobate de Comitetul de Stat de Statistică este mai frecventă pentru multe entități comerciale. Legea nr. 402-FZ nu conține interdicție de utilizare a formularelor unificate, astfel încât acestea pot fi aplicate în continuare prin aprobarea unei astfel de decizii în politica contabilă sau printr-un ordin separat al managerului.
În plus, refuzul de a folosi toate formele unificate este destul de riscant.
În Informația nr. PZ-10/2012, Ministerul Finanțelor al Rusiei a remarcat că formele de documente contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu alte legi federale și pe baza acestora rămân obligatorii pentru utilizare (de exemplu, forme de documente de numerar) .
Pentru evidențele de personal (în conformitate cu Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 N 1), sunt acceptate următoarele formulare:

N T-1 „Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat”;

N T-1a „Ordinul (instrucțiunea) privind angajarea lucrătorilor”;

N T-2 „Cartea personală a angajatului”;

N T-2GS (MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”;

N T-3 „Masa de personal”;

N T-4 „Cartea de înregistrare a lucrătorului științific, științific și pedagogic”;

N T-5 „Ordin (instrucțiune) de mutare a unui salariat la un alt loc de muncă”;

N T-5a „Ordin (instrucțiune) privind trecerea lucrătorilor la un alt loc de muncă”;

N T-6 „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui salariat”;

N T-6a „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului salariaților”;

N T-7 „Program de vacanță”;

N T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere)”;

N T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concedierea)”;

N T-9 „Ordin (instrucțiune) de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri”;

N T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri”;

N T-10 „Certificat de călătorie”;

N T-10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”;

N T-11 „Ordinul (instrucțiunea) privind stimulentele angajaților”;

N T-11a „Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați”.

La desfășurarea gestionării evidenței personalului, comenzile pot fi clasificate în funcție de perioadele de depozitare folosind „Lista documentelor de arhivă de gestiune standard generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare” (denumită în continuare Lista ). În organizațiile mici în care sunt generate puține comenzi de personal, nu este nevoie să împărțiți ordinele după tip. Totodată, nu este permisă numerotarea la fel a tuturor comenzilor pentru personal și clasarea lor într-un singur fișier din cauza diferențelor între perioadele de stocare pentru comenzile de acest tip. Mai jos este un exemplu de împărțire a comenzilor pe baza listei:

Comenzi in 2017

Articole pe tema

Procedura de emitere și procesare a comenzilor va suferi unele modificări în 2017. Acest material descrie cerințele de bază pentru procedura de stocare a comenzilor pentru personal și a comenzilor pentru activitățile de bază, indică perioadele de reglementare prevăzute pentru stocarea comenzilor și regulile de bază pentru menținerea unui jurnal al comenzilor.

Din acest articol veți învăța:

cerințe de bază pentru procedura de stocare a comenzilor pentru personal și a comenzilor pentru activitățile de bază;

perioadele de reglementare prevăzute pentru stocarea comenzilor;

reguli cheie pentru ținerea unui jurnal al comenzilor.

Orice comandă este un document normativ care este inițiat și agreat de șeful organizației pentru a atinge obiectivele specifice ale companiei, fie că este vorba de rezolvarea problemelor de producție sau de controlul proceselor organizaționale. Ordinele - 2017, de regulă, sunt asociate cu două aspecte principale ale întreprinderii - activitatea sa principală sau managementul personalului. Mai mult, în cele mai multe cazuri, acest din urmă tip de comenzi constituie cea mai mare parte a fluxului de documente al companiei.

Nu ratați: principalul material al lunii de la specialiști de frunte ai Ministerului Muncii și Rostrud

Enciclopedia comenzilor de personal din Sistemul de personal.

Comenzi privind personalul în 2017

Comenzi pentru personal in 2017, acestea vor fi folosite in continuare de catre serviciile de resurse umane ale organizatiilor pentru a consemna diferitele etape ale relatiei de munca in care sunt implicati angajatul si angajatorul, inclusiv inceperea acestora, diferitele modificari si incetarea acestora.

Citiți mai multe despre comenzi aici:

În general, acest tip de comenzi pot fi împărțite în două grupuri mari. Prima dintre ele include ordinele de personal din 2017, care înregistrează schimbări serioase în procesul relațiilor de muncă dintre părți, precum și debutul de noi faze în cariera angajatului la o anumită întreprindere. Conform regulilor stabilite, comenzile care se încadrează în această categorie trebuie păstrate timp de 75 de ani. De exemplu, acestea includ:

comenzi care oficializează începutul și sfârșitul muncii unui angajat în companie;

comenzi prin care se consemnează faptul trecerii pe o altă funcție sau loc de muncă;

ordine pentru acordarea de bonusuri sau indemnizații, emiterea de recunoștință, plata bonusurilor și alte tipuri de stimulente;

comenzi legate de necesitatea de a pleca într-o călătorie lungă de afaceri.

S-ar putea să fii interesat de un articol dedicat în întregime pentru a transfera un angajat

Al doilea grup de comenzi include documente care consemnează măsurile luate pentru atingerea obiectivelor actuale. În general, ele sunt considerate mai puțin importante pentru întreprindere, astfel încât durata lor de valabilitate este de doar 5 ani. Printre principalele tipuri de comenzi din acest grup se numără:

comenzi legate de necesitatea de a pleca într-o călătorie de afaceri pe termen scurt;

ordin de trimitere a unui angajat în concediu de bază sau de a-i acorda odihnă suplimentară;

ordine de aplicare a sancțiunilor disciplinare angajatului, inclusiv mustrare, avertisment și altele;

comenzi de trimis la instruire sau la formare avansată.

Exemple de comenzi în 2017

Pentru o lungă perioadă de timp, angajații serviciilor de personal au folosit în munca lor eșantioane unificate de comenzi, înregistrate prin rezoluțiile relevante ale Comitetului de Stat pentru Statistică. Cu toate acestea, Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, care este în prezent în vigoare, a stabilit un grad mai mare de libertate pentru companii în acest sens: acum acestea au dreptul să elaboreze și să aprobe în mod independent formulare. care se potrivesc cel mai bine naturii activităților lor.

Acest fapt, totuși, nu anulează posibilitatea utilizării formularelor standard dezvoltate de Goskomstat și, în plus, instituția poate, la discreția sa, să completeze sau să scurteze aceste formulare dacă o anumită coloană nu este utilizată în activitatea unei anumite organizații. .

Cu toate acestea, în ciuda loialității legislației actuale în ceea ce privește forma fluxului de documente de personal din această parte, cerințele de bază pentru conținutul acesteia rămân aceleași: angajatorul este obligat să înregistreze în mod corespunzător toate etapele relațiilor de muncă cu angajații săi, eliberând corespunzătoare. comenzi în fiecare dintre următoarele cazuri:

angajarea unui angajat- formularul nr. T-1, T-1a sau al dvs.;

transferul unui angajat într-un alt post sau loc de muncă - formularul nr. T-5, T-5a sau al dvs.;

trimiterea unui angajat în concediu - formularul nr. T-6, T-6a sau al dvs.;

încetarea raporturilor de muncă - formularul nr. T-8, T-8a sau al dvs.;

angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri- formularul nr. T-9, T-9a sau al dvs.;

nevoia de a stimula un angajat – formularul nr. T-11 sau al dumneavoastră.

Baza noastră de date cu modele de documente conține toate formularele de comandă necesare pentru anul 2017.

Comenzile legate de principalele activități ale întreprinderii conțin de obicei două părți - preliminară, care se numește și constatare, și cea principală, numită și administrativă. Momentul în care orice tip de comandă intră în vigoare este considerat în momentul semnării de către o persoană autorizată, după care trebuie înregistrată în mod special, atribuindu-i un număr și index care să reflecte subiectul documentului - de exemplu, denumirea „ l/s” înseamnă că se referă la probleme de personal, „k” - probleme de personal etc. În același timp, comenzile privind evenimentele curente, care sunt stocate pentru cel mult cinci ani, ar trebui păstrate separat de documentele de pe personal cu o perioadă de păstrare permanentă.

Jurnal de comandă în 2017

Fiecare comandă semnată de o persoană autorizată poate fi înregistrată într-un jurnal special. Legislația actuală nu necesită întreținerea acesteia, dar într-o companie mare servește ca un instrument convenabil pentru eficientizarea fluxului de documente.

O înregistrare despre un anumit document trebuie să conțină informații despre data creării acestuia și alte informații contabile. Angajații cu experiență din serviciul de personal observă că este recomandabil să se păstreze jurnale separate pentru diferite categorii de comenzi, iar fiecare dintre ele trebuie să fie semnată de persoana responsabilă și să aibă o pagină de titlu întocmită în modul prescris. Acest lucru se datorează, printre altele, faptului că legislația actuală prevede marcarea separată a comenzilor pentru principalele activități și personal, care trebuie numerotate în ordinea creării în termen de un an calendaristic.

În plus, diferite reviste au termene de valabilitate diferite stabilite de art. 695 din Lista documentelor standard de arhivă de management, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. Astfel, un jurnal destinat înregistrării vacanțelor ar trebui păstrat doar trei ani, în timp ce jurnalele care iau în considerare contează angajarea, transferul și concedierea angajaților, păstrat timp de 75 de ani.

Stocarea comenzilor în 2017

Principiul principal al stocării comenzilor în 2017 este combinarea acestora în cazuri în funcție de subiect. În același timp, la crearea cazurilor, ar trebui să se țină cont de perioadele de reglementare pentru stocarea documentelor: comenzile stocate timp de 75 de ani, de exemplu, în probleme de angajare și concediere a angajaților, ar trebui să fie stocate separat de comenzile curente, perioada de stocare. dintre care nu depășește 10 ani – de exemplu, cele care stabilesc termene de acordare a concediilor sau de trimitere la formare.

Specifica perioadele de păstrare pentru fiecare tip de document posibil în art. 19 Lista documentelor standard de arhivă de management. Astfel, documentele privind activitatea principală trebuie păstrate permanent, asupra personalului - 75 de ani, pe probleme de actualitate, inclusiv impunerea de penalități, deplasări scurte de afaceri sau pregătire avansată - timp de cel puțin 5 ani, pe probleme de natură economică și administrativă - 5 ani.

Este recomandabil să combinați comenzile legate de conținut comun și un singur termen de valabilitate într-o cauză comună. Dacă există prea multe astfel de documente în organizație, acestea pot fi distribuite în mai multe foldere în funcție de subiect: de exemplu, gruparea comenzilor pentru trimiterea angajaților în concediu plătit de bază. În orice caz, cazul format trebuie consemnat în nomenclatorul general al afacerilor întreprinderii.

Anexele întocmite la comenzi ar trebui să fie plasate împreună cu documentele principale, în timp ce motivele pentru emiterea comenzilor pentru personal, cum ar fi extrase, memorii etc., trebuie păstrate separat. Cazurile care combină documente cu o perioadă lungă de depozitare trebuie să fie transferate în arhivă, iar comenzile de depozitare temporară să fie distruse după expirarea perioadei stabilite, însoțind această acțiune cu emiterea unui act corespunzător.

Perioade de stocare a comenzilor in organizatie

Sunt create de manager și se referă la anumite aspecte. Stocarea comenzilor se realizeaza in conformitate cu normele legislatiei in vigoare. Există anumite termene limită care trebuie respectate.

De obicei, toate comenzile pot fi împărțite în trei tipuri:

Aceeași clasificare este prezentă și în Lista documentelor standard de arhivă de management generate în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadei de păstrare a acestora (denumită în continuare Lista), aprobată prin ordin al Ministerului Culturii. al Rusiei din 25 august 2010 Nr. 558 (secțiunea 1.1, rândul 19). În același timp, nu este obișnuit să se împartă un grup de comenzi pentru activitățile de bază în subgrupe. Vine ca un singur bloc, care include întreaga gamă de documente.

Ce comenzi se referă la comenzile pentru activități de bază (exemple)?

Angajații de personal au adesea probleme în clasificarea comenzilor ca activități de bază și nu există recomandări în acest sens la nivel legislativ. În acest sens, pentru a înțelege o comandă pentru activitatea principală - ce este o comandă?, se folosesc două metode simultan:

În primul rând, ordinele desemnate direct ca ordine de personal și cu privire la probleme administrative și economice sunt imediat eliminate (în Listă, comenzile privind personalul sunt enumerate la același rând 19, lista problemelor clasificate ca activități administrative și economice este consacrată în secțiunea 10 din Lista - în consecință, ordinele atribuite acestui grup sunt emise pe baza acestora).
În al doilea rând, se utilizează împărțirea grupurilor în funcție de sensul ordinii. Dacă ordinul emis se referă la unul sau mai mulți angajați anumiți, atunci acesta este un ordin privind personalul (de exemplu, că Ivanov și Petrov sunt implicați în muncă într-o zi liberă), dar dacă vorbim despre o poziție sau o echipă în ansamblu , atunci acesta este un ordin privind principalele activități (de exemplu, când sâmbăta este declarată zi lucrătoare pentru întreaga companie).

Printre comenzile comune pentru activitățile de bază se numără următoarele comenzi:

privind aprobarea tabloului de personal și modificările aduse acestuia;
aprobarea programului de vacanță și efectuarea modificărilor acestuia;
crearea (reorganizarea, lichidarea) diviziilor structurale;
inventarul proprietății;
organizarea unei anchete de accident;
stabilirea unui mod de operare;
aprobarea actelor locale ale companiei.

Vă rugăm să rețineți: acesta este incomplet lista de comenzi pentru activitățile de bază, poate fi extins sau modificat pentru a se potrivi nevoilor de afaceri ale companiei.

Alcătuirea unei liste de comenzi utilizate în companie pentru activitățile de bază

Pentru a evita confuzia în munca de birou și pentru a structura corect munca tuturor unităților structurale, multe companii de la nivel local aprobă instrucțiuni de lucru de birou, care definesc împărțirea comenzilor în grupuri. Această abordare face posibilă repartizarea inițială a responsabilităților pentru întocmirea diverselor comenzi între unitățile structurale sau unitățile individuale de personal.

Dacă instrucțiunile nu sunt emise ca document separat, atunci compania poate aproba sub forma unui act local separat o listă de comenzi utilizate, fiecare dintre ele fiind atribuită unui anumit grup. Cel mai adesea, acest lucru se întâmplă pe măsură ce compania crește: pe măsură ce personalul crește, volumul fluxului de documente crește, devine dificil ca o singură persoană să fie responsabilă pentru întocmirea tuturor comenzilor, drept urmare această funcție este împărțită între mai mulți angajați. .

Cum se completează o comandă pentru activitatea principală, eșantion

Cerințele pentru pregătirea unui număr de documente clasificate ca organizatorice și administrative sunt consacrate în GOST R 6.30-2003. Acest document specifică componența detaliilor documentului și cerințele pentru pregătirea detaliilor. Există și diagrame ale locației detaliilor pe formular.

Textul comenzii indică de obicei următoarele:

Numele companiei;
numele documentului;
data și numărul de înregistrare;
textul documentului;
spațiu pentru semnătura funcționarului care aprobă ordinul, cu indicarea funcției;
marca despre interpret;
loc pentru aprobarea vizei, dacă este necesar.

Textul ordinului poate fi împărțit într-un preambul, care stabilește temeiurile și condițiile prealabile emiterii ordinului, și o parte administrativă, în care sunt date instrucțiuni specifice și sunt indicate termenele pentru punerea lor în aplicare.

Dacă la comandă sunt atașate documente separate, de exemplu note explicative, acest lucru este indicat în textul comenzii. GOST R 6.30-2003 conține exemple de plasare a detaliilor pe un formular, cu ajutorul cărora puteți crea mostre aproximative de comenzi pentru a fi utilizate în continuare de către angajații companiei, dacă este necesar. Exemplu de comandă pentru activitățile principale poate fi descărcat și de pe site-ul nostru.

Este logic să indicați că documentul aparține unui grup de comenzi pentru activități de bază în numărul de comandă. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza o metodă în care marcajul „OD” este plasat după numărul în sine, separat printr-o cratimă sau o bară oblică.

Registrul comenzilor emise, ținând o carte (jurnal) de comenzi

Se obișnuiește să se înregistreze comenzile emise la întreprindere, deoarece este necesar să se țină evidența acestora. Ordinul nu este doar aprobat de către șef, ci primește și un număr propriu, sub care informațiile despre aceasta sunt introduse într-un registru special conceput pentru aceste scopuri. Totodată, dacă firma a introdus împărțirea comenzilor pe grupe, acestea sunt înregistrate în locuri separate.

Această abordare este justificată de faptul că diferitele tipuri de documente au perioade de stocare diferite, după cum se poate observa din Listă. Prevede că comenzile privind principalele activități se păstrează în permanență, în timp ce comenzile privind personalul se păstrează timp de 75 de ani (cu excepția anumitor cazuri când nu pot fi distruse doar 5 ani), iar comenzile pe probleme administrative și economice - 5 ani. Combinarea comenzilor cu diferite perioade de păstrare în fișiere va cauza anumite dificultăți.

Un jurnal sau o carte este folosită pentru înregistrarea comenzilor. La nivel legislativ, nu există cerințe pentru un astfel de document, așa că nu există nici măcar un nume pentru acesta. Scopul registrului de comenzi (jurnal) este acela de a permite înregistrarea acolo următoarelor informații despre comenzi:

număr de serie (înregistrare);
data semnării documentului;
denumirea documentului, rezumatul acestuia sau descrierea subiectului;
datele persoanei responsabile cu intocmirea proiectului de ordin (executor);
note, dacă există.

Jurnalul de înregistrare (cartea) este utilizat pe tot parcursul anului calendaristic. În fiecare an începe o nouă revistă (carte) și numerotarea din ea se realizează din nou.

Organizarea depozitării comenzilor

Dupa ce ordinul a fost emis si aprobat de catre conducatorul societatii, acesta este adus la cunostinta angajatilor ale caror interese sunt afectate de acesta. Următorul pas este distribuirea comenzilor în conformitate cu sistemul stabilit al organizației pentru înregistrarea și stocarea documentației administrative. În primul rând, comenzile sunt trimise persoanei responsabile cu executarea lor sau controlul asupra implementării lor. Când nu mai este nevoie să accesați comanda, aceasta este depusă.

La sfârșitul fiecărui an calendaristic, documentele care nu vor mai fi necesare pentru munca de birou sau care au expirat în departament sunt de obicei grupate în dosare, descrise și transferate pentru depozitare. În cazul în care firma a alocat o cameră separată în aceste scopuri, în fiecare departament se întocmesc dosare pentru depozitare. Dacă se creează un departament special de arhivă pentru înregistrarea și salvarea documentelor, angajații săi participă la formarea fișierelor pentru stocare (sau controlează procesul) și, după primirea documentelor, le sistematizează și le atribuie pentru stocare conform regulilor stabilite în cadrul companie.

Ordinele privind activitățile de bază sunt emise în cazurile în care se iau decizii cu privire la întreaga echipă sau unele posturi fără a afecta anumiți angajați. În același timp, pentru a delimita limitele grupului de comenzi pentru activitățile de bază, este necesar să se excludă din acest grup toate comenzile care sunt direct definite în reglementări ca comenzi pentru personal și pentru activități administrative și economice. Comenzile rămase sunt introduse într-o listă separată, care va fi individuală pentru fiecare organizație datorită specificului activităților sale și sunt consacrate în actul local corespunzător pentru a evita confuziile.

Ce adresă de domiciliu poate fi folosită pentru a înregistra adresa legală a unui SRL? Buna ziua, doresc sa inregistrez un SRL folosind sistemul simplificat de impozitare, unde sunt singurul fondator si director la adresa mea de domiciliu, este posibil sa fac asta? Dar nuanța este că: I […] Registrul serviciilor publice Registrul federal al serviciilor de stat și municipale (funcții) Conform Legii federale din 27 iulie 2010 nr. 210-FZ „Cu privire la organizarea furnizării de servicii de stat și municipale servicii”, informații despre […]

Cum se înregistrează o moștenire Înregistrarea unei moșteniri este un proces complex. Reglementarea reglementară a prevederilor fundamentale privind moștenirea, tipurile de moștenire (prin testament sau prin lege), cercul persoanelor care pot fi moștenitori, conceptul […]
Înregistrarea unui pașaport străin Înregistrarea unui pașaport străin Informații utile Descărcați documente PENTRU UN CETĂȚEAN ADULT PENTRU UN COPIL SUB 18 ANI ÎN SUPLIMENTARE Serviciile noastre Cum să completați corect o cerere pentru un pașaport internațional de stil vechi pentru […]

Sfaturi de la un expert - Consultant de muncă și carieră

Fotografii pe tema

În orice organizație, chiar și una mică, sunt emise și stocate multe comenzi și instrucțiuni diferite. Dacă le înregistrați pe toate și le înregistrați într-un singur fișier, mai devreme sau mai târziu acest lucru va duce la confuzie. Și este puțin probabil ca reprezentanții autorităților de inspecție să aprobe o astfel de documentație. Doar urmați aceste sfaturi simple pas cu pas și veți fi pe drumul cel bun în munca și cariera dvs.

Ghid rapid pas cu pas

Deci, să trecem la acțiune, pregătindu-ne pentru un rezultat pozitiv.

Etapa - 1
Pentru a împărți corect comenzile emise la întreprindere, trebuie să vă ghidați după următoarele documente:

aprobat de Rosarkhiv „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației cu indicarea perioadelor de stocare”;
instrucțiuni pentru munca de birou (elaborate de organul de conducere).

Pe baza acestor documente, fiecare întreprindere ar trebui să elaboreze o listă de sarcini. Pe baza acestuia, comenzile, instrucțiunile și alte documente sunt împărțite.

În funcție de dimensiunea întreprinderii și de structura acesteia, nomenclatorul de cazuri elaborat poate fi împărțit în departamente indicând un cod de literă, sau poate fi general. În orice caz, toate comenzile la întreprindere sunt împărțite condiționat în comenzi pentru activități principale și economice și comenzi pentru personal.

Etapa - 2
Ordinele privind activitățile principale și de afaceri, de regulă, sunt păstrate de către secretar (dacă nu se specifică altfel printr-un ordin separat). El este, de asemenea, responsabil pentru înregistrarea, stocarea și arhivarea acestor comenzi. Documentele diferă în ceea ce privește perioadele de păstrare. Comenzile privind principalele activități ale întreprinderii (cu privire la structura organizatorică, la aprobarea tabelului de personal, efectuarea de modificări la acesta etc.) au linii de depozitare - permanent. La sfârșitul anului calendaristic, acestea sunt predate arhivelor întreprinderii. Comenzile pe probleme economice și operaționale sunt stocate timp de 5 ani. Au numerotare continuă fără literă. Dacă volumul comenzilor emise la o întreprindere este mare, acestea sunt împărțite în volume pe tot parcursul anului. După expirarea perioadei de păstrare, acestea sunt distruse odată cu executarea actului corespunzător.
După ce ați făcut acest lucru, treceți la pașii următori.

Etapa - 3
Comenzile pentru personal sunt emise și stocate în departamentul de management al personalului al întreprinderii. Ele diferă și în ceea ce privește durata de valabilitate. O chestiune separată este ordinele de admitere, concediere și relocare cu termen de valabilitate de 75 de ani. Aici se depun, de asemenea, comenzi de schimbare a numelor de familie, deplasări de afaceri de lungă durată, transferuri temporare pe termen lung de lucrători etc. Aceste documente sunt înregistrate într-un jurnal, au numerotare continuă și o literă (cel mai adesea „l-s”, „k” ). La sfârșitul anului, astfel de comenzi sunt cusute într-un singur folder împreună cu jurnalul de înregistrare și arhivate. După ce ați făcut acest lucru, treceți la pașii următori.

Etapa - 4
Comenzile pentru concedii (regulate, fără plată etc.), călătorii de afaceri pe termen scurt și transferuri sunt înregistrate într-un fișier separat; sunt stocate timp de 5 ani. La numerotarea comenzii se adaugă o literă (de exemplu, „o” sau codul departamentului). Comenzile de colectare au aceeași perioadă de păstrare. Cu toate acestea, este recomandat să le depozitați separat, deoarece... sunt însoțite de materiale de analiză (note explicative, protocoale, sesizări și decizii ale comitetului sindical etc.). La expirarea perioadei de stocare, aceste comenzi sunt distruse.
După ce ați făcut acest lucru, treceți la pașii următori.

Etapa - 5
De asemenea, se recomandă stocarea separată a comenzilor de promovare (perioada de stocare este de 75 de ani). Ordinele de încurajare atât a propriei întreprinderi, cât și a uneia superioare sunt depuse într-un dosar separat. Cazul este arhivat pe măsură ce se formează.
Sperăm că răspunsul la întrebarea - Cum să împărțim comenzile - a conținut informații utile pentru dvs. Mult succes in munca si cariera ta! Pentru a găsi răspunsul la întrebarea dvs., utilizați formularul -

Separarea comenzilor pe activitate principală. Cum sunt împărțite comenzile în funcție de personal?

Cum să simplificați documentele curente

Procedura de înregistrare a comenzilor într-o organizație + eșantion de jurnal

Comenzi într-o organizație: tipuri și caracteristici de proiectare

Sistematizarea comenzilor (instructiunilor) in munca de birou

Cum se numerotează comenzile în evidențele de personal

Comenzi: principalele tipuri și caracteristici de design

Cum să împărțiți comenzile

Numerotarea comenzilor în managementul evidenței personalului

Ordinea în managementul evidenței personalului

Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse

Ordinea în managementul evidenței personalului

Puțină istorie

Clasificarea comenzilor pe tipuri și perioade de depozitare

Cum se plasează o comandă

Cum se înregistrează o comandă

Extras din comanda

Comenzi pentru personal - formarea și depozitarea acestora

Formarea comenzilor pentru personal

Clasificatorul de comenzi vă va ajuta

De ce este nevoie de toate acestea?

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru activitățile principale

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Informații utile:

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Informații utile:

Comenzi pentru personal: divizie si contabilitate

Tipuri de comenzi pentru personal

Contabilitatea comenzilor pentru personal

Comenzile sunt personal sau OD?

Clasificarea comenzilor

Clasificarea reglementărilor locale

Comenzi in 2017

Articole pe tema

Comenzi privind personalul în 2017

Citiți mai multe despre comenzi aici:

Exemple de comenzi în 2017

Jurnal de comandă în 2017

Stocarea comenzilor în 2017

Perioade de stocare a comenzilor in organizatie

De obicei, toate comenzile pot fi împărțite în trei tipuri:

Ce comenzi se referă la comenzile pentru activități de bază (exemple)?

Alcătuirea unei liste de comenzi utilizate în companie pentru activitățile de bază

Cum se completează o comandă pentru activitatea principală, eșantion

Registrul comenzilor emise, ținând o carte (jurnal) de comenzi

Organizarea depozitării comenzilor

Ghid rapid pas cu pas

Cele mai recente

Trebuie să știi asta